Για να σας δώσουμε μια ιδέα, ακολουθεί μια γενική οδηγία για το πώς να χρησιμοποιήσετε ένα ημερολόγιο.
Τα ημερολόγια χρησιμοποιούνται σε διαφορετικές ρυθμίσεις, χώρους εργασίας και κλάδους. Η κύρια λειτουργία τους είναι να διατηρούν αρχείο λεπτομερειών σχετικά με μια δραστηριότητα, ένα συμβάν, μια εργασία ή ένα έργο. Τα ημερολόγια μπορούν να αγοραστούν ή να εξατομικευτούν, αλλά η χρήση τους είναι σχεδόν ίδια. Απλά πρέπει να παρέχετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες στα δεδομένα πεδία. Για να σας δώσουμε μια ιδέα, ακολουθεί μια γενική οδηγία για το πώς να χρησιμοποιήσετε ένα ημερολόγιο.
Δημιουργήστε έναν τίτλο για το ημερολόγιο. Ειδικά αν διατηρείτε πολλά ημερολόγια ημερολογίου, είναι συνετό να γράφετε ή να εκτυπώνετε το όνομα του ημερολογίου στην πρώτη σελίδα. Αυτό γίνεται για να αποφευχθεί η εναλλαγή ενός ημερολογίου με ένα άλλο. Φροντίστε να συμπεριλάβετε και την ημερομηνία ή τις ημερομηνίες. Εάν είναι απαραίτητο, δώστε μια σύντομη περιγραφή σχετικά με το ημερολόγιο. Μπορείτε, για παράδειγμα, να δηλώσετε τον σκοπό για το ημερολόγιο ή τα άτομα που συμμετέχουν στη δραστηριότητα ή το έργο για το οποίο διατηρείτε αρχείο.
Ονομάστε τις επικεφαλίδες. Το ημερολόγιο πρέπει να έχει πολλές στήλες σε κάθε σελίδα. Εδώ πρέπει να βάλετε όλες τις λεπτομέρειες. Για να κάνετε τις πληροφορίες πολύ πιο οργανωμένες, δώστε ένα όνομα για καθεμία από τις επικεφαλίδες των στηλών. Για παράδειγμα, εάν το ημερολόγιό σας προορίζεται για την καταγραφή των μηνιαίων δαπανών σας, οι επικεφαλίδες σας μπορεί να είναι "Έξοδα φαγητού", " Λογαριασμοί κοινής ωφέλειας ", "Αποζημιώσεις", "Έξοδα ταξιδιού", "Φυσικό αέριο" και "Ασφάλιση". Να είστε όσο πιο συγκεκριμένοι μπορείτε κατά την ονομασία των επικεφαλίδων, ώστε να μπορείτε εύκολα να προσδιορίσετε σε ποια επικεφαλίδα θα τοποθετηθούν συγκεκριμένες πληροφορίες
Γράψτε περιγραφές. Οι περιγραφές είναι απαραίτητες σε ορισμένους τύπους ημερολογίων όπως ιατρικά ημερολόγια, ημερολόγια εμμήνου ρύσεως και ημερολόγια ταξιδιού. Εάν πρέπει να γράψετε περιγραφές, φροντίστε να διαθέσετε μια στήλη που είναι αρκετά μεγάλη για να χωρέσει φράσεις και προτάσεις. Θυμηθείτε να διατηρήσετε τις περιγραφές σύντομες και ακριβείς, καθώς προορίζονται να γίνουν κατανοητές σε μία ανάγνωση.
Για να κάνετε τις πληροφορίες πολύ πιο οργανωμένες, δώστε ένα όνομα για καθεμία από τις επικεφαλίδες των στηλών.
Αριθμοί εισόδου. Τα περισσότερα ημερολόγια περιέχουν αριθμούς και ποσά. Εάν διατηρείτε ένα τέτοιο ημερολόγιο, βεβαιωθείτε ότι οι αριθμοί που παρέχετε είναι σωστοί. Σημειώστε τα δεκαδικά, τα κλάσματα και τα ποσοστά. Θυμηθείτε να είστε ακριβείς όταν κάνετε υπολογισμούς. Εάν είναι απαραίτητο, στρογγυλοποιήστε τα σχήματα. Συνολικά τα στοιχεία και γράψτε το άθροισμα στο δεδομένο πεδίο.
Ελέγξτε τις εγγραφές. Θυμηθείτε να διαβάσετε τις πληροφορίες στο ημερολόγιο αρκετές φορές για να εντοπίσετε οποιοδήποτε σφάλμα. Εάν δείτε ένα, κάντε αμέσως μια διόρθωση, ειδικά επειδή οποιοδήποτε λάθος μπορεί να επηρεάσει την ακεραιότητα του ημερολογίου. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα υπολογιστή για τη δημιουργία ενός ημερολογίου, η διόρθωση μιας καταχώρησης είναι πολύ εύκολη. Αλλά αν γράφετε με το χέρι τις καταχωρήσεις, οι διορθώσεις μπορεί να αφήσουν το ημερολόγιο κάπως ακατάστατο. Ακολουθεί λοιπόν μια συμβουλή που πρέπει να θυμάστε: Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι σωστές πριν τις καταχωρίσετε στο ημερολόγιο, ώστε να αποφευχθούν λάθη.
Θυμηθείτε να διατηρήσετε το ημερολόγιό σας σε ασφαλή τοποθεσία. Εάν πρόκειται να χρησιμοποιηθεί από μια ομάδα ατόμων, βεβαιωθείτε ότι είναι εύκολα προσβάσιμο. Εάν πρόκειται για προσωπικό ημερολόγιο, φυλάξτε το όπου κανείς δεν μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση σε αυτό. Χρειάζεται συνέπεια και επιμέλεια για τη διατήρηση ενός ενημερωμένου και ακριβούς ημερολογίου. Έτσι, εάν το χρειάζεστε στη δουλειά σας, για να παρακολουθείτε την υγεία σας ή για να ελέγχετε τα έξοδά σας, πρέπει να είστε επιπλέον υπομονετικοί.
