Μόλις αποφασίσετε τον χώρο, το επόμενο πράγμα που πρέπει να σχεδιάσετε θα ήταν η φυσική ρύθμιση.
Οι διασκέψεις θα μπορούσαν να είναι δολοφόνοι για την οργάνωση - εάν είστε ο επικεφαλής της οργάνωσης ενός συνεδρίου, υπάρχουν απλά πολλές λεπτομέρειες που θα πρέπει να λάβετε υπόψη. Παρ 'όλα αυτά, πάρτε καρδιά! Απλώς θυμηθείτε ότι το μόνο που χρειάζεται θα ήταν ο σωστός προγραμματισμός και προετοιμασία, εστιάζοντας στις λεπτομέρειες και αναλύοντας τις κύριες εργασίες στα συστατικά τους, ώστε να γίνουν πιο εφικτές. Ενθαρρύνεστε επίσης από το γεγονός ότι όσο μεγαλύτερη είναι η πρόκληση, τόσο μεγαλύτερες είναι οι ανταμοιβές και η αίσθηση της ολοκλήρωσής σας μόλις την πραγματοποιήσετε με τα ιπτάμενα χρώματα. Τούτου λεχθέντος, ας δούμε προσεκτικά κάποιες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν εάν επρόκειτο να ξεκινήσετε ή εάν είστε στη διαδικασία δημιουργίας εκδηλώσεων συνεδρίων:
Οι χώροι του συνεδρίου. Ένα από τα πρώτα πράγματα που πρέπει να ρυθμίσετε θα ήταν ο χώρος. Εάν ο πελάτης, η εταιρεία ή η επιχείρησή σας έχει ήδη καθορισμένο χώρο, τότε καλό. Μπορείτε να εστιάσετε περισσότερο στην προετοιμασία αυτού του χώρου. Εάν μέρος της ευθύνης σας είναι να επιλέξετε ένα χώρο, τότε ορισμένοι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη για την επιλογή σας θα ήταν: το μέγεθος και οι διαστάσεις του δωματίου, η προσβασιμότητα, η τιμή του ενοικίου και η γενική ατμόσφαιρα. Θυμηθείτε να ελέγξετε τέτοια περιφερειακά όπως οι τουαλέτες, οι πηγές ενέργειας κ.λπ.
Υποστηρικτικό υλικό
Μόλις αποφασίσετε τον χώρο, το επόμενο πράγμα που πρέπει να σχεδιάσετε θα ήταν η φυσική ρύθμιση. Και πάλι, αυτό θα εξαρτηθεί από παράγοντες όπως ο τύπος της διάσκεψης (είναι μια συνδιάσκεψη, ένα ετήσιο συνέδριο, ένα σεμινάριο συνεδρίου κ.λπ.). τον αριθμό των ατόμων που θα παρευρεθούν · ο βαθμός τυπικότητας · και ο ίδιος ο χώρος. Αποκτήστε μια τυπωμένη διάταξη ολόκληρου του χώρου, για να σας βοηθήσει να εργαστείτε με το μέγεθος και τις διαστάσεις του. Συνήθως, ένα συνέδριο θα έχει το κοινό να κάθεται και να βλέπει μπροστά σε μια εστιακή περιοχή. Αυτή η μπροστινή περιοχή μπορεί να διαθέτει όλο τον απαραίτητο εξοπλισμό για την παρουσίαση των δεδομένων (εάν το απαιτεί το πρόγραμμα), όπως μια λευκή οθόνη για τις παρουσιάσεις παρουσίασης. Η πίσω περιοχή (στο πίσω μέρος του κοινού) θα έχει συνήθως το υποστηρικτικό υλικό όπως ο υπολογιστής ή ο φορητός υπολογιστής και ο προβολέας.Οι ενισχυτές πρέπει να είναι καλά διανεμημένοι γύρω από το χώρο για να διασφαλιστεί ότι όλοι στο κοινό θα ακούσουν καλά.
Το φαγητό. Εάν μέρος του πακέτου εκδηλώσεων του συνεδρίου είναι το φαγητό, τότε βεβαιωθείτε ότι έχετε πάρει τις λεπτομέρειες κάτω: θα είναι για πρωινό, μεσημεριανό γεύμα ή δείπνο; Πόσα θα τρώνε; Ποιο θα είναι το μενού (είναι εξαιρετικά σημαντικό να λαμβάνετε υπόψη παράγοντες όπως η θρησκεία, ο πολιτισμός και η ηλικιακή ομάδα κατά τον σχεδιασμό για το μενού); Ποιο στιλ φαγητού θα γινόταν (σε στιλ μπουφέ, σερβιτόροι, κ.λπ.); Ένας γενικός κανόνας κατά τη διάρκεια των διασκέψεων, ωστόσο, θα είναι να σερβίρετε μεζεδάκια και απλά ποτά. Με άλλα λόγια φαγητό, ό, τι δεν θα είναι βαρύ στο στομάχι - τελικά, αυτό δεν είναι ένα πάρτι ή μια συγκέντρωση, αλλά μια επαγγελματική λειτουργία.
Ρεαλιστικό χρονικό πλαίσιο
Οι χώροι του συνεδρίου.
Οι καλεσμένοι. Βεβαιωθείτε ότι οι προσκλήσεις αποστέλλονται εντός ενός ρεαλιστικού χρονικού πλαισίου, πολύ πριν από το πραγματικό συνέδριο - αλλά όχι πολύ προχωρημένο, καθώς οι φιλοξενούμενοι μπορεί να το ξεχάσουν όλα. Ένας αποδεκτός χρόνος θα ήταν τρεις έως τέσσερις εβδομάδες πριν από την εκδήλωση. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιβεβαιώσει την παρουσία, ώστε να μπορέσετε να δημιουργήσετε μια τελική λίστα των παρευρισκομένων περίπου δύο εβδομάδες (το αργότερο) πριν από την εκδήλωση.
Δυσμενείς καιρικές συνθήκες και άλλα προληπτικά μέτρα. Με απλά λόγια, είναι σημαντικό να προβλέψετε όλα τα πιθανά πράγματα που θα μπορούσαν να πάνε στραβά κατά τη διάρκεια του συνεδρίου και στη συνέχεια να προγραμματίσετε για αυτά. Εάν πρόκειται για υπαίθριο συνέδριο, για παράδειγμα, σχεδιάστε σκηνές σε περίπτωση βροχής. Εάν υπάρχει διακοπή ρεύματος, ενοικιάστε μια γεννήτρια. Λάβετε έναν επιπλέον φορητό υπολογιστή σε περίπτωση που ο υπολογιστής δεν λειτουργεί.
Μίσθωση επαγγελματικών υπηρεσιών εκδηλώσεων. Θα μπορούσατε να επιλέξετε την εξωτερική ανάθεση όλου του προγραμματισμού. Άλλωστε, μερικές φορές είναι καλύτερο να τα αφήσετε όλα σε επαγγελματίες, ειδικά αν πρόκειται για ένα τεράστιο συνέδριο σε ένα ξενοδοχείο 5 αστέρων στο Λας Βέγκας, για παράδειγμα. Μπορείτε να δείτε τις λίστες των διοργανωτών εκδηλώσεων στην περιοχή σας ή να ζητήσετε συστάσεις από τους συναδέλφους σας που είχαν προηγουμένως εκμεταλλευτεί τέτοιες επαγγελματικές υπηρεσίες.
Θυμηθείτε, το κλειδί εδώ είναι να σχεδιάσετε καλά! Προετοιμάστε ένα ημερολόγιο συνεδρίου, το οποίο θα σας επέτρεπε να οργανώσετε όλο τον προγραμματισμό σας και θα σας βοηθούσε να εστιάσετε στις εργασίες σας. Όταν τελειώσει, δώστε στον εαυτό σας ένα χτύπημα στην πλάτη και συγχαίρετε τον εαυτό σας για μια καλή δουλειά!
