Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι να απομακρύνετε τον πελάτη σας μόνο και μόνο επειδή φαίνεστε δυσάρεστοι ή αγενείς.
Ο ρεσεψιονίστ είναι ένας από τους υποτιμημένους αλλά πολύ σημαντικούς εργαζόμενους στο γραφείο. Το πρώτο άτομο που θα συναντήσει ένας δυνητικός πελάτης είναι ο ρεσεψιονίστ και ο ρεσεψιονίστ είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία μιας γοητευτικής και επαγγελματικής ατμόσφαιρας στο γραφείο. Εάν εργάζεστε ως ρεσεψιονίστ, μπορείτε να εργαστείτε όσο πιο αποτελεσματικά γίνεται.
Χαμόγελο. Είτε το παραδέχεστε είτε όχι, το χαμόγελο είναι στην πραγματικότητα μέρος της περιγραφής της δουλειάς σας ως ρεσεψιονίστ. Ακριβώς όπως ο εκπρόσωπος εξυπηρέτησης πελατών έχει την υποχρέωση να κάνει τον πελάτη να αισθάνεται ευπρόσδεκτος και σίγουρος, έχετε την ευθύνη να κάνετε τους πελάτες να αισθάνονται σαν στο σπίτι και άνετα στο γραφείο. Πρέπει πάντα να βεβαιωθείτε ότι χαιρετάτε κάθε πελάτη με μια καλή χειραψία και ένα χαμόγελο. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι να απομακρύνετε τον πελάτη σας μόνο και μόνο επειδή φαίνεστε δυσάρεστοι ή αγενείς. Θυμηθείτε, σχεδόν όλα τα γραφεία και οι βιομηχανίες είναι πολύ ανταγωνιστικές σήμερα. Δεν υπάρχει χώρος για να φαίνεστε σνόμπ, εκτός εάν είστε βέβαιοι ότι οι πελάτες δεν έχουν άλλη επιλογή από το να λάβουν υπηρεσίες από το γραφείο από το οποίο εργάζεστε.
Φόρεμα. Βεβαιωθείτε επίσης ότι παρουσιάζετε τον εαυτό σας με σεβασμό στο γραφείο. Αυτό μπορεί να γίνει επιλέγοντας κατάλληλα ρούχα. Δεν χρειάζεται να φοράτε πολύ ακριβά ρούχα και δεν χρειάζεται να μοιάζετε με supermodel όταν πηγαίνετε στη δουλειά. Ωστόσο, πρέπει να φαίνεσαι αξιοπρεπής και επαγγελματικός. Επιλέξτε ρούχα που είναι καλά για το γραφείο, αλλά είναι άνετα και κολακευτικά για τη μορφή και το πρόσωπό σας.
Φωνή. Η απάντηση στο τηλέφωνο είναι μια άλλη εργασία για τον ρεσεψιονίστ. Παρόλο που το άτομο στο άλλο άκρο της γραμμής δεν θα μπορεί να σας δει, θα πρέπει πραγματικά να χαμογελάσετε καθώς απαντάτε στο τηλέφωνο. Το χαμόγελο ενώ μιλάτε θα κάνει τη φωνή σας να φαίνεται πολύ πιο αισιόδοξη και φωτεινή, κάτι που το άτομο στο άλλο άκρο της γραμμής θα μπορεί να εκτιμήσει. Βεβαιωθείτε επίσης ότι χαιρετίζετε τον καλούντα με ευγένεια και σεβασμό.
Πρέπει πάντα να βεβαιωθείτε ότι χαιρετάτε κάθε πελάτη με μια καλή χειραψία και ένα χαμόγελο.
Χάρη. Μερικές από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που θα αντιμετωπίσετε ενώ εργάζεστε ως ρεσεψιονίστ είναι οι πελάτες που είναι ανυπόμονοι ή εντελώς αγενείς. Αυτά δεν μπορούν να αποφευχθούν. Ανεξάρτητα από το πόσο αγενής είναι οι πελάτες, ωστόσο, να θυμάστε ότι εξακολουθούν να είναι πελάτες και εξακολουθούν να είναι οι άνθρωποι που πληρώνουν τους λογαριασμούς στο γραφείο στο τέλος της ημέρας - συμπεριλαμβανομένης της αμοιβής που λαμβάνετε. Ως εκ τούτου, πρέπει να μάθετε πώς να αντιμετωπίζετε και να αλληλεπιδράτε με αυτούς τους ανθρώπους με χάρη.
Άκου. Τέλος, επεξεργαστείτε τις ικανότητες ακρόασης. Ως ρεσεψιονίστ, θα μιλήσετε με πολλούς πελάτες και θα τους παραπέμψετε στους επαγγελματίες που εργάζονται στο γραφείο. Πρέπει να γνωρίζετε ποια είναι τα προβλήματά τους, ώστε να μπορείτε να τα παραπέμψετε στον σωστό ειδικό. Κατά την ακρόαση, βεβαιωθείτε ότι έχετε σημειώσει σημειώσεις, ώστε να μπορείτε να μεταφέρετε τις πληροφορίες στους προϊσταμένους σας χωρίς να χάσετε κάποιες σημαντικές λεπτομέρειες.
Με αυτά τα βήματα, θα πρέπει να είστε σε θέση να εργαστείτε ως αποτελεσματικός ρεσεψιονίστ.
