Πώς να γράψετε μια περιγραφή εργασίας;

Η σύνταξη μιας καλής περιγραφής εργασίας δεν είναι μεγάλη πρόκληση - αλλά είναι σημαντικό και είναι καλή ιδέα να ενημερώσετε τις περιγραφές θέσεων εργασίας καθώς αλλάζουν με τη μεταβαλλόμενη φύση της επιχείρησής σας.

Οι περιγραφές θέσεων εργασίας είναι χρήσιμες κατά τη διάρκεια συνεντεύξεων και πρέπει πάντα να επισυνάπτονται στα εγχειρίδια των εργαζομένων, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να έχουν μια σαφή ιδέα για το τι αναμένεται από αυτούς. Μπορεί επίσης να βρείτε χρήσιμες τις περιγραφές εργασιών κατά τη διάρκεια περιοδικών κριτικών, καθώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία ενός κριτηρίου σύγκρισης και ενός εφαλτηρίου για συζήτηση.

Για να γράψετε μια ισχυρή περιγραφή εργασίας:

Βήμα 1

Μιλήστε με το άτομο που κάνει τη δουλειά. Εάν είναι δυνατόν, μιλήστε με το άτομο που ήδη κάνει τη δουλειά. Ζητήστε του να εμφανίσει μια λίστα εργασιών που εκτελούνται τακτικά ως μέρος της εργασίας. Μπορεί επίσης να θέλετε να συμβουλευτείτε τον επόπτη του υπαλλήλου, εάν υπάρχει, και να ρωτήσετε για το τι δεν είναι μέρος της εργασίας κατά την άποψη του υπαλλήλου.

Μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να ζητήσετε απλώς από τον υπάλληλο να γράψει μια σύντομη περιγραφή εργασίας. μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ως αφετηρία για τη δική σας επίσημη περιγραφή εργασίας.

Βήμα 2

Σκεφτείτε τι περιμένετε από ένα άτομο που υπηρετεί στη θέση που προσπαθείτε να περιγράψετε. Ακόμα και αφού ζητήσετε από κάποιον να μιλήσει για αυτό που κάνει στη δουλειά, πιθανότατα έχετε μερικές δικές σας ιδέες. Καταγράψτε μια λίστα με πράγματα που συσχετίζετε με τη θέση και εάν έχετε λάβει μια περιγραφή εργασίας από τον υπάλληλο ενεργά στη θέση, συγκρίνετε τις ιδέες του για το τι συνεπάγεται η εργασία του με τη δική σας.

Όταν έρχεστε με μια λίστα εργασιών, σκεφτείτε οτιδήποτε και ό, τι μπορεί να σας ζητηθεί να κάνει κάποιος σε αυτήν τη θέση. Μπορείτε επίσης να βρείτε μια λίστα με πράγματα που δεν εμπίπτουν στο πεδίο αυτής της θέσης στην εταιρεία.

Βήμα 3

Οργανώστε τις ιδέες σας με σπουδαιότητα. Προφανώς, δεν είναι εξίσου σημαντική κάθε εργασία. Θα πρέπει να μπορείτε να βρείτε τρία έως έξι πράγματα που είναι κρίσιμα. Εάν γράφετε μια περιγραφή εργασίας για έναν γραμματέα, για παράδειγμα, μπορεί να συμπεριλάβετε απαντήσεις σε τηλέφωνα, προετοιμασία επαγγελματικής αλληλογραφίας, δημιουργία αντιγράφων και βοήθεια στους επισκέπτες της επιχείρησής σας σε μια λίστα με σημαντικές εργασίες που σχετίζονται με την εργασία.

Χωρίστε τη λίστα σας σε αναπόσπαστες εργασίες, εργασίες που εκτελούνται συνήθως και παρεπόμενες εργασίες. Εάν ο υπάλληλος που είναι ήδη στη θέση έχει γράψει μια περιγραφή εργασίας ή μια λίστα καθηκόντων, ίσως θελήσετε να του ζητήσετε να σημειώσει ποιες εργασίες είναι πιο σημαντικές ή εκτελούνται συχνότερα.

Βήμα 4

Γράψτε την πραγματική περιγραφή εργασίας. Με τις οργανωμένες λίστες σας, αυτό πρέπει να είναι ένα γρήγορο. Θέλετε να διατηρήσετε την περιγραφή της εργασίας σύντομη, ώστε να μην είναι συντριπτική, αλλά και ακριβής. Ορισμένες εργασίες απαιτούν πιο λεπτομερείς περιγραφές από άλλες, αλλά η περιγραφή μιας εργασίας δεν πρέπει ποτέ να υπερβαίνει μια σελίδα. Ορισμένες θέσεις μπορεί να απαιτούν μόνο μια σύντομη εξήγηση. ένας υπάλληλος σε ένα κατάστημα παγωτού, για παράδειγμα, έχει πολύ λιγότερο περίπλοκη δουλειά από τον προϊστάμενο του ανθρώπινου δυναμικού.

Εάν υπάρχουν συγκεκριμένα νομικά ζητήματα που σχετίζονται με την εργασία, φροντίστε να τα αναφέρετε σε μια περιγραφή εργασίας, με μια σημείωση ότι μια πλήρης συζήτηση για τα νομικά δικαιώματα και τις ευθύνες του εργαζομένου μπορεί να βρεθεί στο εγχειρίδιο εργαζομένων.

Βήμα 5

Διατηρήστε τις περιγραφές της εργασίας σας ενημερωμένες. Διατηρήστε όλες τις θέσεις εργασίας για την εταιρεία σας σε μία τοποθεσία, διευκολύνοντας την γρήγορη ενημέρωσή τους. Όταν ένας υπάλληλος αποχωρεί από την εταιρεία σας, ζητήστε του να αναθεωρήσει την τελευταία έκδοση της περιγραφής της εργασίας του ως μέρος της συνέντευξης εξόδου, για να δει εάν υπάρχουν αλλαγές που πρέπει να γίνουν. Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης εξόδου, φροντίστε επίσης να ρωτήσετε εάν υπήρχε κάτι σχετικά με τη θέση που επιθυμούσε ο εργαζόμενος να είχε γίνει πιο ξεκάθαρη όταν ξεκίνησε.

Μια καλή περιγραφή της εργασίας κάνει τους υπαλλήλους να αισθάνονται πιο σίγουροι και ασφαλείς και μπορεί επίσης να αποσαφηνίσει τη λειτουργία κάποιου στο γραφείο. Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι εργαζόμενοι έχουν τρέχουσες περιγραφές εργασίας και ότι οι επόπτες έχουν αντίγραφα των περιγραφών εργασίας για τα άτομα που εποπτεύουν, έτσι ώστε να καταλαβαίνουν τι περιμένετε από όλους τους υπαλλήλους σας. Μπορείτε να λάβετε συμβουλές για το πώς να γράψετε και να εφαρμόσετε επιχειρηματικά σχέδια με ένα καλό μάθημα διαδικτυακής διαχείρισης επιχειρήσεων.