Ο σκοπός του εγχειριδίου είναι να διατηρήσει κάποια ομοιομορφία των προτύπων στις πολιτικές και τις διαδικασίες.
Σήμερα δεν υπάρχει εταιρεία στον κόσμο, είτε δημόσια είτε ιδιωτική, που δεν έχει καταρτισμένο πρότυπο λειτουργίας. Όποια και αν είναι η εταιρεία που ασχολείται, είτε πρόκειται για προϊόντα, κατασκευή είτε για υπηρεσίες, αρκεί να υπάρχουν ανθρώπινα όντα, υπάρχει εγχειρίδιο ή εγχειρίδιο. Ο σκοπός του εγχειριδίου είναι να διατηρήσει κάποια ομοιομορφία των προτύπων στις πολιτικές και τις διαδικασίες. Από την προσωπική ασφάλεια έως την ασφάλεια της εταιρείας έως τους κωδικούς ντυσίματος και τις ώρες εργασίας και τις υπερωρίες, η εταιρεία πρέπει να έχει ένα γραπτό πρότυπο που πρέπει να ακολουθούν ή να τηρούν όλοι από τον διευθυντή έως τον υπάλληλο.
Μια εταιρεία που μόλις δημιουργήθηκε μπορεί να μην έχει υπάρχοντα πρότυπα, αλλά θα πρέπει να έχει ένα πριν ξεκινήσει τη λειτουργία της. Και αυτό μπορεί να επιτευχθεί με το δανεισμό από άλλη εταιρεία μέσω του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού τους, ειδικά εάν αυτοί οι υπάλληλοι Ανθρώπινου Δυναμικού ανήκουν σε μια ένωση διαχειριστών προσωπικού ή παρόμοια. Ένας έξυπνος διαχειριστής ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να κάνει το δικό του ρόλο κάνοντας μερικές συνεντεύξεις και ελέγχοντας εγχειρίδια από άλλες εταιρείες με παρόμοιες λειτουργίες με τις δικές τους.
Τυπική διαδικασία λειτουργίας
Ένας σημαντικός παράγοντας που υποχρεώνει τις εταιρείες να προετοιμάσουν ένα καλά σχεδιασμένο εγχειρίδιο ή λειτουργίες και διαδικασίες έχει να κάνει με το νόμο. Στην Ευρώπη υπάρχει μια τυπική διαδικασία λειτουργίας για τις εταιρείες παραγωγής και υπάρχει ένα άλλο τμήμα γνωστό ως Διοίκηση Ασφάλειας και Υγείας της Εργασίας (OSHA) υπό το Τμήμα Εργασίας. Αυτό το τμήμα επιβλέπει το είδος της εργασίας που πραγματοποιείται από διάφορες εταιρείες, ιδίως σε σχέση με τους εργαζομένους και τους εργαζομένους τους. Με τον OSHA να παρακολουθεί τον τρόπο με τον οποίο οι ευρωπαϊκές εταιρείες σχετίζονται με την ασφάλεια των υπαλλήλων τους, τα άτομα αισθάνονται πιο ασφαλή στο χώρο εργασίας τους γνωρίζοντας ότι οι διευθυντές τους γνωρίζουν ότι θα κάνουν τους χώρους εργασίας ασφαλείς για να εργαστούν. Ο OSHA έχει διαμορφώσει ένα σύνολο πολιτικών και διαδικασιών σε σχέση με εταιρείες που έχουν άδεια λειτουργίας σε συγκεκριμένη πολιτεία της Ένωσης.
Σήμερα δεν υπάρχει εταιρεία στον κόσμο, είτε δημόσια είτε ιδιωτική, που δεν έχει καταρτισμένο πρότυπο λειτουργίας.
Στο εγχειρίδιο OSHA οι ευθύνες και οι ποινές περιγράφονται ξεκάθαρα για να βλέπουν και να κατανοούν όλα τα στελέχη. Οι υπάλληλοι HRM κάθε εταιρείας, ειδικότερα, καλούνται ακόμη και να παρακολουθήσουν σεμινάρια από το OSHA κάθε φορά που νέες πολιτικές σχετικά με την υγεία και την ασφάλεια των εργαζομένων εγκρίνονται από το Κογκρέσο και γίνονται νόμοι. Με αυτόν τον τρόπο, οι δραστηριότητες των εταιρειών θα είναι λιγότερο επικίνδυνες και πιο βολικές για να εργαστούν, απολαμβάνοντας έτσι μια καλή φήμη από την κοινότητα και τις ενώσεις στις οποίες ανήκει η εταιρεία.
Διακυβέρνηση των προτύπων απόδοσης
Εκτός από τη συνεννόηση με επικεφαλής HRD άλλων εταιρειών, το άτομο που επιδιώκει να παράγει το εγχειρίδιο της εταιρείας του θα πρέπει επίσης να κάνει το επόμενο βήμα που είναι να μιλήσει με τους επόπτες και τους διευθυντές των τμημάτων σχετικά με τους στόχους και τις προσδοκίες του τμήματος από τους εργαζομένους τους. Αυτές οι προσδοκίες γίνονται μέρος του εγχειριδίου ή του εγχειριδίου που θα διέπει τα πρότυπα απόδοσης, τους κανόνες ποιότητας που μπορούν να αξιολογηθούν και ούτω καθεξής. Μόλις γίνει κατανοητό ένα πρότυπο τόσο από τον διευθυντή όσο και από τους εργαζομένους, είναι σχετικά εύκολο να κρίνουμε εάν η εργασία γίνεται σωστά ή όχι. Θα υπάρξει μια βάση για δράση από τους διαχειριστές στο άτομο που δεν αποδίδει σύμφωνα με τα πρότυπα όπως εξηγείται στο εγχειρίδιο.
Μόλις πραγματοποιηθούν συνεντεύξεις μεμονωμένων υπαλλήλων, αρχηγών και άλλων ατόμων που εμπλέκονται σε επιχειρήσεις, τότε το επόμενο βήμα είναι το άτομο να μεταφράσει τη συνέντευξη σε πολιτικές και διαδικασίες που θα είναι μέρος του εγχειριδίου συμπεριφοράς που θα εκτυπωθεί και θα διανεμηθεί σε όλους επίπεδα διοίκησης - από ανώτερους διευθυντές έως επίπεδα γραφείου. Πρέπει να γίνει κατανοητό ότι οι γραπτές πολιτικές και διαδικασίες όπως δηλώνουν οι διαχειριστές πρέπει πρώτα να εκκαθαριστούν και να ελεγχθούν από τους ενδιαφερόμενους διαχειριστές πριν από την τελική εκτύπωση. Με αυτόν τον τρόπο όλοι όσοι και οι ηγέτες των συνδικαλιστικών οργανώσεων μπορούν να γνωρίζουν τι είναι το σκορ και τι πρέπει και δεν πρέπει να γνωρίζουν οι συνεργαζόμενοι υπάλληλοι.
Η σημασία των εγχειριδίων και των εγχειριδίων των εργαζομένων δεν μπορεί να τονιστεί υπερβολικά, ειδικά αυτές τις μέρες, όταν πολλοί νέοι εξοπλισμός και μηχανήματα παίζουν. Ο μόνος τρόπος που όλοι οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να λειτουργήσουν επαγγελματικά είναι να γνωρίζουν ποιο πρέπει να είναι το εγχειρίδιο των πολιτικών, των διαδικασιών και της συμπεριφοράς μιας εταιρείας.
