Συμβουλές για τη σύνταξη εγχειριδίων εργαζομένων: Παροχές και δικαιώματα εργαζομένων

Οι περισσότεροι από εμάς κατανοούν την αξία ενός εγχειριδίου εργαζομένων. Μεταξύ των εξωφύλλων ενός καλογραμμένου εγχειριδίου θα υπάρχουν όλες οι πληροφορίες που τόσο οι εργαζόμενοι όσο και η διοίκηση πρέπει να διασφαλίσουν ότι υπάρχει μια σαφής γραμμή επικοινωνίας. Όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη θα έχουν πρόσβαση στις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας, έτσι ώστε σημαντικά δικαιώματα των εργαζομένων και ζητήματα όπως οι διακοπές κατά τη διάρκεια των διακοπών, η αμοιβή πένθους, οι παροχές και οι αργίες που παρατηρούνται δεν είναι ποτέ αμφιβολίες. Αυτό το εγχειρίδιο μπορεί επίσης να παρέχει μερικές βασικές πληροφορίες σχετικά με το χώρο εργασίας και τις εγκαταστάσεις.

Εάν σας έχει ανατεθεί η σύνταξη ενός εγχειριδίου υπαλλήλου για την εταιρεία σας, υπάρχουν πολλά βασικά σημεία που πρέπει να λάβετε υπόψη. Πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε όλες τις πληροφορίες και τις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας ευθεία. Τότε, ήρθε η ώρα να αρχίσετε να γράφετε.

1. Πρώτον, υπάρχει το θέμα του περιεχομένου. Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι αυτό που συμπεριλαμβάνετε θα παραμείνει το πρότυπο για την εταιρεία σας. Προφανώς, θα θελήσετε να συμπεριλάβετε τη δήλωση αποστολής της εταιρείας, ένα συνοπτικό ιστορικό και να καλύψετε τέτοια καθημερινά ζητήματα όπως ενδυματολογικός κώδικας, ώρες λειτουργίας, αργίες και προβλέψεις για άλλους τύπους αδείας από την εργασία και μια επισκόπηση του ασφάλιση και άλλα προσφερόμενα οφέλη. Αυτές τις μέρες, είναι επίσης καλή ιδέα να συμπεριληφθούν διατάξεις σχετικά με το τι θεωρείται σωστή χρήση του εταιρικού ηλεκτρονικού εξοπλισμού, συμπεριλαμβανομένων υπολογιστών και πρόσβασης στο Διαδίκτυο.
2. Μαζί με αυτό το βασικό περιεχόμενο, θα σας εξυπηρετούσε να συμπεριλάβετε μια ενότητα που περιλαμβάνει τις πολιτικές της εταιρείας κατά των διακρίσεων. Εάν η εταιρεία σας δεν διαθέτει πολιτική απαγόρευσης των διακρίσεων, συντάξτε αμέσως μια. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι έχετε σημειώσει στο κείμενο ότι το εγχειρίδιο δεν αντικαθιστά τυχόν συμβόλαια που ισχύουν και στην πραγματικότητα δεν πρέπει να εκληφθεί ως σύμβαση. Θέλετε το εγχειρίδιο να είναι ένα έγγραφο που θα είναι δίκαιο τόσο για την εταιρεία όσο και για τον εργαζόμενο.
3. Κατά την προετοιμασία του πρώτου σας προχείρου, μην πετάτε τα πράγματα μόνο και μόνο επειδή πιστεύετε ότι μπορεί να είναι μια καλή ιδέα. Τα πάντα στο εγχειρίδιο πρέπει να ισχύουν για κάθε υπάλληλο, χωρίς εξαιρέσεις. Για παράδειγμα, εάν το εγχειρίδιο αναφέρει ότι οι έλεγχοι απόδοσης θα γίνονται κάθε τρεις μήνες, τότε αυτό σημαίνει ότι οι κριτικές θα γίνονται σε όλα τα επίπεδα λειτουργίας της εταιρείας. Φανταστείτε τι μπορεί να κάνει ένας θυμωμένος πρώην υπάλληλος εάν δεν έλαβε αυτές τις τριμηνιαίες κριτικές όταν το εγχειρίδιο αναφέρει σαφώς ότι πρόκειται να πραγματοποιηθούν.
4. Στη συνέχεια, ελέγξτε το πρώτο πρόχειρο για σαφήνεια. Δεν έχει νόημα να έχετε ένα εγχειρίδιο εάν η διατύπωση μιλάει στους υπαλλήλους σας ή είναι τόσο γεμάτη φράσεις, κανείς δεν καταλαβαίνει ότι είναι βασικά άχρηστο. Θέλετε το περιεχόμενο να γίνει κατανοητό με τη μεγαλύτερη ευκολία. Μπορεί να θέλετε να ζητήσετε από μια επιλεγμένη επιτροπή να διαβάσει το κείμενο και να τους ζητήσετε να σημειώσουν τυχόν τμήματα που πιστεύουν ότι πρέπει να γίνουν πιο ξεκάθαρα. Ταυτόχρονα, ζητήστε από κάποιον που δεν είναι συνδεδεμένος με την εταιρεία σας να αποδείξει το προσχέδιο. Μπορείτε να λάβετε κάποια εποικοδομητικά σχόλια και από τις δύο πηγές.
5. Εκτελέστε το πρόχειρο από τη νομική σας ομάδα. Ένα από τα πιο κοινά προβλήματα με τα εγχειρίδια υπαλλήλων είναι ότι μπορεί να υπάρχει μια δήλωση σε μια σελίδα που φαίνεται να έρχεται σε αντίθεση με μια δήλωση σε άλλη σελίδα. Λάβετε υπόψη ότι ενδέχεται να γίνουν ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται στο δικαστήριο σε περίπτωση που ο πρώην υπάλληλος ασκήσει αγωγή εναντίον της εταιρείας. Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το εγχειρίδιο σας δεν δαγκώνει τη δική του ουρά οπουδήποτε στο κείμενο και ότι το κείμενο συμμορφώνεται με όλους τους ομοσπονδιακούς και πολιτειακούς νόμους σχετικά με τη λειτουργία μιας επιχείρησης. Το να θυμάσαι να κάνεις αυτό ένα απλό καθήκον μπορεί να σημαίνει να σώσεις την εταιρεία σου εκατοντάδες χιλιάδες δολάρια αργότερα.
6. Οι αξιωματικοί της εταιρείας θα είναι οι τελευταίοι που θα βλέπουν το σχέδιό σας. Με λίγη τύχη, θα συμφωνήσουν με τα ευρήματα της νομικής ομάδας και δεν θέλουν να προσθέσουν επιπλέον υλικό. Βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε σημειώσεις καθ 'όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, ώστε να μπορείτε να ενημερώσετε τους αξιωματικούς για τυχόν λόγους για τους οποίους επιλέξατε να παραλείψετε κάτι από το κείμενο ή γιατί η νομική ομάδα συνέστησε να μην συμπεριληφθεί.

Για έμπνευση, υπάρχουν ορισμένα βασικά εγχειρίδια εργαζομένων στο Διαδίκτυο. Επιπλέον, ορισμένες εταιρείες θα παρέχουν ένα πρότυπο που μπορείτε να προσαρμόσετε ώστε να ταιριάζει στις ανάγκες σας. Πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι μιλήσατε με τους προϊσταμένους σας σχετικά με τα δικαιώματα των εργαζομένων και τις πολιτικές της εταιρείας. Θυμηθείτε ότι το τελικό αποτέλεσμα πρέπει να είναι κάτι με το οποίο όλοι μπορούν να ζήσουν για πολλά ακόμη χρόνια.