Πώς να διαρθρώσετε τη διαχείριση του εθελοντικού οργανισμού σας;

Η ενασχόληση με μια εθελοντική οργάνωση δεν είναι εύκολη υπόθεση. Πρώτον, τα μέλη σας είναι μόνο εθελοντές - δηλαδή, μπορούν να αποφασίσουν να αποχωρήσουν ανά πάσα στιγμή και εάν παραμείνουν για μεγάλο χρονικό διάστημα, οι ώρες που περνούν στον οργανισμό σας είναι πιθανότατα οι μόνες ελεύθερες ώρες τους. Εάν διευθύνετε έναν εθελοντικό οργανισμό και θέλετε να δομήσετε αποτελεσματικά τη διαχείρισή του, ακολουθούν ορισμένοι δείκτες για εσάς.

1. Θυμηθείτε ποιοι είναι οι στόχοι του οργανισμού σας. Τις περισσότερες φορές, οι εθελοντικές οργανώσεις συνδέονται με μια συγκεκριμένη πεποίθηση, αξίες ή υπεράσπιση. Γι 'αυτό ακριβώς έχετε εθελοντές - γιατί πιστεύουν σε αυτό που πιστεύετε. Δεν είναι ένας τύπος επιχείρησης όπου μπορείτε να κατευθύνετε τους ανθρώπους προς την κατεύθυνση στην οποία θέλετε να πάνε επειδή πληρώνονται. Η διατήρηση αυτών των αξιών και στόχων είναι απαραίτητη για τον καθορισμό της δομής της διαχείρισής σας. Για παράδειγμα, ο πρόεδρος, ο εκλεγμένος πρόεδρος, ο προηγούμενος πρόεδρος και ο ταμίας είναι αναπόσπαστα μέρη της διαχειριστικής σας ομάδας. Ωστόσο, ανάλογα με τους στόχους σας, ενδέχεται να έχετε γραμματείς ή αντιπροέδρους για γραφεία που χειρίζονται συγκεκριμένες κοινοτικές υπηρεσίες, εσωτερικές υποθέσεις κ.λπ.
2. Σχεδιάστε τους ρόλους που χρειάζεστε. Οι ρόλοι που ορίζετε για τον οργανισμό σας πρέπει να ακολουθούν τους στόχους του οργανισμού σας. Κάθε θέση πρέπει να έχει θέση στην προώθηση των συμφερόντων του οργανισμού σας για να διασφαλίσει ότι τα μέλη σας παρακινούνται συνεχώς να προωθούν τις αξίες που προωθείτε. Μόλις έχετε τους απαιτούμενους ρόλους σας, οι περιγραφές εργασίας του καθενός πρέπει να δηλώνονται ρητά και εύκολα κατανοητές. Αυτές οι περιγραφές εργασίας περιλαμβάνουν αλλά δεν περιορίζονται σε: τίτλος θέσης, άμεση έκθεση, θητεία ή αξίωμα και πρότυπα για επανεκλογή ή επαναδιορισμό, συνολική λειτουργία που πρέπει να εκτελεστεί, καθήκοντα, αρμοδιότητες και είδος υπηρεσίας που απαιτείται (εκθέσεις, συναντήσεις κ.λπ.), ρεαλιστική εκτίμηση για το πόσο καιρό χρειάζεται αυτός ο ρόλος κάθε μήνα και απαιτούνται επαγγελματικά προσόντα και εκπαιδεύσεις. Ο σωστός τρόπος αντιμετώπισης κάθε είδους αλλαγής στον οργανισμό πρέπει επίσης να είναι καλά σχεδιασμένος, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων που είναι υπεύθυνα για την έγκριση και την εφαρμογή αυτών των αλλαγών.

   

3. Προσδιορίστε εάν πρέπει να έχετε εκλεγμένους ή διορισμένους αξιωματικούς. Έχοντας εκλεγμένους αξιωματικούς φαίνεται να είναι το πιο ευεργετικό από τα δύο, καθώς είστε βέβαιοι ότι έχει την υποστήριξη και την υποστήριξη των υπόλοιπων μελών. Ωστόσο, ένας διορισμένος αξιωματικός μειώνει το χρόνο που αφιερώνεται στην ψηφοφορία και τις υποψηφιότητες και διευκολύνει επίσης τις αντικαταστάσεις σε περιπτώσεις παραίτησης. Αυτά τα δύο πρέπει να σταθμίζονται προσεκτικά και να μελετηθούν πριν ενσωματωθούν οι οδηγίες ψηφοφορίας στους κανονισμούς των οργανισμών. Ωστόσο, ανεξάρτητα από το αν οι αξιωματικοί σας εκλέγονται ή διορίζονται, πρέπει να διαθέτουν και να αποπνέουν τις απαραίτητες ηγετικές δεξιότητες για την αποτελεσματική διαχείριση του οργανισμού.
4. Έχετε μια επιτροπή. Ειδικά εάν ο οργανισμός σας είναι τεράστιος, είναι καλύτερο να έχετε επιτροπές για συγκεκριμένους τομείς των επιχειρήσεων για να διασφαλίσετε ότι επιτυγχάνονται οι στόχοι και οι στόχοι. Μέσω επιτροπών, το υπόλοιπο σώμα του εθελοντή ενθαρρύνεται να συμμετέχει σε συγκεκριμένα καθήκοντα που τους ενδιαφέρουν περισσότερο. Είναι επίσης χρήσιμο στην ανάθεση καθηκόντων σε μεγάλο αριθμό ανθρώπων σε αντίθεση με λίγους. Τέλος, οι επιτροπές βοηθούν τη διοίκηση να εντοπίσει πιθανούς αξιωματικούς και ηγέτες με βάση την απόδοσή τους στις αντίστοιχες επιτροπές τους. Φυσικά, όπως ένας κανονικός οργανισμός, τα άτομα που συμμετέχουν πρέπει να είναι επαγγελματικά ανά πάσα στιγμή.

Δεδομένου ότι οι εθελοντικές οργανώσεις ευδοκιμούν στην αφοσίωση των εθελοντών τους, είναι καλύτερο οι ομάδες διαχείρισης να είναι σωστά δομημένες εκ των προτέρων. Αυτό διασφαλίζει ότι γίνονται διαρκώς προσπάθειες, όχι μόνο για την προώθηση των στόχων και των οραμάτων του οργανισμού, αλλά και για την πρόσληψη περισσότερων μελών και την παρακίνηση των υπαρχόντων μελών.