Πώς να χρησιμοποιήσετε το Excel για εκτύπωση φόρμας W-2;
Αηδόνα Κωνσταντίνου
• 3 λεπτά ανάγνωση
Μπορείτε απλά να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Excel για να κάνετε την εκτύπωση φόρμας W-2.
Το W-2 είναι μια φόρμα που περιέχει τον ετήσιο μισθό ενός υπαλλήλου καθώς και τους συνολικούς φόρους που αφαιρούνται από το εισόδημά του. Αυτή η φόρμα συμπληρώνεται και αποστέλλεται από τον εργοδότη στους εργαζομένους για αναφορά στο τέλος κάθε έτους. Αυτό γίνεται ανεξάρτητα εάν εκτελείτε μια μικρή, μεσαία ή μεγάλη εταιρεία. Είναι ευθύνη της εταιρείας να υποβάλει αυτό το αρχείο και να μοιράζεται τις πληροφορίες σε κάθε υπάλληλο, ανεξάρτητα από το πόσο δύσκολη και μεγάλη διάρκεια μπορεί να είναι ο υπολογισμός.
Οι μεγάλες εταιρείες αγοράζουν εφαρμογές λογισμικού
Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο Microsoft Excel.
Για να εξοικονομήσετε χρόνο και κόστος, οι μεγάλες εταιρείες αγοράζουν εφαρμογές λογισμικού που θα κάνουν τον υπολογισμό για εκατοντάδες υπαλλήλους τους. Αλλά εάν διευθύνετε μια μικρή εταιρεία, μπορεί να μην είναι πρακτικό να αγοράσετε τέτοιο λογισμικό. Μπορείτε απλά να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Excel για να κάνετε την εκτύπωση φόρμας W-2. Δείτε πώς γίνεται:
Πράγματα που θα χρειαστείτε για υπολογισμό και εκτύπωση φόρμας W-2:
Προετοιμάστε τα εργαλεία σας. Για αυτόν τον οδηγό εκτύπωσης φόρμας W-2, θα πρέπει να έχετε εγκατεστημένο το Microsoft Excel στον υπολογιστή ή το φορητό υπολογιστή σας, κατά προτίμηση έκδοση 2003-2007. Θα χρειαστείτε επίσης σύνδεση στο Διαδίκτυο για ορισμένες πληροφορίες στα παρακάτω βήματα.
Λήψη αρχείων υπαλλήλων. Οι περισσότερες εταιρείες σήμερα διαθέτουν μηχανογραφικό σύστημα για αρχεία υπαλλήλων, συμπεριλαμβανομένου του συστήματος μισθοδοσίας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε μαζί σας τις απαραίτητες πληροφορίες πριν ξεκινήσετε. Επίσης, επισκεφθείτε την Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων ή τον ιστότοπο της IRS για να μάθετε πόσος φόρος καταβάλλεται από κάθε υπάλληλο.
Δημιουργήστε μια φόρμα W-2. Υπάρχουν διάφορα δείγματα της φόρμας W-2. Εάν έχετε σύνδεση στο Διαδίκτυο, μπορείτε να περιηγηθείτε σε διαφορετικά δείγματα και να δημιουργήσετε ένα συγκεκριμένο για την εταιρεία σας χρησιμοποιώντας εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων όπως το Microsoft Excel. Υπάρχουν επίσης πρότυπα που είναι άμεσα διαθέσιμα για λήψη και χρήση για να κάνουν τη ζωή ακόμα πιο εύκολη για εσάς. Μόλις ολοκληρωθεί η λήψη, κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο προτύπου για εγκατάσταση.
Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο Microsoft Excel. Ξεκινήστε το Microsoft Excel και κάντε κλικ στο "Αρχείο" από την επάνω γραμμή μενού. Αυτό θα εμφανίσει μια λίστα με στοιχεία μενού. Κάντε κλικ στην εντολή "Νέο". Αυτό θα εμφανίσει ένα παράθυρο που θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα κενό βιβλίο εργασίας ή να χρησιμοποιήσετε από τα πρότυπα που παρατίθενται. Κάντε κλικ στο μενού "Εγκατεστημένα πρότυπα" από την αριστερή στήλη. Αυτό θα πρέπει να εμφανίζει το πρότυπο W-2 που έχετε ήδη κατεβάσει και εγκαταστήσει. Κάντε κλικ σε αυτό και επιλέξτε το κουμπί "Δημιουργία".
Συμπληρώστε τη φόρμα. Τώρα που έχετε ένα πρότυπο για να εργαστείτε, λάβετε τα αρχεία κάθε υπαλλήλου και συμπληρώστε τα πεδία. Αυτό θα είναι το μεγαλύτερο μέρος όλων. Αλλά μην βιαστείτε αυτό το βήμα. Είναι σημαντικό όλα τα δεδομένα και οι τιμές που βάλετε εδώ να είναι σωστά. Το πρότυπο θα υπολογίσει αυτόματα όλες τις παρεχόμενες πληροφορίες, οπότε είναι επιτακτική ανάγκη να μην υπάρχουν λάθη τυπογραφικού λάθους, ειδικά για το ποσό και τα ποσοστά.
Εκτυπώστε την ολοκληρωμένη φόρμα W-2. Μόλις τελειώσετε, ελέγξτε ξανά τα δεδομένα που έχουν κωδικοποιηθεί πριν από την εκτύπωση. Κάντε κλικ στην εντολή "Αρχείο" ξανά από την επάνω γραμμή μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Εκτύπωση" από τη λίστα.
Αφού εκτυπώσετε όλες τις φόρμες, αφιερώστε χρόνο για να ελέγξετε ξανά τα δεδομένα, εάν χρειάζεται, προτού αποδεσμεύσετε τη φόρμα στους υπαλλήλους.
