Πώς να δημιουργήσετε ένα βιβλίο διευθύνσεων στο Excel;
Γαλάτεια Μπόγρη
• 3 λεπτά ανάγνωση
Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο να λέτε το όνομά σας ακολουθούμενο από το "βιβλίο διευθύνσεων" (για παράδειγμα, "βιβλίο διευθύνσεων Noelle").
Ενώ άλλοι βρίσκουν το Excel πολύ εύκολο να γίνει (καθώς ίσως έχουν εκτεθεί στο πρόγραμμα λόγω της φύσης της δουλειάς τους), οι περισσότεροι άνθρωποι δυσκολεύονται να βελτιστοποιήσουν τη χρήση του Excel ως εργαλείο αποτελεσματικότητας - για παράδειγμα, στην οργάνωση και την παροχή αναφοράς για τη διατήρηση διαφόρων επαφών σας, ώστε μέσω της λειτουργίας βιβλίο διευθύνσεων. Δείτε πώς μπορείτε να ξεκινήσετε:
Φέρτε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Πριν ξεκινήσετε να ανοίγετε αυτό το νέο αρχείο, παρουσιάστε το κινητό σας τηλέφωνο, τα παλιά βιβλία διευθύνσεων, τις τηλεφωνικές κάρτες και άλλες πηγές πληροφοριών που έχετε αυτήν τη στιγμή μαζί σας και είναι χρήσιμες για εσάς και τις οποίες θέλετε να συμπεριλάβετε στο αρχείο σας.
Ξεκινήστε ανοίγοντας το πρόγραμμα. Το Excel ανοίγει αυτόματα σε ένα νέο αρχείο. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο, αλλά είναι καλύτερο να κάνετε κλικ στο "αποθήκευση ως" νωρίς και να χρησιμοποιήσετε ένα όνομα αρχείου που είναι εύκολο να αναγνωριστεί. Αυτό μπορεί να είναι τόσο απλό όσο να λέτε το όνομά σας ακολουθούμενο από το "βιβλίο διευθύνσεων" (για παράδειγμα, " βιβλίο διευθύνσεων Noelle ").
Ρυθμίστε τις στήλες. Οργανώστε τις επαφές σας σε στήλες και ομαδοποιήσεις. Για παράδειγμα, για τη στήλη Α στο φύλλο 1, γράψτε στην κεφαλίδα στήλης "NAME" και σε κάθε σειρά παρακάτω, γράψτε πρώτα όλα τα ονόματα των επαφών σας ξεκινώντας από το επώνυμο. Χρησιμοποιήστε τη στήλη B για να προσδιορίσετε το "ΤΥΠΟΣ ΕΠΑΦΗΣ", όπου δημιουργείτε μια επισήμανση για κάθε επαφή που θα σας βοηθήσει να τα φιλτράρετε εύκολα αργότερα. Οι ευκολότερες ομαδοποιήσεις είναι είτε "Προσωπικές" είτε "Επαγγελματικές" ομαδοποιήσεις.
Ορίστε στήλες πληροφοριών επαφής.
Ορίστε στήλες πληροφοριών επαφής. Ακόμα δημιουργείτε περισσότερες ομαδοποιήσεις σε στήλες καθώς πηγαίνετε από αριστερά προς τα δεξιά, αρχίστε να τοποθετείτε τις ζητούμενες πληροφορίες που μπορείτε να βρείτε σε ένα τυπικό βιβλίο διευθύνσεων, όπως "διεύθυνση κατοικίας", "διεύθυνση επιχείρησης", "αριθμός τηλεφώνου σπιτιού", "αριθμός επιχείρησης", "κινητό", "αριθμός φαξ", "διεύθυνση email" και ούτω καθεξής. Τα σημερινά μέσα επικοινωνίας απαιτούν να μπορείτε να αναγνωρίζετε όσο το δυνατόν περισσότερες στήλες επαφών. Μπορείτε ακόμη και να προσθέσετε "κατάσταση", "χώρα". Όλα αυτά εξαρτώνται από τον αριθμό των επαφών που έχετε και από το πόσο θέλετε να φιλτράρετε ή να ομαδοποιήσετε τις επαφές σας στο μέλλον.
Αρχίστε να συμπληρώνετε τα φύλλα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα διαφορετικά φύλλα του Excel για διαφορετικά γράμματα, πολύ με το ίδιο πνεύμα του παραδοσιακού βιβλίου διευθύνσεων. Κάθε φύλλο μπορεί να αντιστοιχεί στο πρώτο γράμμα του επωνύμου. Με αυτόν τον τρόπο, ανεξάρτητα από το πόσες ακόμη επαφές καταλήγετε να προσθέτετε με τα χρόνια, οι πληροφορίες σας θα είναι πάντα οργανωμένες.
Μάθετε να χρησιμοποιείτε τις εντολές φίλτρου. Αυτό θα σας βοηθήσει να κάνετε γρήγορες αναζητήσεις ή να ομαδοποιήσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να διοργανώσετε ένα πάρτι επανένωσης για παλιούς συμμαθητές τον επόμενο μήνα. Εφόσον έχετε φίλτρα, τότε γίνεται απλό να κάνετε κλικ στη σωστή στήλη, έτσι ώστε να εμφανίζεται μόνο η καρτέλα "συμμαθητής", με όλες τις κατάλληλες επαφές που αντιστοιχούν σε αυτήν την ομαδοποίηση. Το σύστημα φιλτραρίσματος είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να ομαδοποιήσετε αμέσως τα άτομα που πρέπει να επικοινωνήσετε για αυτήν τη λίστα.
Τα θαύματα του Excel μπορούν να διερευνηθούν περαιτέρω με τη συμμετοχή σε βραχυπρόθεσμα μαθήματα για αυτό. Σίγουρα οι δυνατότητες αυτού του προγράμματος ως εργαλείου ομαδοποίησης θα είναι πιο αποτελεσματικές καθώς προχωράτε στη μελέτη και την τακτική εργασία του.
