Πώς να δημιουργήσετε φύλλα εργασίας υπαλλήλων στο Microsoft Word;

Αν το γραφείο σας δεν είναι αυτοματοποιημένο με ηλεκτρονική κάρτα ή εάν οι υπάλληλοί σας είναι βασικά εν κινήσει ή κινητού τύπου, τότε πιθανότατα έχετε δύσκολο χρόνο να παρακολουθείτε τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούν τον χρόνο της εταιρείας. Από τεχνικής απόψεως, θα θέλετε πάντα να ξέρετε σε τι εργάζονται οι εργαζόμενοι ενώ εργάζεστε για να διασφαλίσετε ότι οι μισθοί που τους πληρώνετε είναι κατάλληλοι για την ποιότητα της εργασίας που παρέχουν. Αυτό είναι όπου ένα φύλλο χρόνου γίνεται ένα αποτελεσματικό εργαλείο. Το δίνετε στον υπάλληλό σας και τον αναγκάζετε να το γεμίζει σε καθημερινή ή εβδομαδιαία βάση. Αυτό θα σας παράσχει μια βάση για αξιολόγηση και θα αντιπροσωπεύει τις ώρες εργασίας για κάθε εργαζόμενο.
Τώρα, η δημιουργία ενός φύλλου χρόνου για τους υπαλλήλους σας είναι γρήγορη και εύκολη, καθώς μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας το Microsoft Word. Δείτε πώς να το φτιάξετε:

• Ξεκινήστε με ένα πρότυπο. Γιατί να ξεκινήσετε ακόμη και από το μηδέν όταν μπορείτε απλά να τροποποιήσετε ένα υπάρχον πρότυπο φύλλου χρόνου; Το μεγάλο πράγμα για το Microsoft Office είναι ότι παρέχουν πρότυπα για σχεδόν οποιοδήποτε έγγραφο ή έργο, είτε πρόκειται για τη δημιουργία προσκλήσεων ή καρτών γενεθλίων. Τα έχουν όλα και τα φύλλα εργασίας των υπαλλήλων είναι ένα από τα διαθέσιμα πρότυπα. Για να λάβετε το πρότυπο, απλώς συνδεθείτε στο office.microsoft.com και αναζητήστε διαθέσιμα πρότυπα MS Word. Μπορείτε να κατεβάσετε ένα πρότυπο δωρεάν και απλά να το τροποποιήσετε.
• Επεξεργασία και τροποποίηση. Μόλις κατεβάσετε το πρότυπο, ανοίξτε το με το MS Word. Κανονικά, θα δείτε μια τυπική φόρμα και πίνακα. Θα ξεκινήσει με την ημερομηνία, το όνομα του υπαλλήλου, το τμήμα, τον ορισμό και θα ακολουθήσει ένας πίνακας. Επεξεργαστείτε όλα αυτά σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας. Εάν το πρότυπο προορίζεται για εβδομαδιαίο φύλλο χρόνου και ψάχνετε για ένα ημερήσιο φύλλο χρόνου, απλώς επεξεργαστείτε το αλλάζοντας τις ημέρες σε ώρες εντός μιας ημέρας. Φυσικά, θα θελήσετε να εξατομικεύσετε το φύλλο χρόνου ώστε να το αντικατοπτρίζει ως επίσημο έγγραφο. Για να το κάνετε αυτό, απλώς εισαγάγετε το όνομα και το λογότυπο της εταιρείας ως κεφαλίδα. Στο κάτω μέρος του φύλλου, βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν πεδία για την υπογραφή του υπαλλήλου, του άμεσου προϊσταμένου του και του Ανθρώπου, εάν είναι απαραίτητο. Αποθηκεύστε το αρχείο και, στη συνέχεια, εκτυπώστε όσα αντίγραφα θέλετε ή στείλτε το στους υπαλλήλους σας μέσω email.

  

• Δημιουργήστε το από το μηδέν. Η δημιουργία ενός φύλλου χρόνου χωρίς πρότυπο για εργασία είναι επίσης πολύ εύκολη. Απλώς γράψτε τις πληροφορίες που απαιτούνται στο φύλλο χρόνου. Όνομα εταιρείας, λογότυπο, όνομα υπαλλήλου, ημερομηνία, κ.λπ. Για το κύριο σώμα του φύλλου χρόνου, εισαγάγετε έναν πίνακα. Ο αριθμός των στηλών και των γραμμών θα καθοριστεί για τον τύπο παρακολούθησης που θέλετε. Στο κάτω μέρος του πίνακα, δημιουργήστε πεδία για τις υπογραφές του υπαλλήλου, άμεσου ανώτερου και άλλων σχετικών προσωπικοτήτων στην εταιρεία σας. Αποθηκεύστε το αρχείο και εκτυπώστε ή στείλτε το μέσω email.

Αφού δημιουργήσετε το πρότυπο φύλλου χρόνου, στείλτε το στους υπαλλήλους σας και εφαρμόστε τον κανόνα "χωρίς φύλλο χρόνου, χωρίς αμοιβή". Όλοι οι υπάλληλοί σας θα αναγκαστούν να τις συμπληρώσουν με βάση την απαιτούμενη προθεσμία συχνότητας και υποβολής προκειμένου να λάβουν τους μισθούς που τους αξίζουν. Αυτό θα κάνει όλους να εργάζονται πιο επιμελώς και αποτελεσματικά.