Πώς να αποφασίσετε πότε να χρησιμοποιήσετε φύλλα εργασίας και βιβλία εργασίας στο Excel;

Φύλλα εργασίας και βιβλία εργασίας: αυτά θεωρούνται mumbo jumbo jargon για κάποιον που δεν είναι εξοικειωμένος με το Microsoft Excel. Για να καταστήσετε τα πράγματα πιο ξεκάθαρα για όλους εσάς που βρίσκουν αυτούς τους όρους σύγχυση. Ένα φύλλο εργασίας είναι ένα πραγματικό υπολογιστικό φύλλο και συνήθως βρίσκεται κάτω από ένα βιβλίο εργασίας που περιέχει πολλά φύλλα εργασίας. Με αυτήν την απλή εξήγηση μπορείτε ήδη να προσδιορίσετε πώς να το χρησιμοποιήσετε σωστά; Λοιπόν, αυτό είναι σωστό και λάθος. Αυτό που θέλετε να κάνετε είναι να μάθετε πώς και πότε να χρησιμοποιείτε φύλλα εργασίας και βιβλία εργασίας. Εδώ είναι μερικά πράγματα που θα θέλατε να ξέρετε για αυτό.

• Φύλλα εργασίας. Όταν ανοίγετε ένα νέο φύλλο εργασίας ή όταν ξεκινά το Excel με ένα νέο φύλλο εργασίας, αυτό είναι στην πραγματικότητα ένα βιβλίο εργασίας, αφού ένα βιβλίο εργασίας περιέχει φύλλα εργασίας και αυτά τα φύλλα εργασίας είναι αυτά που θα χρειαστείτε για να δημιουργήσετε τα υπολογιστικά φύλλα που θα χρησιμοποιήσετε για ό, τι χρειάζεστε για να κάνετε. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο του μηνιαίου προϋπολογισμού μιας επιχείρησης και στη συνέχεια μπορείτε να το κάνετε σε ένα υπολογιστικό φύλλο κάτω από ένα συγκεκριμένο βιβλίο εργασίας. Για να μάθετε την αλήθεια, απλώς δημιουργήστε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο και αποθηκεύστε το αρχείο. Εάν χρησιμοποιείτε το MS Excel 2007, απλώς κάντε κλικ στο λογότυπο του MS Office στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης και επιλέξτε "αποθήκευση ως". Θα παρατηρήσετε ότι οι επιλογές σας περιορίζονται στην αποθήκευση του υπολογιστικού φύλλου ως βιβλίο εργασίας και μόνο ως βιβλίο εργασίας.
• Πολλά φύλλα εργασίας. Τώρα που γνωρίζετε ότι τα φύλλα εργασίας εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής ενός βιβλίου εργασίας, η χρήση τους σε πολλά υπολογιστικά φύλλα είναι μια άλλη ιστορία συνολικά. Βασικά, πρέπει να το καταλάβετε με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε πραγματικά να χρησιμοποιήσετε πολλά φύλλα εργασίας, σε αυτήν την περίπτωση υπολογιστικά φύλλα, κάτω από ένα βιβλίο εργασίας για δεδομένα που σχετίζονται με κάθε φύλλο εργασίας στο βιβλίο εργασίας. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι δημιουργείτε ολόκληρες τις οικονομικές προβολές της εταιρείας σας. Ένα στο φύλλο εργασίας, μπορείτε να έχετε τα έξοδα. Το δεύτερο φύλλο εργασίας μπορεί να είναι οι ροές εσόδων. Το τρίτο θα μπορούσε να είναι το κόστος κεφαλαιοποίησης. Το επόμενο φύλλο εργασίας θα μπορούσε να είναι οι συνολικές προβολές που θα χρησιμοποιήσουν τα δεδομένα των τριών πρώτων φύλλων εργασίας, προκειμένου να υπολογίσουν τα στοιχεία σε αυτό το τελικό φύλλο εργασίας. Αυτός είναι ο τρόπος χρήσης πολλών φύλλων εργασίας. Από την άλλη πλευρά, εάν δημιουργείτε πολλά φύλλα εργασίας που δεν σχετίζονται μεταξύ τους, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα ξεχωριστό βιβλίο εργασίας για κάθε φύλλο εργασίας αντί να τα συνδυάζετε όλα σε ένα βιβλίο εργασίας.

  

• Σενάρια. Ξέρετε πώς να χρησιμοποιείτε ήδη πολλά φύλλα εργασίας σε ένα μόνο βιβλίο εργασίας, σωστά; Λοιπόν, ένα άλλο πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι δεν πρέπει ποτέ να δημιουργείτε σενάρια για τα υπολογιστικά φύλλα σας σε ένα μόνο βιβλίο εργασίας. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι δημιουργείτε τις οικονομικές σας προβλέψεις, αλλά θέλετε να συμπεριλάβετε διαφορετικά σενάρια με βάση πιθανές μελλοντικές περιστάσεις, τότε δεν πρέπει να τοποθετήσετε όλα τα σενάρια σε ένα βιβλίο εργασίας. Αντ 'αυτού, διαχωρίστε κάθε σενάριο χρησιμοποιώντας πολλά βιβλία εργασίας. Αυτό θα κάνει την ανάλυση των δεδομένων ευκολότερη και λιγότερο συγκεχυμένη.

Μπορεί ακόμα να μπερδεύεστε. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ξαναδιαβάσετε αυτό το άρθρο και να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το MS Excel. Καθώς περνάτε από τις προτάσεις, θα κατανοήσετε καλύτερα ολόκληρο το άρθρο και τους όρους που αναφέρονται εδώ.