Τα προγράμματα τεχνολογίας και λογισμικού τηλεφωνικών κέντρων βρίσκονται σε συνεχή εξέλιξη καθώς αυξάνεται η ζήτηση για προγράμματα υψηλής απόδοσης και εργαλεία παραγωγικότητας.
Τα προγράμματα τεχνολογίας και λογισμικού τηλεφωνικών κέντρων βρίσκονται σε συνεχή εξέλιξη καθώς αυξάνεται η ζήτηση για προγράμματα υψηλής απόδοσης και εργαλεία παραγωγικότητας. Οι βελτιώσεις και οι καινοτομίες είναι βέβαιο ότι θα συμβούν όπως η εμπειρία του χρήστη και τα σχόλια μπορούν εύκολα να συγκεντρωθούν. Υπάρχουν δύο τύποι εφαρμογών που χρειάζεται ένα τηλεφωνικό κέντρο. Μια φορά είναι το λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου που θα διαχειρίζεται την αλληλεπίδραση του πράκτορα και θα διευκολύνει την επικοινωνία μεταξύ των πελατών. Το άλλο είναι η εφαρμογή πελάτη ή CRM, η οποία επικεντρώνεται στη συλλογή πληροφοριών και τη δυνατότητα απόκρισης σε συγκεντρωμένες πληροφορίες από πελάτες. Οι δύο εφαρμογές συνεργάζονται για μια πιο αποτελεσματική επιχειρηματική διαδικασία.
Ακολουθούν τα βήματα και οι συμβουλές για να βασίσετε την απόφασή σας για να βρείτε το σωστό λογισμικό για ένα τηλεφωνικό κέντρο.
Λήψη ενημερωμένων αποφάσεων
Συγκεντρώστε όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες που θα είναι ο οδηγός σας στη λήψη ενημερωτικών αποφάσεων για την αναβάθμιση του τρέχοντος συστήματός σας για μελλοντικό σχεδιασμό. Λάβετε πληροφορίες από πράκτορες που θα είναι κυρίως ο τελικός χρήστης του λογισμικού.
Καταγράψτε τις δυνατότητες που χρειάζεστε από το λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου που σκοπεύετε να αγοράσετε. Εδώ είναι μερικά που μπορεί να σας βοηθήσουν:
Ευκολία χρήσης - δείτε μια δοκιμαστική εκτέλεση του λογισμικού και ζητήστε από τους αντιπροσώπους σας να το αξιολογήσουν. Το λογισμικό πρέπει να είναι φιλικό προς το χρήστη και εύκολο στην πλοήγηση, οι καρτέλες και τα στοιχεία ελέγχου είναι εύκολα κατανοητά.
Ώρα για εγκατάσταση και ενσωμάτωση - Ελέγξτε με τον προμηθευτή πόσο χρόνο θα χρειαστεί για την εγκατάσταση και ενσωμάτωση του λογισμικού στο σύστημά σας.
Ευελιξία - ελέγξτε πώς το λογισμικό μπορεί να ταιριάζει και να συμπληρώνει το τρέχον σύστημά σας.
Διαχείριση και συντήρηση - το λογισμικό πρέπει να επιτρέπει στον διαχειριστή σας ή σε άτομα IT να το διαμορφώνουν εύκολα στις ανάγκες σας χωρίς να απαιτείται υπηρεσία
Πρόσθετη δημιουργία αναφορών - υπάρχουν ενσωματωμένες αναφορές που δημιουργούν λειτουργίες που περιλαμβάνονται στο λογισμικό τηλεφωνικού κέντρου. Ωστόσο, ενδέχεται να χρειαστείτε κάποιους άλλους τύπους αναφορών εκτός από την τυπική ανάλυση απόδοσης σε πραγματικό χρόνο και τις περιοδικές συνολικές αναφορές. Το λογισμικό πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτο ώστε να διαμορφώνεται ώστε να δημιουργεί άλλους τύπους αναφορών που μπορεί να χρειαστείτε και να είναι μοναδικός για την εταιρεία σας.
Προηγμένη αυτόματη διανομή κλήσεων
Προηγμένη αυτόματη διανομή κλήσεων - Η αυτόματη διανομή κλήσεων είναι ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά ενός λογισμικού τηλεφωνικού κέντρου, αλλά αναζητήστε ένα λογισμικό με προηγμένη δυνατότητα ACD όπως η δρομολόγηση υπό όρους, όπου το πρόγραμμα μπορεί να δρομολογήσει αυτόματα κλήσεις σε άλλη ομάδα, εάν η ομάδα που χειρίζεται συνήθως τέτοιους τύπους της κλήσης δεν είναι ακόμη διαθέσιμη, οπότε ο χρόνος αναμονής και η περίοδος αναμονής συντομεύονται. Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε μια εφαρμογή λογισμικού που μπορεί να διαμορφωθεί έτσι ώστε να μπορείτε να εισάγετε τα πλεονεκτήματα των πρακτόρων σας και να τη χρησιμοποιείτε για δρομολόγηση κλήσεων βάσει δεξιοτήτων
Ακολουθούν τα βήματα και οι συμβουλές για να βασίσετε την απόφασή σας για να βρείτε το σωστό λογισμικό για ένα τηλεφωνικό κέντρο.
Διαδραστική φωνητική απόκριση - όταν έχει σχεδιαστεί σωστά, η διαδραστική φωνητική απόκριση μπορεί να μειώσει την επιβάρυνση των αντιπροσώπων σας παρέχοντας άμεση εξυπηρέτηση στους πελάτες σας. Η νέα διαδραστική ικανότητα φωνητικής απόκρισης μπορεί να συλλέξει βασικές πληροφορίες πελάτη ενώ περιμένει ακόμα έναν ζωντανό πράκτορα. Μερικοί έχουν δυνατότητες μετατροπής κειμένου σε ομιλία όπου ένας πράκτορας μπορεί να ενημερώσει τα μηνύματα καλωσορίσματος πληκτρολογώντας απλά ένα νέο μήνυμα. Βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό που λαμβάνετε έχει αυτήν την ικανότητα.
Βάσει εξερχόμενων κλήσεων
Ανάμειξη κλήσεων - αυτή είναι μια λειτουργία αυξημένης παραγωγικότητας που επιτρέπει στους πράκτορες να κάνουν εναλλαγή μεταξύ εισερχόμενων και εξερχόμενων κλήσεων με βάση τον όγκο των κλήσεων που λαμβάνονται.
Δυνατότητα χειρισμού πολυμέσων - Σχεδιάστε το μέλλον με τη νέα εφαρμογή που αγοράζετε. Το λογισμικό πρέπει να είναι σε θέση να χειρίζεται ερωτήσεις μέσω διαδικτύου, φαξ, συνομιλίας και email. Αυτό θα ελαχιστοποιήσει τον χρόνο αδράνειας των αντιπροσώπων σας, καθώς θα μπορούν να απαντήσουν σε άλλες μορφές ερωτήσεων.
Απομακρυσμένη πρόσβαση - με τις καθολικές τοποθεσίες άλλων παραγόντων, η απομακρυσμένη πρόσβαση πρέπει να συμπεριλαμβάνεται στο σύστημά σας. Εάν δεν το χρησιμοποιείτε ακόμη, βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνεται στη λίστα με τα πράγματα που πρέπει να ρωτήσετε τους πωλητές.
Επιλέξτε ανάμεσα σε φιλοξενούμενες ή τοπικές λύσεις. Με μια φιλοξενούμενη λύση, ο προμηθευτής φιλοξενεί το πρόγραμμα για εσάς και τους αντιπροσώπους σας πρόσβαση στο σύστημα μέσω ευρυζωνικής σύνδεσης. Πληρώνετε στον οικοδεσπότη μια κανονική μηνιαία χρέωση. Ο κίνδυνος εδώ είναι όταν η ευρυζωνική σύνδεση είναι εκτός λειτουργίας. Από την άλλη πλευρά, μια τοπική λύση θα απαιτήσει να αγοράσετε το πρόγραμμα και να το εγκαταστήσετε στο σύστημά σας. Έχετε περισσότερο έλεγχο για το σύστημα, αλλά αυτό απαιτεί μια τεράστια αρχική δαπάνη κεφαλαίου.
