Πώς να βρείτε λογισμικό για τη δημιουργία γραφείου χωρίς χαρτί;
Αύγουστος Διαμαντόπουλος
• 3 λεπτά ανάγνωση
Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων κάνει κάτι περισσότερο από τη λήψη μιας εικόνας ενός έντυπου εγγράφου και το αποθηκεύει ως ηλεκτρονικό αρχείο.
Υπάρχουν αμέτρητες λύσεις λογισμικού που διατίθενται σήμερα στην αγορά για τη δημιουργία γραφείου χωρίς χαρτί. Τώρα, λάβετε υπόψη το γεγονός ότι υπάρχουν πολλά έντυπα έγγραφα σε ένα γραφείο, και αυτά αρχειοθετούνται και χρησιμοποιούνται και με διαφορετικούς τρόπους. Οι λύσεις λογισμικού γραφείου χωρίς χαρτί στην αγορά σήμερα μπορούν να ταξινομηθούν στις διάφορες λειτουργίες που εκτελούν. Εδώ είναι μόνο μερικά από αυτά:
Απεικόνιση εγγράφων.Το λογισμικό απεικόνισης εγγράφων βασικά παίρνει μια εικόνα ενός εγγράφου για αποθήκευση ως ηλεκτρονικό αρχείο. Μπορεί να πιστεύετε ότι μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας μόνο έναν σαρωτή και αρχειοθετώντας τα ηλεκτρονικά σας έγγραφα σύμφωνα με το δικό σας στυλ. Ωστόσο, το λογισμικό απεικόνισης εγγράφων κάνει πολύ περισσότερα από αυτό. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα συχνά χρειάζονται πρόσβαση από διαφορετικά μέλη του προσωπικού. Το λογισμικό απεικόνισης εγγράφων παρέχει ευκολότερη πρόσβαση στα άλλα μέλη του οργανισμού. Κάποιο λογισμικό, στην πραγματικότητα, βασίζεται σε πρόγραμμα περιήγησης, που σημαίνει ότι τα ηλεκτρονικά έγγραφα μεταφορτώνονται στο Διαδίκτυο. Επομένως, τα μέλη του προσωπικού στα οποία επιτρέπεται η πρόσβαση στο αρχείο μπορούν να προβάλλουν το ηλεκτρονικό έγγραφο οπουδήποτε εφόσον έχουν σύνδεση στο Διαδίκτυο.
Διαχείρηση αρχείων. Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων κάνει κάτι περισσότερο από τη λήψη μιας εικόνας ενός έντυπου εγγράφου και το αποθηκεύει ως ηλεκτρονικό αρχείο. Τα αποθηκευμένα ηλεκτρονικά έγγραφα θα υπάρχουν όσο η εταιρεία λειτουργεί και λειτουργεί. Χωρίς λογισμικό διαχείρισης εγγράφων, η σωστή αρχειοθέτηση και η ευρετηρίαση αυτών των αρχείων θα είναι αδύνατη. Αυτό θα σημαίνει μόνο μεγάλες απώλειες που αποδίδονται στον χρόνο και την ενέργεια που δαπανάται για τον εντοπισμό ηλεκτρονικών εγγράφων. Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων απαντά σε αυτά τα προβλήματα.
Φαξ χωρίς χαρτί. Να θυμάστε ότι οι συσκευές φαξ παράγουν επίσης χαρτί που συχνά καταλήγει στον κάδο απορριμμάτων. Το λογισμικό fax χωρίς χαρτί διαχειρίζεται τα εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα φαξ. Το λογισμικό συγχρονίζει τη συσκευή φαξ γραφείου με έναν εκχωρημένο υπολογιστή ή διακομιστή. Τα εισερχόμενα μηνύματα λαμβάνονται ηλεκτρονικά, όπως και η λήψη email. Στη συνέχεια θα εξαρτηθεί από τον παραλήπτη εάν υπάρχει ανάγκη εκτύπωσης του μηνύματος ή καθόλου.
OCR σημαίνει οπτική αναγνώριση χαρακτήρων
Το λογισμικό απεικόνισης εγγράφων βασικά παίρνει μια εικόνα ενός εγγράφου για αποθήκευση ως ηλεκτρονικό αρχείο.
Για τις μικρότερες επιχειρήσεις, το έργο της δημιουργίας ενός γραφείου χωρίς χαρτί μπορεί να περιλαμβάνει απλώς το λογισμικό για τη σάρωση του εγγράφου και τη μετατροπή του σε ένα αρχείο που μπορεί να διαβαστεί και να επεξεργαστεί κατόπιν αιτήματος. Το λογισμικό σάρωσης συνήθως συγκεντρώνεται όταν αγοράζετε έναν σαρωτή. Απαιτείται επίσης το λογισμικό OCR για τη μετατροπή των σαρωμένων εγγράφων σας. OCR σημαίνει Αναγνώριση Οπτικών Χαρακτήρων. Το λογισμικό OCR μετατρέπει ένα αρχείο εικόνας σε επεξεργάσιμο από υπολογιστή κείμενο. Τα περισσότερα λογισμικά OCR μετατρέπουν αρχεία εικόνας σε φιλικές προς το χρήστη μορφές όπως το Microsoft Word και PDF. Ανεβάστε αυτά τα ηλεκτρονικά έγγραφα στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή του γραφείου σας για αποθήκευση και διαχείριση. Κάνε το σημείο να έχεις αντίγραφα ασφαλείας αρχείων σε περίπτωση που ο υπολογιστής σου καταρρεύσει. Μπορείτε επίσης να τα ανεβάσετε στο διαδίκτυο.
Ένα γραφείο χωρίς χαρτί θεωρείται ως το γραφείο του μέλλοντος. Οι περιβαλλοντολόγοι το υποστηρίζουν επειδή η μείωση της χρήσης χαρτιού σημαίνει εξοικονόμηση περισσότερων δέντρων. Οι ιδιοκτήτες εταιρειών αγοράζουν την ιδέα γιατί τελικά θα μειώσουν το λειτουργικό κόστος. Με την έλευση της νέας τεχνολογίας, η επίτευξη γραφείου χωρίς χαρτί δεν είναι πια ένα όνειρο.
