Οι ειδικοί έχουν δηλώσει εδώ και πολύ καιρό την επικείμενη άφιξη του γραφείου χωρίς χαρτί, ειδικά δεδομένης της πρόσφατης τεχνολογικής προόδου των τελευταίων δεκαετιών, συμπεριλαμβανομένου του Διαδικτύου. Ωστόσο, ως κοινωνία εκτυπώνουμε, χρησιμοποιούμε και σπαταλάμε χαρτί περισσότερο από ποτέ, ειδικά σε εταιρικά περιβάλλοντα. Σε μια προσπάθεια να μειωθεί το κόστος που σχετίζεται με το χαρτί και να εφαρμοστούν φιλικές προς το περιβάλλον πρακτικές, εταιρείες σε ολόκληρη τη χώρα έχουν προσπαθήσει να κάνουν τα γραφεία τους χωρίς χαρτιά. Μάθετε αποτελεσματικούς και αποδοτικούς τρόπους για να μειώσετε δραστικά τον όγκο των εγγράφων στο γραφείο σας και να επιτύχετε το γραφείο χωρίς χαρτί.
- Λογισμικό διαχείρισης εγγράφων - Παρόλο που ενδέχεται να υπάρχουν ορισμένα έγγραφα και αρχεία που δεν μπορούν να διατηρηθούν σε ψηφιακή μορφή (π.χ. αρχεία υπαλλήλων κ.λπ.), το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων μπορεί να μειώσει σημαντικά τον όγκο των εγγράφων που δημιουργούνται και διαχειρίζονται στο γραφείο. Επιπλέον, ένα σύστημα γραφείου χωρίς χαρτί μπορεί επίσης να ελαχιστοποιήσει τα τυπικά έξοδα που σχετίζονται με έντυπα αντίγραφα, όπως αναλώσιμα εκτύπωσης και κόστος αποθήκευσης.
- Σκεφτείτε πριν εκτυπώσετε - Ένα αληθινό γραφείο χωρίς χαρτί μπορεί πραγματικά να επιτευχθεί μόνο εάν όλοι στο γραφείο είναι επιβάτες. Σε συνδυασμό με το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων, ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους να σκέφτονται πριν εκτυπώσουν. Εάν έχουν ηλεκτρονικό αντίγραφο ενός εγγράφου, χρειάζονται και ένα έντυπο; Μπορούν να διανεμηθούν πρακτικά, ανακοινώσεις και σημειώματα της εταιρείας μέσω email; Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους να εκτυπώνουν μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητο και να προωθούν έγγραφα διπλής όψης.
- Χρησιμοποιήστε προεπισκόπηση εκτύπωσης - Ο μέσος γραφείο παράγει χιλιάδες από περιττές εκτυπώσεις σε ετήσια βάση απλά επειδή οι εργαζόμενοι δεν προεπισκόπηση αυτό που εκτυπώνετε. Ορίστε την επιλογή "προεπισκόπηση εκτύπωσης" για να δείτε ακριβώς πώς θα εκτυπωθεί το έγγραφο.
- Αρχεία PDF - Το PDF, το οποίο αναφέρεται σε φορητή μορφή εγγράφου, είναι απλώς ένας τρόπος με τον οποίο μπορείτε να στέλνετε ηλεκτρονικά μορφοποιημένα έγγραφα και ο παραλήπτης μπορεί να τα ανοίξει και να τα δει στον υπολογιστή του.
- Προσφορά τιμολόγησης χωρίς χαρτί - Εάν στέλνετε τακτικά τιμολόγια σε πελάτες, δώστε τους την επιλογή τιμολόγησης χωρίς χαρτί. Μπορείτε είτε να τους στείλετε τιμολόγια PDF μέσω email ή, εάν είναι δυνατόν, να προσφέρετε online χρέωση.
- Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ηλεκτρονικών αντιγράφων - Οι εργαζόμενοι συχνά εκτυπώνουν ένα αντίγραφο ενός ηλεκτρονικού εγγράφου ως εφεδρική μέθοδο σε περίπτωση που το ηλεκτρονικό αντίγραφο διαγραφεί ή καταστραφεί. Χρησιμοποιήστε μια διαδικτυακή λύση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων για να διασφαλίσετε ότι τα ηλεκτρονικά έγγραφα μπορούν να ανακτηθούν γρήγορα εάν είχαν διαγραφεί, καταστραφεί ή καταστραφεί.
