Πώς να γράψετε μια περιγραφή εργασίας που να λειτουργεί για τους υπαλλήλους σας;

Σε μια μεγάλη εταιρεία, οι εργαζόμενοι συχνά βασίζονται στις περιγραφές της δουλειάς τους για να καθορίσουν τι είναι υπεύθυνοι και τι είναι εκτός της περιοχής της εργασίας. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα σε συνενωμένα περιβάλλοντα, στα οποία ακόμη και μικρές παραβιάσεις ενδέχεται να προκαλέσουν προβλήματα μεταξύ της διοίκησης και των εργαζομένων. Μερικές φορές, ασαφείς και ασαφείς περιγραφές εργασίας έχουν ως αποτέλεσμα οι εργαζόμενοι, οι διευθυντές και τα τμήματα να αντιμετωπίζουν προβλήματα στο συντονισμό μεταξύ τους. Οι ασαφείς περιγραφές θέσεων εργασίας μπορεί επίσης να οδηγήσουν σε κάποιες υπερβολικές πληρωμές, ενώ άλλες πληρώνουν χαμηλά. Επομένως, οι περιγραφές θέσεων εργασίας πρέπει να είναι σαφείς.

Η σύνταξη περιγραφών θέσεων εργασίας θεωρείται συνήθως πρωταρχικά δουλειά των διαχειριστών Ανθρώπινου Δυναμικού, αλλά στην πραγματικότητα απαιτεί τη συνεργασία ολόκληρης της εταιρείας ή τουλάχιστον τη συνεργασία όλων των επικεφαλής των διαφόρων τμημάτων.

Περιγραφές εργασίας

Γιατί πρέπει να έχουμε περιγραφές θέσεων εργασίας;

• Βοηθούν τους υπαλλήλους να γνωρίζουν τις εργασιακές τους ευθύνες.
• Είναι ένας τρόπος να διευκρινιστεί τι είδους εκπαίδευση χρειάζεται ένας υπάλληλος για να εκπληρώσει τη δουλειά.
• Κάνουν την πρόσληψη ατόμων για να ταιριάζουν ευκολότερα στη δουλειά.
• Διευκολύνουν τους διευθυντές να αξιολογήσουν την απόδοση του υπαλλήλου.

Πώς μοιάζει μια σωστή περιγραφή εργασίας;

• Συνοπτικά και σαφώς επικοινωνεί ποιες εργασίες και ευθύνες συνεπάγεται η εργασία.
• Παρέχει τα βασικά προσόντα για τη δουλειά.
• Δείχνει τι αναμένεται από το άτομο που συμπληρώνει τη δουλειά.

Ποια είναι τα βασικά μέρη μιας περιγραφής εργασίας;

1. Τίτλος εργασίας. Αυτό είναι ένα σύντομο όνομα που περιγράφει τα κύρια καθήκοντα ενός ατόμου που συμπληρώνει τη θέση.
2. Περίληψη εργασίας. Αυτή είναι μια σύντομη περιγραφή του τι αφορά τη δουλειά. Αυτό περιλαμβάνει τα ακόλουθα:
   1. Τίτλος εργασίας
   2. Επόπτης
   3. Τμήμα
3. Περιοχή βασικών αποτελεσμάτων. Αυτό περιγράφει τα καθήκοντα και τις ευθύνες ενός ατόμου που απασχολείται με αυτήν την περιγραφή εργασίας.
4. Προδιαγραφές εργασίας. Αυτές είναι οι ελάχιστες απαιτήσεις για την εργασία.

Προσαρμόστε τις περιγραφές εργασίας

Ακολουθούν τα βασικά βήματα για τον τρόπο προσαρμογής των περιγραφών εργασίας στους υπαλλήλους σας. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού σας αναθεωρεί τις περιγραφές της εργασίας του.

1. Παρατηρήστε τον υπάλληλο του οποίου θα περιγραφεί η περιγραφή της εργασίας. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω βιντεοταινιών ή ταινιών του υπαλλήλου καθώς κάνει τη δουλειά του ή μέσω επιτόπιας παρατήρησης.
2. Συντάξτε ένα ερωτηματολόγιο. Πρέπει να είναι προσεκτικά προετοιμασμένο έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να ακολουθούν εύκολα τις οδηγίες και να απαντούν σωστά στις ερωτήσεις.
3. Στείλτε το ερωτηματολόγιο στον υπάλληλο που παρατηρείται. Αυτή θα είναι η βάση για τις ερωτήσεις στη συνέντευξη.
4. Συνέντευξη του υπαλλήλου που παρατηρείται μαζί με τον άμεσο επόπτη του. Εξασφαλίστε τυχόν ερωτήσεις ή ασαφή στοιχεία στο ερωτηματολόγιο.
5. Συντάξτε το αρχικό αντίγραφο της περιγραφής εργασίας και συζητήστε το με τον υπάλληλο και τον επόπτη. Επεξεργαστείτε επιτόπου εάν χρειάζεται.
6. Στείλτε το τελικό αντίγραφο στον διαχειριστή για τελική έγκριση. Εάν υπάρχουν πρόσθετες τροποποιήσεις που πρέπει να γίνουν, θα πρέπει επίσης να εμφανίζεται στον υπάλληλο.
7. Τοποθετήστε την εγκεκριμένη περιγραφή εργασίας σε ένα αρχείο όπου είναι προσβάσιμο σε οποιονδήποτε μπορεί να τη χρειαστεί. Είναι καλύτερο εάν το αρχείο διατηρείται σε ασφαλές μέρος, προσβάσιμο μόνο από τον διαχειριστή ανθρώπινου δυναμικού ή το προσωπικό του.
8. Ελέγχετε και ενημερώνετε το αρχείο ετησίως. Μπορεί να υπάρχουν περιπτώσεις όπου κάποια μέρη της εργασίας ή η ίδια η εργασία ενδέχεται να έχουν αλλάξει εντός του έτους.

Αυτή θα είναι μια μακρά διαδικασία όπου ο δημιουργός περιγραφής εργασίας θα πάει και μετά. Ωστόσο, τα οφέλη υπερτερούν κατά πολύ του κόστους, διότι με αυτόν τον τρόπο θα μπορείτε να χρησιμοποιείτε κάθε εργαζόμενο πιο αποτελεσματικά. Οι υπάλληλοί σας μπορούν επίσης να είναι πιο παραγωγικοί, αφού είναι σε θέση να εργαστούν σε ένα περιβάλλον που απαιτεί τις καλύτερες δεξιότητες και ικανότητες.