Πώς να αναπτύξετε ένα σχέδιο διαχείρισης εγγράφων;

Όλες οι επιχειρήσεις έχουν έγγραφα, είτε ηλεκτρονικά είτε σε χαρτί. Αυτά τα έγγραφα θεωρούνται επίσης περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας. Από αυτά τα έγγραφα, οι εκθέσεις γίνονται και αναλύονται και θα επηρεάσουν σημαντικές επιχειρηματικές αποφάσεις. Δεδομένου ότι υπάρχουν δύο τύποι εγγράφων προς διαχείριση, πρέπει να αναπτυχθεί ένα σχέδιο διαχείρισης εγγράφων για την αποτελεσματική τους οργάνωση.

Το σχέδιο διαχείρισης εγγράφων περιλαμβάνει βασικά

Η ανάπτυξη ενός σχεδίου διαχείρισης εγγράφων περιλαμβάνει βασικά τα ακόλουθα βήματα:

1. Επιβολή προτύπων στη δημιουργία εγγράφων. Οι επιχειρήσεις έχουν διαφορετικά έγγραφα που συνεχίζουν να συσσωρεύονται κάθε εργάσιμη ημέρα. Παραδείγματα αυτών είναι τιμολόγια πωλήσεων, ειδοποιήσεις πληρωμής, αποδείξεις, ισολογισμοί, υπολογιστικά φύλλα και αναφορές πωλήσεων. Για να είναι εξαιρετικά οργανωμένα αυτά τα έγγραφα, θα πρέπει να υπάρχει μια υπάρχουσα μορφή ή πρότυπο για τη δημιουργία τους. Αποφασίστε σχετικά με τη μορφή ή το πρότυπο που θα χρησιμοποιηθεί σε κάθε έγγραφο. Δημιουργήστε μια τυπική διαδικασία για την κοινή χρήση ή τον έλεγχο των εγγράφων. Τέλος, βεβαιωθείτε ότι όλοι όσοι ασχολούνται με την παραγωγή επιχειρηματικών εγγράφων είναι προσανατολισμένοι στα πρότυπα που έχετε επιβάλει.
2. Αποφασίστε για τη διαδικασία αποθήκευσης εγγράφων. Τα έντυπα έγγραφα έχουν περισσότερες πιθανότητες βλάβης και θα ήταν καλύτερο να κάνετε σάρωση εγγράφων και απεικόνιση εγγράφων να έχετε επίσης ηλεκτρονικό αντίγραφο αυτών των εγγράφων. Τώρα που έχετε επίσης ηλεκτρονικά αντίγραφα των εγγράφων σας, μπορείτε να αποφασίσετε σχετικά με τη φυσική πτυχή της αποθήκευσης εγγράφων. Τα έντυπα έγγραφα μπορούν να αποθηκευτούν σε ντουλάπια αρχειοθέτησης, ενώ ηλεκτρονικά έγγραφα μπορούν να αποθηκευτούν σε υπολογιστή ή σε διακομιστή υπολογιστή. Είτε έτσι είτε αλλιώς, αυτό που είναι σημαντικό είναι ότι έχετε έναν προκαθορισμένο τρόπο αποτελεσματικής κατάθεσης και ανάκτησης των εγγράφων σας. Πολλά χρήματα και ευκαιρίες θα χαθούν όταν τα απαραίτητα έγγραφα είναι δύσκολο να βρεθούν. Στη συνέχεια, αποφασίστε για μια διαδικασία για το πώς θα αρχειοθετήσετε τα έγγραφα της επιχείρησής σας. Για παράδειγμα, στο τέλος του έτους, μπορείτε να συγκεντρώσετε όλα τα είδη εγγράφων σε έναν μόνο μεγάλο φάκελο ή ένα συνδετικό υλικό και να το επισημάνετε με το έτος δημιουργίας του. Για ηλεκτρονικά έγγραφα, μπορείτε απλώς να δημιουργήσετε ένα φάκελο στον υπολογιστή σας με την ένδειξη του έτους και να μετακινήσετε όλα τα ηλεκτρονικά έγγραφα εκεί κατηγοριοποιημένα ανά τύπο.
3. Δημιουργήστε ένα σύστημα ανάκτησης αρχείων. Για άλλη μια φορά, γνωρίζετε ότι ο χρόνος και τα χρήματα μπορεί να χαθούν όταν το προσωπικό δυσκολεύεται να ανακτήσει ένα αρχείο. Ένα καλό σύστημα ανάκτησης εγγράφων θα επιτευχθεί εάν η διαδικασία αποθήκευσης εγγράφων που έχετε αναπτύξει είναι αποτελεσματική. Ένας άλλος τρόπος για την αποφυγή προβλημάτων στην ανάκτηση εγγράφων είναι να δημιουργήσετε μια λίστα θέσεων αρχείων. Αυτή είναι μια λίστα που εκτυπώνεται και δημοσιεύεται σε κάθε σταθμό εργασίας της εταιρείας. Καθορίστε τόσο τη μονάδα δίσκου όσο και το φάκελο στον υπολογιστή ή στον πίνακα αρχειοθέτησης όπου μπορεί να βρεθεί ένα συγκεκριμένο έγγραφο.
4. Σκεφτείτε τρόπους για να διατηρήσετε τα έγγραφά σας ασφαλή. Αυτό θα σήμαινε εγκατάσταση συστημάτων ασφαλείας στην επιχείρησή σας και διασφάλιση όλων των πιθανών σημείων εισόδου. Ορίστε ένα πρόγραμμα για την περιοδική δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων και ορίστε μια μονάδα δίσκου όπου θα αποθηκευτούν τα αρχεία αντιγράφων ασφαλείας. Μην αποθηκεύετε τα εφεδρικά αρχεία σας στον ίδιο σκληρό δίσκο όπου είναι αποθηκευμένα τα αρχικά ηλεκτρονικά αρχεία.

Η ανάπτυξη ενός προγράμματος διαχείρισης εγγράφων σάς εξοικονομεί την ταλαιπωρία να μην βρείτε το έγγραφο που χρειάζεστε όταν το χρειάζεστε.