Λάβετε υπόψη ότι κατά την επιλογή φακέλων αρχειοθέτησης με διαφορετικά χρώματα, τα χρώματα πρέπει να χρησιμοποιούνται για τη βελτιστοποίηση του τρόπου οργάνωσης των επιχειρησιακών εγγράφων.
Τα επιχειρηματικά έγγραφα είναι μερικά από τα πιο κρίσιμα κομμάτια χαρτιού που θα συναντήσετε ποτέ, και ακόμη και για μια μικρή επιχείρηση, ο αριθμός των επιχειρηματικών εγγράφων μπορεί να συσσωρευτεί. Επειδή δεν μπορείτε απλά να τα πετάξετε, εδώ είναι μερικοί από τους καλύτερους τρόπους για να διατηρήσετε την ακαταστασία και να οργανώσετε τα έγγραφα της επιχείρησής σας.
Δηλώσεις φόρου εισοδήματος
Φάκελοι αρχείων. Ένα από τα πιο σημαντικά εργαλεία που θα χρησιμοποιήσετε είναι ο φάκελος αρχείων, εάν σκοπεύετε να οργανώσετε τα επαγγελματικά έγγραφα χρησιμοποιώντας το κλασικό ντουλάπι αρχειοθέτησης. Οι φάκελοι αρχείων διατίθενται σε μικρά και μεγάλα μεγέθη, ανάλογα με τον τύπο των εγγράφων που χειρίζεστε. Αυτά μπορούν επίσης να αγοραστούν σε διάφορα χρώματα. Λάβετε υπόψη ότι κατά την επιλογή φακέλων αρχειοθέτησης με διαφορετικά χρώματα, τα χρώματα πρέπει να χρησιμοποιούνται για τη βελτιστοποίηση του τρόπου οργάνωσης των επιχειρησιακών εγγράφων. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λευκούς φακέλους για δηλώσεις φόρου εισοδήματος, μπλε φακέλους για εγγυήσεις κ.λπ.
Κεφαλίδες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει κεφαλίδες για τους διάφορους τύπους εγγράφων. Οι κεφαλίδες ή οι ετικέτες μπορούν να γραφτούν στην καρτέλα στους φακέλους, αν και μπορείτε επίσης να τις γράψετε στο μπροστινό μέρος του φακέλου. Οι καρτέλες στους φακέλους, ωστόσο, είναι μερικά από τα καλύτερα μέρη για να γράψετε την κεφαλίδα, καθώς αυτό θα σας επιτρέψει να φτάσετε εύκολα στην κεφαλίδα χωρίς να χρειάζεται να τραβήξετε ολόκληρο το φάκελο.
Μόλις μετατραπούν σε αρχεία PDF, μπορείτε στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε εργαλεία ανάλυσης κειμένου για να σαρώσετε το κείμενο στα αρχεία PDF.
Δημιουργία αντιγράφων. Ορισμένα έγγραφα, ωστόσο, μπορούν να αποθηκευτούν ψηφιακά. Εάν έχετε ορισμένα επιχειρηματικά έγγραφα που μπορείτε να ψηφιοποιήσετε, κάντε το. Αυτό θα σας εμποδίσει να συγκεντρώσετε πάρα πολλά επιχειρηματικά έγγραφα. Για να το κάνετε αυτό, θα χρειαστείτε έναν σαρωτή. Συνδέστε το σαρωτή στον υπολογιστή και χρησιμοποιήστε το για να δημιουργήσετε σαρώσεις του εγγράφου σας. Συνήθως, τα σαρωμένα έγγραφα αποθηκεύονται ως αρχεία εικόνας, όπως JPEG.
Μετατροπή των αρχείων εικόνας. Μπορείτε, ωστόσο, να μετατρέψετε τα αρχεία εικόνας σε PDF εκτυπώνοντας αυτά χρησιμοποιώντας το Adobe Printer, το οποίο θα μετατρέψει τα αρχεία σε αρχεία PDF. Μόλις μετατραπούν σε αρχεία PDF, μπορείτε στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε εργαλεία ανάλυσης κειμένου για να σαρώσετε το κείμενο στα αρχεία PDF. Αυτό θα σας επιτρέψει να αντιγράψετε και να επικολλήσετε γρήγορα το κείμενο από το PDF σε ένα έγγραφο λέξης, έτσι ώστε να μην χρειάζεται πλέον να πληκτρολογείτε ξανά ολόκληρο το κείμενο.
Δωρεάν προγράμματα κρυπτογράφησης αρχείων
Οργάνωση. Ακριβώς όπως οργανώνετε τα έντυπα έγγραφα της επιχείρησής σας στο ντουλάπι αρχειοθέτησης, θα πρέπει επίσης να οργανώσετε το αντίγραφο της ταυτότητας σε φακέλους. Εάν θέλετε πρόσθετη προστασία, ειδικά εάν αντιμετωπίζετε ευαίσθητες πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία ή την επιχείρησή σας, θα πρέπει επίσης να κρυπτογραφήσετε τα αρχεία. Ένα από τα δωρεάν προγράμματα κρυπτογράφησης αρχείων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι το True Crypt, το οποίο παρέχει ένα καλό επίπεδο προστασίας δωρεάν.
Τέλος, μπορείτε επίσης να θεωρήσετε αντίγραφαCD ή DVD των σημαντικών αρχείων και εγγράφων, ως αντίγραφα ασφαλείας. Λάβετε υπόψη, ωστόσο, ότι τα DVD πρέπει να αποθηκεύονται μακριά από το φως του ήλιου και μακριά από όξινα περιβάλλοντα που μπορούν να καταστρέψουν το δίσκο. Με αυτά τα βήματα κατά νου, θα πρέπει να μπορείτε να οργανώσετε τα έγγραφα της επιχείρησής σας και να τα διατηρήσετε προσβάσιμα και ασφαλή.
