Ωστόσο, για να ολοκληρωθεί η πώληση οποιουδήποτε προϊόντος, πρέπει να δοθεί στον πελάτη τιμολόγιο πώλησης.
Οι επιχειρήσεις είναι πάντα επικεντρωμένες στο να γίνουν κερδοφόρες. Για να γίνει αυτό, η αύξηση των εσόδων είναι το όνομα του παιχνιδιού. Και, φυσικά, τα έσοδα μπορούν να επιτευχθούν μόνο μέσω πωλήσεων. Ωστόσο, για να ολοκληρωθεί η πώληση οποιουδήποτε προϊόντος, πρέπει να δοθεί στον πελάτη τιμολόγιο πώλησης. Χρησιμεύει ως λογαριασμός για τον πελάτη, ο οποίος θα τον ενημερώσει για τα προϊόντα που σκοπεύει να αγοράσει, την ποσότητα και τα σχετικά έξοδα. Από το τιμολόγιο πωλήσεων, ο πελάτης θα μπορεί να εξετάσει τι αγοράζει, πόσες μονάδες αγοράζει, την τιμή ανά μονάδα, την τιμή της παρτίδας, τους φόρους που σχετίζονται με την αγορά και το συνολικό κόστος που θα έχει να διευθετήσει για να πάρει τελικά τα προϊόντα που έχει παραγγείλει και να πάρει την επίσημη απόδειξη που κλείνει τη συναλλαγή.
Προετοιμάστε χειροκίνητα τιμολόγια
Ενώ είναι εντάξει να προετοιμάσετε ένα χειρόγραφο τιμολόγιο πωλήσεων, θα ήταν καλύτερα να το κάνετε ψηφιακά.
Κανονικά, οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν προσαρμοσμένο λογισμικό για την προετοιμασία, τη σύνταξη και την εκτύπωση τιμολογίων. Το λογισμικό συνδέεται συχνά με ένα σύστημα απογραφής. Ωστόσο, ορισμένες επιχειρήσεις, εκείνες που εξακολουθούν να βρίσκονται στα σκοτεινά χρόνια, προτιμούν να ετοιμάζουν χειροκίνητα τιμολόγια πώλησης. Εάν αυτό ισχύει για την επιχείρησή σας, τότε σίγουρα θα θέλετε έναν οδηγό που μπορείτε να ακολουθήσετε για να δημιουργήσετε το δικό σας τιμολόγιο πωλήσεων. Εδώ είναι αυτός ο απλός οδηγός.
Δημιουργήστε το επιστολόχαρτο. Ενώ είναι εντάξει να προετοιμάσετε ένα χειρόγραφο τιμολόγιο πωλήσεων, θα ήταν καλύτερα να το κάνετε ψηφιακά. Χρησιμοποιήστε ένα κανονικό πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου όπως το MS Office. Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο και χρησιμοποιήστε τις δύο πρώτες γραμμές στο πάνω μέρος της σελίδας σας για να δημιουργήσετε την κεφαλίδα σας. Το λογότυπο της εταιρείας και το όνομα ανεβαίνουν στην κορυφή σε μια ευγενική γραμματοσειρά. Εάν διαθέτετε μια έκδοση a.jpg του λογότυπου και του ονόματος, μπορείτε να το εισαγάγετε στο έγγραφο. Παρακάτω, εισαγάγετε τα στοιχεία της εταιρείας σας, ιδίως τη διεύθυνση της επιχείρησης και τα στοιχεία επικοινωνίας.
Αναφέρετε τον αριθμό τιμολογίου. Για να διαφοροποιήσετε ένα τιμολόγιο πωλήσεων από τα άλλα τιμολόγια, θα θελήσετε να αντιστοιχίσετε έναν αριθμό σε κάθε τιμολόγιο που δημιουργείτε. Αυτός ο συγκεκριμένος αριθμός πρέπει να βρίσκεται πάνω δεξιά, κάτω από την κεφαλίδα. Αυτό θα σας επιτρέψει να παρακολουθείτε εύκολα τιμολόγια αργότερα.
Προσθέστε τις λεπτομέρειες του πελάτη. Επιστροφή στην αριστερή πλευρά της σελίδας, αρχίστε να κωδικοποιείτε τις λεπτομέρειες του πελάτη ξεκινώντας από το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τον αριθμό παραγγελίας (εάν είναι απαραίτητο).
Προσθέστε τη συναλλαγή πώλησης. Κάτω από τις λεπτομέρειες του πελάτη, προσθέστε έναν πίνακα με περίπου 4 στήλες. Η πρώτη στήλη θα αφορά το όνομα, τον τύπο και την περιγραφή του προϊόντος που πρόκειται να αγοραστεί. Η δεύτερη στήλη πρέπει να είναι για την τιμή ανά μονάδα αυτού του προϊόντος. Η τρίτη στήλη αφορά την ποσότητα κάθε προϊόντος που αναφέρεται. Και, η τελευταία στήλη αφορά το συνολικό κόστος του προϊόντος που σχετίζεται με την ποσότητα και την τιμή ανά μονάδα. Θα πρέπει επίσης να υπάρχει μια μόνη σειρά παρακάτω που δείχνει τη συνολική χρέωση για τη συναλλαγή, η οποία θα πρέπει να περιλαμβάνει όλους τους φόρους που σχετίζονται με τη συναλλαγή.
Εάν το σύστημα αποθέματός σας απαιτεί κάθε προϊόν να κωδικοποιηθεί, φροντίστε να συμπεριλάβετε και αυτούς τους κωδικούς στη στήλη περιγραφής προϊόντος.
Το τελευταίο μέρος του τιμολογίου πωλήσεων είναι ένα τμήμα για τον πελάτη να τοποθετήσει την υπογραφή του, καθώς και τον εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπο της επιχείρησης να εγκρίνει τη συναλλαγή και να νομιμοποιήσει το τιμολόγιο. Εκτυπώστε και υποβάλετε το τιμολόγιο στον πελάτη και περιμένετε να διευθετήσει τις χρεώσεις. Μόλις ολοκληρώσει την πληρωμή, δώστε του μια απόδειξη μαζί με τα προϊόντα που μόλις αγόρασε. Κρατήστε το τιμολόγιο πωλήσεων για κατάθεση.
