Υπάρχουν περιπτώσεις που τα δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel πρέπει να κοινοποιούνται, έτσι ώστε άλλοι χρήστες να μπορούν να κάνουν τις εισόδους ή τις προτάσεις τους. Μόλις όλα τα δεδομένα από άλλους χρήστες έχουν εισαχθεί στο δικό τους αντίγραφο του βιβλίου εργασίας, τότε όλα συνδυάζονται συνήθως σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Οι οδηγίες που περιγράφονται εδώ περιγράφουν τον τρόπο συγχώνευσης βιβλίων εργασίας στο Excel για υπολογιστές που διαθέτουν λειτουργικό σύστημα Windows XP.
- Αποκτήστε πρόσβαση στο βιβλίο εργασίας που θέλετε να μοιραστείτε. Πρώτα απ 'όλα, προσδιορίστε τα δεδομένα που θέλετε να μοιραστείτε με άλλους χρήστες. Φυσικά, αυτά τα δεδομένα θα έπρεπε να είχαν ήδη αποθηκευτεί στο πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων του Excel.
- Δημιουργήστε αντίγραφα του αρχικού υπολογιστικού φύλλου excel για διανομή. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εργαλεία του αρχικού υπολογιστικού φύλλου Excel. Επιλέξτε την επιλογή Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας για να εμφανιστεί το μικρό αναδυόμενο παράθυρο του ίδιου τίτλου. Κάντε κλικ στην καρτέλα Επεξεργασία και κάντε κλικ στο κενό τετράγωνο πλαίσιο ακριβώς δίπλα στην επιλογή Να επιτρέπονται αλλαγές από περισσότερους από έναν χρήστες ταυτόχρονα. Τώρα, μεταβείτε στην καρτέλα Για προχωρημένους κάνοντας κλικ σε αυτήν μία φορά. Στην ενότητα Παρακολούθηση αλλαγών, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής δίπλα στο στοιχείο Διατήρηση ιστορικού αλλαγών για: και εισαγάγετε τον αριθμό των ημερών που θα επιτρέψετε σε άλλους χρήστες να κάνουν τις καταχωρίσεις τους στα δεδομένα. Κάντε κλικ στο κουμπί OK στο παράθυρο "Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK ξανά για να εμφανιστεί αμέσως μετά την έναρξη ισχύος των αλλαγών. Τώρα, βεβαιωθείτε για τον αριθμό των ατόμων που θα χρειαστούν ένα αντίγραφο του αρχικού υπολογιστικού φύλλου Excel, καθώς σε κάθε άτομο πρέπει να δοθεί το δικό του αντίγραφο πλήρες με ένα μοναδικό όνομα αρχείου. Αυτό γίνεται για να βεβαιωθείτε ότι όλοι οι κάτοχοι του κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας μπορούν να κάνουν τις απαραίτητες αλλαγές στο υπολογιστικό φύλλο και να μπορούν να τις αποθηκεύσουν για να δουν και άλλοι. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο του υπολογιστικού φύλλου Excel και επιλέξτε Αποθήκευση ως για να δημιουργήσετε τον απαραίτητο αριθμό αντιγράφων για διανομή. Και πάλι, κάθε αντίγραφο πρέπει να ονομάζεται μοναδικά.
- Τέλος συγχωνεύστε βιβλία εργασίας στο Excel. Για να το κάνετε αυτό, θα χρειαστεί να αποκτήσετε ξανά πρόσβαση στο αρχικό υπολογιστικό φύλλο Excel. Τώρα, κάντε κλικ στην καρτέλα Εργαλεία για άλλη μια φορά, αλλά επιλέξτε την επιλογή Σύγκριση και συγχώνευση βιβλίων εργασίας αυτή τη φορά. Θα μεταφερθείτε στο παράθυρο με τίτλο Select Files to Merge in Current Workbook. Εντοπίστε το βιβλίο εργασίας που περιέχει τις πρόσθετες εισόδους επισημαίνοντάς το. Αφού τελειώσετε, κάντε κλικ στο OK.
Απλώς επαναλάβετε τις διαδικασίες που περιγράφονται στο βήμα 3 εάν πρόκειται να συγχωνεύσετε περισσότερα από ένα βιβλία εργασίας κάθε φορά.
