Πώς να πραγματοποιήσετε συγχώνευση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι η λειτουργία που επιτρέπει στους χρήστες να συγχωνεύσουν διαφορετικούς τύπους εγγράφων σε ένα μόνο πρότυπο ή έγγραφο. Ο πιο συνηθισμένος τύπος συγχώνευσης αλληλογραφίας μέσω διαδικτύου είναι αυτός που έχει υπολογιστικό φύλλο, όπως το Windows Excel και ένα έγγραφο του Word. Οι πληροφορίες από το φύλλο Excel μπορούν να συγχωνευτούν μαζί με τις πληροφορίες στο Word Document.

Δημοφιλείς επεξεργαστές κειμένου

Μερικοί από τους δημοφιλείς επεξεργαστές κειμένου που έχουν τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι τα Microsoft Word, Lotus Word Pro, Microsoft Works, Pages και Word Perfect. Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι πολύ χρήσιμη, ειδικά για άτομα που εργάζονται σε βάσεις δεδομένων.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας στο διαδίκτυο:

1. Κύριος σκοπός. Ο κύριος σκοπός μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι να διευκολύνει τη δημιουργία πολλαπλών αρχείων με την ίδια μορφή αλλά με διαφορετικά δεδομένα. Η συγχώνευση αλληλογραφίας μπορεί επίσης να δημιουργήσει φακέλους, ετικέτες και άλλα εξατομικευμένα αντικείμενα. Η συγχώνευση αλληλογραφίας έχει συνήθως δύο ή περισσότερα αρχεία. Το πρώτο ονομάζεται κύριο έγγραφο και το δεύτερο είναι η πηγή δεδομένων. Το κύριο έγγραφο είναι οι πληροφορίες που παραμένουν σταθερές και η πηγή δεδομένων είναι οι πληροφορίες που μπορούν να διαφέρουν. Η συγχώνευση αλληλογραφίας οδηγεί σε ένα άλλο έγγραφο που έχει όλα τα δεδομένα του κύριου εγγράφου και την πηγή δεδομένων σε συνδυασμό.
2. Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας. Το πρώτο βήμα που πρέπει να κάνετε είναι να προσδιορίσετε το κύριο έγγραφο της συγχώνευσης αλληλογραφίας σας στο Microsoft Word. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εργαλεία" και επιλέξτε "Συγχώνευση αλληλογραφίας". Στη συνέχεια θα πρέπει να επιλέξετε τον τύπο του κύριου εγγράφου που θέλετε να δημιουργήσετε. Θα έχετε την επιλογή να δημιουργήσετε γράμματα φόρμας, ετικέτες αλληλογραφίας, καταλόγους και φακέλους. Εάν έχετε ήδη ένα κύριο έγγραφο, θα πρέπει να επιλέξετε "Ενεργό παράθυρο" όταν σας ζητηθεί.
3. Πηγή δεδομένων. Κάντε κλικ στο "Λήψη δεδομένων" για να επιλέξετε την πηγή δεδομένων σας. Για την πηγή δεδομένων, έχετε τέσσερις επιλογές. Το πρώτο είναι να δημιουργήσετε μια πηγή δεδομένων, η δεύτερη να ανοίξετε μια πηγή δεδομένων, η τρίτη να χρησιμοποιήσετε το βιβλίο διευθύνσεων ως πηγή δεδομένων και το τέταρτο να είναι επιλογές κεφαλίδας. Μόλις επιλέξετε την πηγή δεδομένων σας, μπορείτε να επιλέξετε " Επεξεργασία κύριου εγγράφου ".
4. Επεξεργασία κειμένου. Κατά την επεξεργασία του κύριου εγγράφου, μπορείτε να προσθέσετε όλα τα πράγματα που θέλετε να εμφανίζονται σε όλες τις εγγραφές. Μπορείτε να προσθέσετε πεδία στο κύριο έγγραφο επιλέγοντας το κουμπί "Εισαγωγή συγχώνευσης πεδίου". Πριν κάνετε τη συγχώνευση των εγγράφων, μπορείτε πρώτα να ελέγξετε αν έχετε κάνει όλες τις απαραίτητες προσαρμογές στο κύριο έγγραφο. Κάντε κλικ στο κουμπί "Προβολή συγχωνευμένων δεδομένων".
5. Συγχώνευση. Όταν είστε ήδη βέβαιοι ότι όλα τα δεδομένα είναι σωστά, μπορείτε να ξεκινήσετε τη συγχώνευση. Έχετε διαφορετικές επιλογές για τη συγχώνευση. Αυτά είναι, συγχώνευση σε νέο έγγραφο, συγχώνευση σε εκτυπωτή, συγχώνευση σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή συγχώνευση σε ηλεκτρονικό φαξ. Για να πραγματοποιήσετε μια ηλεκτρονική συγχώνευση στο e-mail σας, κάντε κλικ στο κουμπί "Ρύθμιση" και επιλέξτε το πεδίο στο οποίο βρίσκεται η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να πληκτρολογήσετε το θέμα του e-mail και να επιλέξετε αν θέλετε να το στείλετε ως συνημμένο ή όχι. Στη συνέχεια, μπορείτε να στείλετε τα δεδομένα σε λογαριασμό αλληλογραφίας.

Αυτά είναι τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας συγχώνευση αλληλογραφίας. Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συγχωνεύσετε διαφορετικούς τύπους πληροφοριών χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογείτε όλα τα πρότυπα ξανά και ξανά.