Το γράφημα του Microsoft Excel διαβάζεται σαν σελίδα ερωτήσεων και απαντήσεων και χρησιμοποιήθηκε συχνά ως γρήγορη αναφορά.
Συχνά σε επιχειρηματικά και προσωπικά έργα, απαιτείται μια λίστα. Στη συνέχεια, απαιτείται μια λεπτομερής λίστα, η οποία γίνεται γράφημα ή πίνακας. Στη συνέχεια, ένας πίνακας γίνεται ένα σύστημα ή πολλές σελίδες διαδραστικών δεδομένων και αποφασίζετε τι χρειάζεστε είναι ένας πίνακας ή ένα υπολογιστικό φύλλο. Είτε χρησιμοποιείτε τη λίστα όρων, το γράφημα, τον πίνακα, το υπολογιστικό φύλλο ή τη μήτρα, το Microsoft Excel είναι πιθανότατα να είναι η καλύτερη συντόμευση για την πληκτρολόγηση των δεδομένων στον υπολογιστή, ενημέρωση των πληροφοριών σας και για εκτύπωση σε ελκυστική μορφή. Μόλις εισαγάγετε μερικές αρχικές πληροφορίες προτύπου σε στήλες και σειρές, θα βρείτε τον εαυτό σας να επαναχρησιμοποιεί την αρχική σας εγκατάσταση πολλές φορές, παράγοντας παράλληλα πολλές παραλλαγές, όπως απαιτείται για την περίσταση. Όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Excel για τη διαχείριση τυχόν μη πεζών δεδομένων, όπως αριθμοί, φράσεις, ονόματα ή λίστες, θα διαπιστώσετε ότι τα δεδομένα σας είναι προσαρμόσιμα σε πολλές περιπτώσεις.
Το Microsoft Excel χρησιμοποιείται συχνά για αριθμητικά δεδομένα, αλλά είναι επίσης χρήσιμο για φράσεις και ονόματα, όπου ένα γράφημα μπορεί να αποτελείται κυρίως από κείμενο αντί για αριθμούς. Για παράδειγμα, ο πρώην αφεντικός μου είχε μια περίπλοκη κατάσταση σχεδιασμού ακινήτων, όπου καθένας από τους δώδεκα λογαριασμούς καθοδηγούταν από διαφορετικά νομικά έγγραφα. Το γράφημα που ετοίμασα για αυτήν δεν είχε αριθμητικά δεδομένα, αλλά οι τέσσερις φράσεις που χρησιμοποιήθηκαν, όπως «καθοδηγούμενο από τον Lewellyn Trust», επαναλήφθηκαν σε διάφορες μορφές σε όλη τη σελίδα. Το γράφημα του Microsoft Excel διαβάζεται σαν σελίδα ερωτήσεων και απαντήσεων και χρησιμοποιήθηκε συχνά ως γρήγορη αναφορά.
Μορφή υπολογιστικού φύλλου Microsoft excel
Η συνάρτηση List List του Microsoft Excel εμφανίζεται αυτόματα όταν προετοιμάζετε έναν πίνακα όπως αυτό. Βοηθά ο Διαχειριστής λίστας επαναλαμβάνοντας τις βασικές φράσεις στον πίνακα, έτσι ώστε να μην χρειάζεται να πληκτρολογείτε ξανά την ίδια φράση πολλές φορές. Οι επικεφαλίδες της στήλης στο πάνω μέρος της σελίδας περιελάμβαναν "όνομα λογαριασμού", "όνομα δικηγόρου" κ.λπ. και εμφανίστηκαν μερικές ημερομηνίες έτσι ώστε η τελευταία συγγραφή ενός εγγράφου να συμπεριληφθεί στη λίστα. Έχοντας αυτόν τον κατάλογο ποιου λογαριασμού καθοδηγείται από ποιο νομικό έγγραφο την έσωσε πιθανώς ένα νομισματοκοπείο στα έξοδα παροχής συμβουλών, επειδή μπόρεσε να αναζητήσει τα βασικά χαρακτηριστικά του σχεδίου περιουσίας της, χωρίς να σκάψει μέσα από στοίβες αρχαίων αρχείων και μακρά έγγραφα. Είναι εύχρηστο να θυμάστε ότι μια μορφή υπολογιστικού φύλλου Microsoft Excel με κυρίως δεδομένα κειμένου μπορεί να χρησιμεύσει ως οδηγός "γρήγορης αναφοράς".
Ίσως χρειάζεστε μια πιο προσανατολισμένη σε δεδομένα λίστα, συμπεριλαμβανομένων εξισώσεων. Εάν ναι, η χρήση του Microsoft Excel θα εξοικονομήσει πολύ χρόνο και θα αποτρέψει πολλούς πονοκεφάλους. Ορισμένα άτομα πιστεύουν ότι πρέπει να σχεδιάσουν έναν πίνακα ή τουλάχιστον μια λίστα με επικεφαλίδες στηλών σε χαρτί, πριν την πληκτρολόγηση, και αυτό μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο. Σκεφτείτε τους τίτλους των στηλών ως ετικέτες για κάθε κατηγορία. Για παράδειγμα, ένας οικονομικός πίνακας που ετοίμασα πριν από αρκετά χρόνια έχει πάντα τέσσερις μήνες αξίας λογαριασμού στο πάνω μέρος της σελίδας, οπότε οι επικεφαλίδες κατά το πρώτο τρίμηνο θα έχουν ως εξής: Ιανουάριος, Φεβρουάριος, Μάρτιος και Απρίλιος. Η αριστερή στήλη έχει ευρύτερη μορφή, έτσι ώστε το όνομα του λογαριασμού να έχει χώρο για να πληκτρολογηθεί. Η δεξιά στήλη υπολογίζει την ποσοστιαία αλλαγή από τον προηγούμενο μήνα σε αυτόν τον μήνα, χρησιμοποιώντας μια εξίσωση στο Microsoft Excel.
Η αρχική ρύθμιση αυτού του πίνακα εισήχθη πριν από αρκετά χρόνια, αλλά το έχω χρησιμοποιήσει κάθε μήνα και το βελτίωσα με χρώματα, γεμίσματα, υποσημειώσεις και πολλές άλλες επιλογές, καθώς περνούσαν τα χρόνια. Όταν το αφεντικό είχε χειρουργική επέμβαση στα μάτια, το μεγάλωσα αλλάζοντας τις ρυθμίσεις του εκτυπωτή. Όταν οι λογαριασμοί έκλεισαν, μια σειρά θα μπορούσε να διαγραφεί, με μια υποσημείωση να προστεθεί για το πού μεταφέρθηκαν τα χρήματα Ο ίδιος βασικός πίνακας στο Microsoft Excel έχει εξυπηρετήσει αυτήν τη λειτουργία μέσω της εντολής απλού μενού αρχείων"Αποθήκευση ως", με το όνομα του επόμενου μήνα ως όνομα αρχείου. Για παράδειγμα, για τον επόμενο μήνα, η στήλη Ιανουαρίου διαγράφεται και μια στήλη για τον Μάιο εισάγεται, τον Απρίλιο. Μια μικρή αλλαγή στον τύπο "ποσοστιαία αλλαγή" εισάγεται, έτσι ώστε οι τιμές λογαριασμού του Μαΐου να συγκρίνονται με τον Απρίλιο και όχι τον Μάρτιο. Στη συνέχεια, το πρότυπο είναι έτοιμο για τον επόμενο μήνα, έτσι ώστε όταν λαμβάνονται οι δηλώσεις λογαριασμού μας, το υπολογιστικό φύλλο του σκελετού είναι ήδη έτοιμο για χρήση.
Ο πίνακας τιμών μηνιαίων λογαριασμών που περιγράφεται παραπάνω έχει αυτόματα ποσά στο κάτω μέρος κάθε στήλης. Αυτά προγραμματίζονται εύκολα στο Microsoft Excel, απλά πληκτρολογώντας τον χαρακτήρα "+". Ένα πλαίσιο επεξεργασίας εμφανίζεται στην οθόνη όταν ο δακτυλογράφος χρησιμοποιεί για πρώτη φορά το σύμβολο συν και, στη συνέχεια, το Excel βοηθά τον χρήστη να εισάγει μια σειρά κελιών από τα οποία θα υπολογιστεί το άθροισμα. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε τη διεύθυνση κελιού ή απλά να κάνετε κλικ σε αυτήν και ο βοηθός επεξεργασίας τύπου θα παρέχει ενδείξεις. Για παράδειγμα, τα δεδομένα του Ιανουαρίου βρίσκονται στη στήλη "B", ξεκινώντας με το κελί B2 και τελειώνουν με το κελί B34. Το κελί B35 περιέχει την εξίσωση "SUM B2 έως B34." Μπορείτε να εισαγάγετε αυτόν τον τύπο κάνοντας κλικ στο ποντίκι στην περιοχή που θα προστεθεί ή πληκτρολογώντας τις διευθύνσεις κελιού που θα προστεθούν. Πατήστε enter όταν ολοκληρώσετε την επεξεργασία του τύπου σας,και επιστρέφεις στο κανονική λειτουργία πληκτρολόγησης.
Αποφύγετε τη διαγραφή κατά λάθος
Η συνάρτηση List List του Microsoft Excel εμφανίζεται αυτόματα όταν προετοιμάζετε έναν πίνακα όπως αυτό.
Το κελί που περιέχει το άθροισμα εμφανίζει συνήθως το αποτέλεσμα της εξίσωσης - έναν αριθμό - αλλά δεν εμφανίζει την εξίσωση, εκτός εάν ο χρήστης βρίσκεται σε λειτουργία επεξεργασίας εξίσωσης. Το αριθμητικό άθροισμα της εξίσωσης ή του τύπου προγραμματίζεται εύκολα χρησιμοποιώντας αυτές τις αρχές, συνοψίζοντας όλες τις τιμές λογαριασμού για τον Ιανουάριο. Κάντε κλικ στο κάτω μέρος της στήλης Φεβρουαρίου, εισαγάγετε το σύμβολο συν, χρησιμοποιήστε την ίδια εξίσωση και επαναλάβετε αυτά τα βήματα και για τους άλλους μήνες. Για να αποφύγετε κατά λάθος τη διαγραφή των προγραμματισμένων κελιών σας όπου κρύβονται τύποι, προτείνω να χρησιμοποιήσετε τη ρύθμιση προστασίας κυττάρων σε αυτές τις τοποθεσίες του πίνακα σας. Στο Microsoft Excel, τα κελιά τύπου μπορούν επίσης να εμφανίζονται σε έγχρωμο τύπο για να υπενθυμίζουν στον χρήστη πού ΔΕΝ πρέπει να εισάγουν δεδομένα πάνω από μια εξίσωση.
Η άλλη εξίσωση ή τύπος στον πίνακα μηνιαίων λογαριασμών που περιγράφεται παραπάνω είναι η στήλη ποσοστιαίας αλλαγής. Και πάλι, θα μπορούσατε να σκιαγραφήσετε την πρόθεσή σας σε μολύβι και χαρτί πριν το επιχειρήσετε, αν φαίνεται περίπλοκο την πρώτη φορά που χρησιμοποιείτε το Microsoft Excel. Θέλετε να μάθετε με μια ματιά ποια ήταν η αλλαγή σε κάθε αξία λογαριασμού, από το τέλος του προηγούμενου μήνα (Μάρτιος, δηλαδή) έως το τέλος του τρέχοντος μήνα ή τον Απρίλιο. Αυτή η ιδέα χρησιμοποιείται επίσης για τριμηνιαία τραπέζια, με διαφορετικές επικεφαλίδες στηλών για την ομαδοποίηση των μηνών. Μπορείτε να ξεκινήσετε ξανά την εξίσωση πληκτρολογώντας το σύμβολο συν, εισάγοντας έτσι τη λειτουργία επεξεργασίας εξίσωσης του Microsoft Excel.
Στη συνέχεια, θέλετε να πληκτρολογήσετε το κελί "E2" ή την επάνω σειρά δεδομένων για τη στήλη Απριλίου, για να αφαιρεθεί από το κελί "D2". Αυτή είναι η διαφορά μεταξύ των δεδομένων Απριλίου και Μαρτίου, σε θετικό αριθμό για κέρδος τον Απρίλιο ή αρνητικό όρο εάν υπήρχε ζημία. Μην ρισκάρετε την αμηχανία εισάγοντας την εξίσωση προς τα πίσω, έτσι ώστε μια απώλεια να εμφανίζεται ως κέρδος. όλοι είναι επιρρεπείς σε αυτό το λάθος αργά ή γρήγορα. Το επόμενο βήμα είναι να διαιρέσετε τη διαφορά με τον πρώτο μήνα ή τον Μάρτιο, για να λάβετε μια δεκαδική ή ποσοτική απάντηση. Δεδομένου ότι αυτή η κλασική εξίσωση αναλογίας "δέλτα" ή "αλλαγή" έχει δύο βήματα, υπολογίζει σωστά όταν την εισάγετε με παρενθέσεις, ως εξής: + (E2-D2) / D2. Ο τύπος που εισαγάγατε είναι σαν μια εντολή που σημαίνει σε αυτό το κελί, υπολογίστε τη διαφορά μεταξύ Απριλίου και Μαρτίου,και διαιρέστε το με την τιμή τον Μάρτιο, για να εμφανιστεί η αναλογία ως δεκαδικό ή ποσοστό.
Τώρα εμφανίζεται το αποτέλεσμα του υπολογισμού μηνιαίων αλλαγών σε ένα κελί της σωστής στήλης. Τι γίνεται με τα υπόλοιπα κελιά της στήλης; Αυτό είναι όπου η χρήση του Microsoft Excel προσφέρει πολλές έξυπνες συντομεύσεις. Μπορείτε να αντιγράψετε αυτόν τον τύπο, χρησιμοποιώντας το ποντίκι, στο επόμενο κελί προς τα κάτω και στο επόμενο και θα δείτε ότι ο τύπος προσαρμόζεται κατάλληλα στη χρήση των δεδομένων από τη σειρά 3, σειρά 4, σειρά 5 κ.λπ. Ναι, τύποι Το Excel είναι σχετικό, οπότε θα προσαρμοστούν με αυτόν τον τρόπο, εκτός εάν τους διατάξετε να είναι απόλυτοι και όχι σχετικοί, κάτι που θα αποθηκεύσω για ένα άλλο μάθημα. Χρησιμοποιώντας αυτήν τη μέθοδο στο Microsoft Excel, μπορείτε εύκολα να αντιγράψετε τον τύπο ποσοστού αλλαγής για να γεμίσετε όλα τα κελιά στη δεξιά σειρά αυτού του πίνακα.
Με αυτούς τους βασικούς τύπους "άθροισμα" και "δέλτα", πολλές βασικές χρηματοοικονομικές λίστες μπορούν να δημιουργηθούν και να ενημερώνονται περιοδικά χρησιμοποιώντας το Microsoft Excel. Για να προσθέσετε ελκυστικές δυνατότητες εμφάνισης μορφοποίησης, μπορείτε να ορίσετε τα δεκαδικά ψηφία στο μηδέν εάν θέλετε να στρογγυλοποιήσετε στο πλησιέστερο δολάριο ή εάν θέλετε κόμματα για μεγαλύτερες τιμές. Χρησιμοποιήστε το μενού μορφοποίησης για να επιλέξετε πώς εμφανίζονται τα δεδομένα σε κάθε κελί. Για τη στήλη ποσοστιαία αλλαγή, χρησιμοποιήστε την επιλογή μορφής ποσοστού, αλλά επιτρέψτε να εμφανίζονται τα δεκαδικά ψηφία, έτσι ώστε η στήλη να μην περιστρέφεται κατά λάθος τα πάντα στο μηδέν, καθώς οι τιμές ποσοστού τείνουν να είναι μικρότερες από μία.
Περίπλοκη βάση δεδομένων που αναλύει τις τιμές των μετοχών
Όταν ξεκινήσετε την καταχώριση δεδομένων και την ανάλυσή τους με υπολογιστικά φύλλα, μπορείτε να δείτε πολλές χρήσεις για το Microsoft Excel. Από μια λίστα με τα ονόματα σε μια μπάντα, με τα ομοιόμορφα μεγέθη τους, και την κατάσταση επί πληρωμή / χωρίς πληρωμή, έως ένα υπολογιστικό φύλλο όπου πληκτρολογούνται μερικές μεταβλητές και τα υπόλοιπα κελιά είναι τύποι, υπάρχουν πολλές εφαρμογές που μπορούν να επωφεληθούν από το σύντομο περικοπές που προσφέρονται από το Microsoft Excel. Έχω χρησιμοποιήσει το Microsoft Excel για να δημιουργήσω μια απλή λίστα φαρμάκων για κατοικίδια και τις ημερομηνίες λήξης τους, αλλά το έχω χρησιμοποιήσει επίσης για να δημιουργήσω μια περίπλοκη βάση δεδομένων για την ανάλυση των τιμών των μετοχών. Θυμηθείτε, μια λίστα με λέξεις μπορεί να είναι ένας πίνακας, αλλά και η λίστα των αριθμών, όπως περιγράφεται στα παραπάνω παραδείγματα.
Σκεφτείτε το με αυτόν τον τρόπο: Οποιαδήποτε δεδομένα που θα μπορούσατε κανονικά να υπολογίσετε σε μια αριθμομηχανή ενδέχεται να εμφανίζονται καλύτερα ως γράφημα. Όποτε εμπλέκονται πολλές εξισώσεις, όπως η προβολή του τρόπου με τον οποίο μια τιμή θα άλλαζε σε ένα συγκεκριμένο σενάριο, χρησιμοποιήστε το ίδιο πρότυπο πίνακα με διαφορετικά δεδομένα εκκίνησης ή "μεταβλητές". Απλώς θυμηθείτε να συνεχίσετε να αποθηκεύετε κάθε σενάριο με διαφορετικό όνομα αρχείου, εάν θέλετε να το χρησιμοποιήσετε ξανά αργότερα. Όταν μετακινείτε στήλες ή εισάγετε νέες σειρές, επιστρέψτε και ελέγχετε τακτικά το περιεχόμενο του τύπου και τις διευθύνσεις κελιού. Η αντιγραφή τύπων είναι βολική, αλλά μπορείτε να λάβετε κάποιους λόξυγκας εάν έχετε διαγράψει τις στήλες όπου ο τύπος αναζητά τα δεδομένα του. Είναι διασκεδαστικό να βρίσκεις χρήσεις για το Microsoft Excel που κανένας άλλος δεν έχει δει στο παρελθόν και όλοι μπορούν να προσαρμόσουν ελαφρώς το Excel για να δημιουργήσουν τη δική τους λίστα, πίνακα ή πίνακα.
