Πώς να αγοράσετε ένα τηλεφωνικό σύστημα επιχείρησης;

Ο Alexander Graham Bell και η εφεύρεσή του είναι τόσο αναπόσπαστο κομμάτι της ζωής μας που η ζωή χωρίς να φαίνεται δύσκολη. Το να κάνεις επιχειρήσεις χωρίς αυτό είναι καλά, σχεδόν αδύνατο! Ένα σύστημα επικοινωνίας είναι η ζωή κάθε επιχείρησης και η απόφαση για το τηλεφωνικό σύστημα της επιχείρησης είναι μια από τις πιο κρίσιμες αποφάσεις που θα λάβει μια επιχείρηση.

Το επιχειρηματικό τηλεφωνικό σύστημα, όταν επιλέγεται σωστά, μπορεί να κάνει θαύματα με τη σύνδεση των πελατών με την επιχείρηση και τη διασφάλιση μιας ομαλής διασύνδεσης μεταξύ των δύο, ενώ παράλληλα αποφέρει οικονομίες λόγω αυτής της χρήσης. Όταν η απόφαση σχετικά με το σύστημα είναι λανθασμένη, τότε μπορεί να προκαλέσει καταστροφή στη δυσαρέσκεια του πελάτη ως ένα από τα πολλά ζητήματα που προκύπτουν.

Σύγχρονες επιχειρηματικές μονάδες

Δεδομένου ότι πρόκειται για μια τόσο κρίσιμη πτυχή των σύγχρονων επιχειρηματικών μονάδων, πώς διασφαλίζετε ότι αγοράζετε το σωστό τηλεφωνικό σύστημα για την επιχείρησή σας; Δεν υπάρχει απλή φόρμουλα σε αυτό. Μια απόφαση που λαμβάνεται με πλήρη γνώση και επίγνωση των κρίσιμων πτυχών που πρέπει να ληφθούν υπόψη, θα έχει καλύτερη πιθανότητα να αποδώσει το σωστό αποτέλεσμα.

Εδώ είναι μερικοί παράγοντες, τους οποίους πρέπει να λάβετε υπόψη, όταν πηγαίνετε σε ένα τηλεφωνικό σύστημα επιχείρησης.

1. Η εταιρεία σας και η θέση της στην καμπύλη ανάπτυξης: Μια εταιρεία, η οποία σχεδιάζει ελάχιστη ανάπτυξη τα επόμενα 5 χρόνια, θα χρειαστεί λιγότερα ή καθόλου buffer επέκτασης από μια εταιρεία στη φάση ανάπτυξής της. Εκτιμήστε την ανάπτυξη της μονάδας σας και αποφασίστε για ένα σύστημα, το οποίο θα επιτρέπει απρόσκοπτα πιθανές βελτιώσεις. Το κόστος αυτών των βελτιώσεων θα πρέπει επίσης να εξεταστεί και να συγκριθεί, πριν από τη λήψη της απόφασης.
2. Τρέχουσα απαίτηση επεκτάσεων και γραμμών βάσει των τρεχουσών επιχειρηματικών αναγκών: Ο αριθμός των εξωτερικών τηλεφωνικών γραμμών, ο αριθμός των επεκτάσεων (ορισμένοι χρήστες ενδέχεται να χρειάζονται μερικές επεκτάσεις) πρέπει να ληφθούν υπόψη μαζί με την ευελιξία του συστήματος να προσφέρεται στο μέλλον επέκταση.
3. Η προσδοκώμενη διάρκεια ζωής του συστήματος και οι απαιτήσεις συντήρησής του: Ο χρόνος που αναμένεται να διατηρήσει τη βέλτιστη απόδοση με τη λιγότερη συντήρηση και, σε περίπτωση συντήρησης, το εκτιμώμενο κόστος και τον χρόνο συντήρησης.
4. Το πακέτο χαρακτηριστικών του τηλεφωνικού συστήματος που χρειάζεται η επιχείρησή σας: Το σύστημα πρέπει επίσης να είναι ένα που επιτρέπει την εύκολη προσαρμογή.

Σύστημα επιχειρηματικής τηλεφωνίας

Τα βασικά χαρακτηριστικά που θα αναζητούσε κανείς σε ένα σύστημα επιχειρησιακής τηλεφωνίας θα ήταν τα ακόλουθα.

• Αυτόματη υπηρεσία - η οποία θα παρέχει επιλογές στους καλούντες για τη δρομολόγηση των κλήσεών τους
• Ο αυτοματοποιημένος κατάλογος επιτρέπει στην προσφορά να αναζητά και να επιλέγει μια επέκταση από μια λίστα
• Η προώθηση προώθησης δίνει την επιλογή προώθησης κλήσεων
• Το Call Hold επιτρέπει την αναστολή κλήσεων όταν είναι απαραίτητο
• Η διάσκεψη επιτρέπει περισσότερες από μία επεκτάσεις, και μερικές φορές μια εξωτερική γραμμή, να συνδέονται με συνέδρια
• Το φωνητικό ταχυδρομείο επιτρέπει την αποστολή μηνυμάτων όταν ο χρήστης δεν μπορεί να παρακολουθήσει κλήσεις
• Άλλα χαρακτηριστικά όπως ταχεία κλήση, επανάκληση, σελιδοποίηση, μουσική σε αναμονή, εφεδρική ισχύς, εγγραφή κλήσεων, αναφορά κλήσεων, λογιστική κλήσεων κ.λπ.

Μπορούν επίσης να ληφθούν υπόψη πρόσθετες λειτουργίες υψηλότερου επιπέδου, όπως απομακρυσμένη συντήρηση.

1. Φιλικό προς τον χρήστη και απαιτήσεις εκπαίδευσης: Ένα σύστημα που έχει πολλούς χρήστες και χρησιμοποιείται καθημερινά για πολλές ώρες πρέπει να είναι εύκολο να κατανοηθεί και να λειτουργήσει. Οι αρχικές απαιτήσεις εκπαίδευσης και ο χρόνος που απαιτείται για να λειτουργήσει το σύστημα είναι ένα άλλο ζήτημα
2. Μνήμη ή αποθηκευτικός χώρος κλήσεων ειδικά όταν είναι 24ωρη μονάδα
3. Χρόνος εγκατάστασης και ρύθμισης
4. Κόστος του συστήματος και κόστος πρόσθετων δυνατοτήτων και πώς ταιριάζει στον προϋπολογισμό σας
5. Συμφωνίες επιπέδου υπηρεσίας με τον πάροχο υπηρεσιών, εγγυήσεις και εγγυήσεις

Η απόφασή σας να επενδύσετε σε ένα τηλεφωνικό σύστημα επιχείρησης θα συνεπαγόταν αυτές τις βασικές εκτιμήσεις και περισσότερο σύμφωνα με τις προσωπικές σας ανάγκες. Δεν είναι το πιο πρόσφατο ή το μεγαλύτερο σύστημα που θα αποφέρει αποδόσεις για την επιχείρησή σας, αλλά αυτό που ταιριάζει σωστά στις ανάγκες της επιχείρησής σας και μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να αναπτυχθεί.