Η συνέπεια είναι ζωτικής σημασίας κατά την επεξεργασία επαγγελματικού κειμένου, οπότε διατηρήστε ένα φύλλο στυλ για να βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε τους ίδιους κανόνες σε όλη τη διάρκεια.
Γυαλίστε επαγγελματικά τη δουλειά σας
Εάν παράγετε επαγγελματικά έγγραφα - είτε είστε copywriter, PR, ιδιοκτήτης μικρών επιχειρήσεων, διευθυντής μάρκετινγκ, αξιωματικός τύπου ή άλλος επαγγελματίας μέσων - θα πρέπει να αντιγράψετε οποιοδήποτε κείμενο που γράφετε πριν το υποβάλετε σε πελάτες ή πιθανούς πελάτες. Η επεξεργασία αντιγράφων βελτιώνει την ποιότητα της γραφής σας, διαβεβαιώνει τους πελάτες ότι είστε ικανός επαγγελματίας και δίνει ό, τι έχετε γράψει περισσότερη αξιοπιστία και αντίκτυπο.
Ωστόσο, η καλή επεξεργασία αντιγράφων θα σας δείξει ότι είστε έξυπνος επαγγελματίας με κάτι σημαντικό να πείτε.
Εδώ είναι οι εννέα κανόνες «πώς να αντιγράψετε επεξεργασία» για τους συγγραφείς επιχειρήσεων:
Διαβάστε αργά. Η λήψη χρόνου είναι πραγματικά το κλειδί για την αντιγραφή της επεξεργασίας. Μόλις ολοκληρωθεί το δημιουργικό έργο, είναι εύκολο να αισθανθείτε ότι το έργο τελείωσε. Αλλά δεν είναι. Αφιερώστε χρόνο για αντιγραφή επεξεργασίας - ιδανικά τουλάχιστον 30 λεπτά ανά χίλιες λέξεις. Διαβάστε αργά, διαβάζοντας δυνατά αν είναι απαραίτητο για να εμποδίσετε την πρόοδό σας. Θα εντοπίσετε λάθη καθυστερημένα και παθιασμένα, όχι με γρήγορη σάρωση εγγράφων. Διαβάστε έγγραφα τουλάχιστον δύο φορές και για περισσότερες από 10000 λέξεις θα πρέπει να στοχεύετε σε τρεις διαβάσεις. Δοκιμάστε και κάντε ένα διάλειμμα ανάμεσα στις αναγνώσεις για να αποφύγετε την απομνημόνευση του κειμένου και την ανάγνωση αυτού που περιμένετε να δείτε αντί να εντοπίσετε σφάλματα. Εξετάστε προσεκτικά κάθε λέξη και σημείο στίξης και αν δεν είστε σίγουροι για κάτι, ελέγξτε το ξανά.
Προσθέστε κατάλληλα ουσιαστικά (ονόματα, μέρη κ.λπ.) στο λεξικό λέξεων. Δεν είναι θαυμάσια η τεχνολογία; Είναι αυτονόητο ότι το επαγγελματικό κείμενο πρέπει να ελέγχεται ορθογραφικά από το Microsoft Word πριν από την υποβολή στους πελάτες. Αλλά όταν αντιγράφετε την επεξεργασία, θα πρέπει επίσης να ελέγξετε ξανά όλα τα κατάλληλα ουσιαστικά που δεν αναγνωρίζονται από τον ορθογραφικό έλεγχο του Microsoft Word. Ελέγξτε την ορθογραφία σε ένα λεξικό ή σε απευθείας σύνδεση και προσθέστε τη σωστή ορθογραφία και κεφαλαία λέξη στο λεξικό του Microsoft Word - χρησιμοποιώντας το κουμπί "προσθήκη" στο αναδυόμενο πλαίσιο "Ορθογραφία και γραμματική". Αυτό θα μειώσει κατά το ήμισυ τον χρόνο επεξεργασίας αντιγράφων σας στο μέλλον και θα βοηθήσει στην εξάλειψη των ορθογραφικών ορθών λέξεων.
Δημιουργήστε ένα αρχείο καταγραφής σφαλμάτων. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στα είδη των σφαλμάτων που κάνετε πιο συχνά και δεν λαμβάνονται από τον ορθογραφικό ή τον γραμματικό έλεγχο. Έχω τη συνήθεια να χάσω λέξεις όπως «to» και «an». Γνωρίζω επίσης ότι γράφω «ειδικότητα» αντί «ειδικότητα» από καιρό σε καιρό. Καταγράψτε τα λάθη σας και βεβαιωθείτε ότι έχετε προσέξει.
Να είστε κομψός. Ένα εγχειρίδιο στυλ είναι ο μυστικός καλύτερος φίλος του προγράμματος επεξεργασίας αντιγράφων και σας λέει ό, τι δεν κάνει το λεξικό. Για παράδειγμα, πρέπει να κεφαλαιοποιήσετε ακαδημαϊκά θέματα; Πώς πρέπει να μορφοποιήσετε τίτλους τραγουδιών; Ποιες λέξεις πρέπει να κεφαλαιοποιούνται σε μια κεφαλίδα παραγράφου, εάν υπάρχουν; Πού πρέπει να τοποθετήσετε κόμματα; Οι εφημερίδες τείνουν να έχουν το δικό τους «στυλ σπιτιού» και ένα βιβλίο αναφοράς που ταιριάζει, αλλά αν εργάζεστε ανεξάρτητα ή για διαφημιστική εταιρεία, το καλύτερο στοίχημά σας είναι να αγοράσετε το εγχειρίδιο Oxford Style και να το ακολουθήσετε θρησκευτικά. Μπορείτε επίσης να ρωτήσετε τους πελάτες σας εάν έχουν «στυλ σπιτιού» πριν αρχίσετε να γράφετε (αν και οι περισσότεροι από αυτούς δεν θα έχουν ιδέα για το τι μιλάτε).
Κοίτα το. Εάν δεν είστε σίγουροι για κάτι, είτε πρόκειται για ορθογραφία ενός σωστού ουσιαστικού είτε αν έχετε τοποθετήσει σωστά το ερωτηματικό, αναζητήστε το. Δεν υπάρχει ντροπή σε αυτό. Η αγγλική γλώσσα είναι ένα τεράστιο, περίπλοκο πράγμα και ακόμη και οι πιο έμπειροι συγγραφείς ελέγχουν συχνά ότι τη χρησιμοποιούν σωστά. Χρησιμοποιήστε το εγχειρίδιο στυλ, το λεξικό και το Google για να ελέγξετε ξανά τυχόν ερωτήματα γραφής και είναι καλή ιδέα να ελέγξετε και αριθμούς, ημερομηνίες και γεγονότα στο Google. Μην εμπιστεύεστε τον εαυτό σας - είναι ανησυχητικά εύκολο να ξεχάσετε έναν κανόνα που έχετε χρησιμοποιήσει ένα εκατομμύριο φορές, ειδικά εάν αναζητάτε πολλούς κανόνες την ημέρα. Μόλις χθες έπρεπε να ελέγξω αν το «καλοκαίρι» χρειαζόταν ένα κεφαλαίο γράμμα, παρόλο που έμαθα αυτό το συγκεκριμένο συνέδριο στο γυμνάσιο!
Κρατήστε αρχεία στυλ. Η συνέπεια είναι ζωτικής σημασίας κατά την επεξεργασία επαγγελματικού κειμένου, οπότε διατηρήστε ένα φύλλο στυλ για να βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε τους ίδιους κανόνες σε όλη τη διάρκεια. Ναι, χρησιμοποιήστε ένα εγχειρίδιο στυλ, αλλά μερικές φορές υπάρχουν μικρές παραδοχές που εμφανίζονται με έναν συγκεκριμένο πελάτη και πρέπει να βεβαιωθείτε ότι λογαριάζετε για αυτά με τον ίδιο τρόπο σε ένα έγγραφο - και ίσως σε μελλοντικά έγγραφα. Για παράδειγμα, εάν εσείς ή ο πελάτης σας αποφασίσετε ότι υπάρχει ένας πολύ καλός λόγος για όλες τις σημαντικές επικεφαλίδες να είναι πεζά, γράψτε το. Εάν δεν κρατάτε αρχεία, είναι εύκολο να περάσετε στα μέσα ενός εγγράφου και να σκεφτείτε, "Ανόητα! Έχω γράψει τις τρεις πρώτες κεφαλίδες όλες με πεζά γράμματα. Καλύτερα να το διορθώσω... "
Εκτύπωση κειμένου. Το μάτι σας αλληλεπιδρά διαφορετικά με κείμενο στην οθόνη. Τείνουμε να το κοιτάζουμε πίσω και χάνουμε τα βασικά λάθη. Εκτυπώστε λοιπόν κείμενο όταν επεξεργάζεστε - θα είστε πιο ακριβείς.
Ο πελάτης έχει πάντα δίκιο. Εάν γράφετε για έναν πελάτη, μπορείτε να συμβουλευτείτε για τη σωστή χρήση των αγγλικών, αλλά όταν όλα λέγονται και γίνονται, αυτό που λένε ισχύει. Η δουλειά σας είναι να βεβαιωθείτε ότι εφαρμόζετε με συνέπεια τους κανόνες και να προτείνετε ευγενικά εναλλακτικές λύσεις εάν είναι απαραίτητο. Αλλά αν ο πελάτης σας θέλει τη λέξη Αφρική να ξεκινά με πεζά γράμματα «a», υποθέστε ότι έχουν έναν καλό λόγο και ακολουθήστε αυτό που σας ζητούν.
Και τελικά...
Κανείς δεν είναι τέλειος. Παρουσιάζονται σφάλματα και κανείς δεν μπορεί να περιμένει να είστε 100% τέλειοι, 100% του χρόνου. Περιστασιακές ανακρίβειες συμβαίνουν στους καλύτερους μας. Όσο περισσότερη εμπειρία έχετε, τόσο λιγότερα λάθη θα κάνετε, οπότε να είστε εύκολα στον εαυτό σας εάν είστε νέοι σε όλα αυτά. Θυμηθείτε: η δημιουργικότητα είναι πραγματικά το πιο σημαντικό μέρος της γραφής. Ωστόσο, η καλή επεξεργασία αντιγράφων θα σας δείξει ότι είστε έξυπνος επαγγελματίας με κάτι σημαντικό να πείτε.
