Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα δείγμα επιστροφής κράτησης ξενοδοχείου;

Η κράτηση δωματίων ξενοδοχείου είναι τόσο εύκολη όσο το να καλέσετε το ξενοδοχείο και να πείτε στο προσωπικό ότι χρειάζεστε αυτό και αυτό. Η online κράτηση είναι αρκετά δημοφιλής και στα πολλά ξενοδοχεία με τις online υπηρεσίες κράτησης. Ωστόσο, υπάρχουν περιπτώσεις που κάποιος πρέπει να στείλει επιστολή κράτησης ξενοδοχείου για λόγους κράτησης δωματίων ξενοδοχείου. Αυτό συνήθως απαιτείται για δραστηριότητες που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις. Το πρόβλημα είναι ότι πολλοί άνθρωποι έχουν συνηθίσει την άτυπη κράτηση ότι η σύνταξη μιας επιστολής κράτησης γίνεται τρομακτική.

Δείγματα επιστολών κρατήσεων ξενοδοχείων στο Διαδίκτυο

Ευτυχώς, υπάρχουν διαδικτυακά δείγματα κρατήσεων για ξενοδοχεία, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως πρότυπο της επιστολής σας. Αρχικά, βρείτε το πιο κατάλληλο δείγμα επιστολής. Για παράδειγμα, εάν κάνετε κράτηση για εταιρική εκδήλωση, αναζητήστε το ίδιο δείγμα επιστολής. Εάν κάνετε κράτηση για επιχειρηματικό συνέδριο μεταξύ εταιρειών, αναζητήστε μια επιστολή κράτησης ξενοδοχείου με τον ίδιο σκοπό. Μπορείτε να κατεβάσετε ή να αντιγράψετε την επιστολή και στη συνέχεια να χρησιμοποιηθεί για να γράψετε τη δική σας επιστολή κράτησης ξενοδοχείου. Ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες όταν χρησιμοποιείτε οποιοδήποτε δείγμα κράτησης ξενοδοχείου:

• Συμπληρώστε τις απαραίτητες πληροφορίες. Βασικά, η χρήση ενός δείγματος επιστολής είναι σαν να γεμίζετε τα κενά. Ορισμένα δείγματα επιστολών θα έχουν "Το όνομα της οδού σας", "Η πόλη σας", "Η χώρα σας" κ.λπ. Αντικαταστήστε αυτά με το όνομα της οδού σας, την πόλη σας και τη χώρα σας. Εν τω μεταξύ, υπάρχουν και άλλα δείγματα γραμμάτων χωρίς την προφανή μεταβλητή. Αντ 'αυτού, έχει όνομα δρόμου, πόλη και χώρα. Θα πρέπει απλώς να τα αντικαταστήσετε με τη δική σας διεύθυνση.
• Ελέγξτε τις απαραίτητες πληροφορίες. Δώστε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες στην επιστολή. Τα απαραίτητα περιεχόμενα είναι το όνομά σας, ο αριθμός των ατόμων (συμπεριλάβετε πόσα από αυτά είναι ενήλικες και παιδιά), ο τύπος δωματίου, η διάρκεια της διαμονής, ο αριθμός των διανυκτερεύσεων, η ημερομηνία και η ώρα άφιξης και αναχώρησης και οι αναμενόμενες ανέσεις.
• Δηλώστε ειδικά αιτήματα. Εάν έχετε ειδικά αιτήματα, δηλώστε αυτά στην επιστολή. Ίσως χρειάζεστε επιπλέον κρεβάτια, ενοικίαση αυτοκινήτου ή προσωπική υπηρέτρια. Δηλώστε ευγενικά όλα αυτά τα ειδικά αιτήματα. Επιβεβαιώστε από το ξενοδοχείο εάν μπορούν να παράσχουν όλα αυτά τα αιτήματα.
• Επιβεβαιώστε τη συνολική πληρωμή. Ορισμένα δείγματα επιστολών θα αναφέρουν το συνολικό κόστος της κράτησης ξενοδοχείου και ότι ο αποστολέας κατανοεί ότι το κόστος πρέπει να καταβληθεί εκ των προτέρων. Συμπεριλάβετε τον προτιμώμενο τρόπο πληρωμής σας, όπως πιστωτική κάρτα ή επιταγή. Το ξενοδοχείο θα δηλώσει στην απάντησή του ότι τέτοιες πληρωμές είναι αποδεκτές ή όχι. Εάν όχι, θα προτείνουν άλλους τρόπους πληρωμής για την κράτηση.
• Δώστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Το ξενοδοχείο ίσως χρειαστεί να επιβεβαιώσει τις πληροφορίες που τους στείλατε ή μπορεί να έχει καλύτερες προτάσεις για τη διαμονή σας. Πρέπει να επικοινωνήσουν μαζί σας μέσω του email, του αριθμού κινητού τηλεφώνου, του αριθμού γραφείου ή του αριθμού φαξ.
• Επεξεργαστείτε την επιστολή κράτησης ξενοδοχείου. Διαβάστε ξανά το γράμμα και δείτε ότι περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Το γράμμα πρέπει να είναι σύντομο, σαφές και συνοπτικό. Ζητήστε από ένα άλλο άτομο να διαβάσει το γράμμα για εσάς και επισημάνετε τα λάθη.

Δεν έχει σημασία πόσο καλά γράψατε το γράμμα εάν χρησιμοποιήσατε ένα δείγμα επιστολής ή όχι. Απλώς βεβαιωθείτε ότι όλες οι πληροφορίες που δώσατε στην επιστολή είναι σωστές και πλήρεις.