Πώς να δημιουργήσετε μια ομαλή διαδικασία προγραμματισμού εργασίας;

Καθιερώνεται μια διαδικασία προγραμματισμού εργασίας για την ανάπτυξη μιας προσέγγισης σχετικά με τον τρόπο υλοποίησης και ολοκλήρωσης των καθηκόντων που ανατίθενται σε μέλη ενός οργανισμού. Περιλαμβάνει τη διαχείριση της απόδοσης του προσωπικού και περιλαμβάνει σχεδιασμό πληροφοριών, τεχνικό σχεδιασμό, ερευνητικό σχεδιασμό, σχεδιασμό διάταξης και σχεδιασμό προτύπων. Ο προγραμματισμός εργασίας είναι ένα μέσο συντονισμού όλης της εργασίας που πρέπει να επιτευχθεί για καινοτομία και συνεχή βελτίωση. Επιτρέπει στα μέλη του προσωπικού να εκτελούν με συνέπεια τα καθήκοντά τους στα καλύτερά τους.

Για την καθιέρωση μιας ομαλής διαδικασίας προγραμματισμού εργασίας:

1. Κάντε το εμπλεκόμενο προσωπικό να κατανοήσει σαφώς:

• Στρατηγικοί στόχοι και κατεύθυνση του οργανισμού.
• Οι άνθρωποι που εμπλέκονται.
• Οι δραστηριότητες που εμπλέκονται στη διαδικασία προγραμματισμού εργασίας.
• Τι θα ωφελήσει το προσωπικό από τον προγραμματισμό της εργασίας.
• Η σημασία να καταστεί η διαδικασία σχεδιασμού αρκετά ευέλικτη ώστε να ανταποκρίνεται σε πιθανές αλλαγές κατά την υλοποίηση του προγράμματος.
• Πώς αξιολογείται η απόδοση στην εργασία.
• Πώς να δημιουργήσετε ένα βελτιωμένο ετήσιο πρόγραμμα εργασίας.
• Οι τεχνικές που χρησιμοποιήθηκαν για το σχεδιασμό αρκετών σχεδίων εργασίας για διαφορετικά μέλη και διάφορες υπηρεσίες παράδοσης.
• Οι κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας που επηρεάζουν τα ατομικά και ομαδικά σχέδια εργασίας.
• Τα εμπόδια για ένα επιτυχημένο πρόγραμμα εργασίας, οι δείκτες επιτυχίας και τα εργαλεία που απαιτούνται για την επιτυχία.

Διαδικασία προγραμματισμού εργασίας

2. Ενθαρρύνετε την ενεργό συμμετοχή όλων των μελών στη διαδικασία προγραμματισμού εργασίας σε όλα τα επίπεδα.

• Κάντε τους ανώτερους διευθυντές να συντονιστούν με τους διαχειριστές μεσαίου επιπέδου για να καθορίσετε τις γενικές εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν από τον οργανισμό.
• Οργανώστε ότι οι διαχειριστές μεσαίου επιπέδου συνεργάζονται με τους διαχειριστές γραμμών και αναπτύξτε σχέδια εργασίας για το επίπεδο του μεσαίου διαχειριστή.
• Κάντε τους διευθυντές γραμμών να συνεργάζονται με τις ομάδες τους και μεμονωμένα μέλη του προσωπικού για να αναπτύξουν το πρόγραμμα εργασίας του επόμενου επιπέδου

3. Αναπτύξτε ένα ρεαλιστικό πρόγραμμα εργασίας ανά επίπεδο.

• Χρησιμοποιήστε την ομαδική τεχνική καταιγισμού ιδεών για να ορίσετε και να βελτιώσετε τα σχέδιά σας.
• Δημιουργήστε το πρόγραμμα εργασίας ως εργαλείο για την αποτελεσματική και αποτελεσματική παρακολούθηση της εφαρμογής του προγράμματος.
• Ξεκινήστε προσδιορίζοντας τους εσωτερικούς και εξωτερικούς πελάτες του στόχου της ομάδας εργασίας.
• Αναπτύξτε τα σχέδιά σας με βάση τις εκτιμώμενες ανάγκες των πελατών σας.
• Καθορίστε τους συγκεκριμένους στόχους που πρέπει να επιτύχετε.
• Μεγιστοποιήστε τη χρήση των διαθέσιμων ανθρώπινων πόρων και του εταιρικού κεφαλαίου.
• Προσδιορίστε και αναλύστε όλες τις προγραμματισμένες εργασίες και δραστηριότητες της ομάδας.
• Συμπεριλάβετε όλες τις ημερομηνίες που θα πραγματοποιηθούν ή θα πρέπει να ολοκληρωθούν οι δραστηριότητες.
• Καθορίστε τους απαιτούμενους πόρους και τα συγκεκριμένα άτομα που είναι υπεύθυνα για την εκτέλεση των καθηκόντων.
• Ορίστε τους συγκεκριμένους ρόλους του διευθυντή και των μεμονωμένων μελών του προσωπικού.
• Συμπεριλάβετε τα κριτήρια για τη μέτρηση της επιτυχίας.
• Προσδιορίστε τις επιλογές για την εξέλιξη της σταδιοδρομίας του προσωπικού.
• Περιγράψτε τον τύπο εκπαίδευσης που απαιτείται για την ανάπτυξη συγκεκριμένων δεξιοτήτων.
• Ορίστε πότε η απόδοση θα παρακολουθείται με συνέπεια και τακτικά.

Ρεαλιστικό πρόγραμμα εργασίας

4. Αναπτύξτε ένα ρεαλιστικό πρόγραμμα εργασίας ανά επίπεδο. Δημιουργήστε μια ομάδα βελτίωσης ποιότητας (QIT) για να ελέγξετε και να παρακολουθήσετε την πρόοδο των διαφόρων σχεδίων εργασίας.

• Προσδιορίστε πώς θα συγκεντρωθούν τα σχόλια για την περαιτέρω βελτίωση του σχεδίου.
• Ορίστε τα εργαλεία που θα χρησιμοποιηθούν στην παρακολούθηση.
• Βελτιώστε το πρόγραμμα εργασίας με βάση τα αποτελέσματα της κριτικής.

Ο σχεδιασμός εργασίας είναι μια συνεχής διαδικασία που περιλαμβάνει την ενεργό συμμετοχή των διευθυντών και του προσωπικού τους στον προγραμματισμό πληροφοριών, τον τεχνικό σχεδιασμό, τον ερευνητικό σχεδιασμό, τον σχεδιασμό διάταξης και τον σχεδιασμό προτύπων. Το πρόγραμμα εργασίας που αναπτύχθηκε διευκολύνει την επικοινωνία μεταξύ των συμμετεχόντων και ενθαρρύνει τη βελτίωση του εργασιακού περιβάλλοντος. Αλλά το κλειδί για την επιτυχή εφαρμογή του είναι η δέσμευση του οργανισμού για συνεχή βελτίωση, συμμετοχή των πελατών και η πίστη στην παροχή ποιοτικών υπηρεσιών.