Πώς να αποκτήσετε δωρεάν ένα διαδικτυακό ή εικονικό γραφείο;
κα. Ελένη Γρηγοριάδου
• 4 λεπτά ανάγνωση
Ρίξτε μια ματιά στις παρακάτω ιδέες για το πώς να έχετε δωρεάν διαδικτυακό ή εικονικό γραφείο.
Όταν έχετε μια επιχείρηση και διατηρείτε έναν ελάχιστο αριθμό εργαζομένων που είναι πρόθυμοι να εργαστούν ουσιαστικά από την άνεση των σπιτιών τους, θα χρειαστείτε ένα εικονικό γραφείο. Για να μειώσετε τα έξοδα της επιχείρησής σας, αναζητάτε ένα διαδικτυακό ή ένα εικονικό γραφείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δωρεάν μέχρις ότου έχετε τη δυνατότητα να διατηρήσετε τον δικό σας ιστότοπο ή η εταιρεία σας έχει μεγαλώσει και απαιτεί ένα επιτόπιο γραφείο. Πολλές νεοσύστατες επιχειρήσεις διερευνούν την ιδέα ενός εικονικού γραφείου καθώς αυτό κάνει τεράστια μείωση των περιττών δαπανών, διατηρώντας παράλληλα συνεχή επαφή και επικοινωνία με όλους τους υπαλλήλους που ενδέχεται να βρίσκονται σε διαφορετικά μέρη της χώρας ή του κόσμου.
Διαδικτυακά εργαλεία συνεργασίας
Είναι πολύ εύκολο να δημιουργήσετε ένα διαδικτυακό ή δωρεάν εικονικό γραφείο.
Αυτά τα διαδικτυακά εργαλεία συνεργασίας είναι δωρεάν ή έρχονται με ελάχιστο κόστος. Η διατήρηση ενός εικονικού γραφείου μπορεί να ρυθμιστεί εύκολα, χρησιμοποιώντας μερικές από τις εφαρμογές που είναι διαθέσιμες δωρεάν και μερικές που μπορεί να χρησιμοποιείτε ήδη. Ρίξτε μια ματιά στις παρακάτω ιδέες για το πώς να έχετε δωρεάν διαδικτυακό ή εικονικό γραφείο.
Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε τις Εφαρμογές Google. Πρόκειται για μια σειρά εργαλείων συνεργασίας που διατίθενται δωρεάν για όσους διατηρούν ένα εικονικό γραφείο. Αυτό περιλαμβάνει το Google Docs, το οποίο αποτελείται από μια εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου, ένα λογιστικό φύλλο, ημερολόγιο, και ακόμη και ένα πρόγραμμα επεξεργασίας φωτογραφιών. Επίσης είναι ενσωματωμένο το GMail, το οποίο είναι ένας πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω διαδικτύου, τα άμεσα μηνύματα που ονομάζονται Google Talk. Οι Εφαρμογές Google παρέχουν επίσης άφθονο χώρο αποθήκευσης στο διαδίκτυο για αποθήκευση δεδομένων και μεταφορά αρχείων.
Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να εγγραφείτε σε έναν λογαριασμό Google. Δημιουργήστε ένα όνομα χρήστη, που είναι συνήθως ο λογαριασμός σας GMail και ο κωδικός πρόσβασης. Μεταβείτε στο Google.com και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στην κορυφή της σελίδας που λέει "περισσότερα" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "ακόμη περισσότερο". Αυτό θα σας οδηγήσει στην επόμενη σελίδα, η οποία δείχνει την επιλογή των προϊόντων Google. Επικοινωνήστε, δείξτε και μοιραστείτε την επικεφαλίδα στα δεξιά, θα δείτε τον σύνδεσμο για τα Έγγραφα. Ακολουθήστε τις εύληπτες οδηγίες για να δημιουργήσετε το δικό σας εικονικό γραφείο.
Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνο για να επικοινωνήσετε με το προσωπικό σας αντί να χρησιμοποιήσετε email και άμεσα μηνύματα, μπορείτε να πραγματοποιήσετε δωρεάν κλήσεις από υπολογιστή σε υπολογιστή χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό σας στο Yahoo Messenger ή να ζητήσετε από την ομάδα σας να κατεβάσει το δικό της δωρεάν αντίγραφο του Skype. Το Skype σάς επιτρέπει να πραγματοποιείτε δωρεάν κλήσεις οπουδήποτε στον κόσμο, εφόσον το άτομο από την άλλη πλευρά έχει επίσης εγκατεστημένο το Skype στον υπολογιστή του και διαθέτει σύνδεση στο Διαδίκτυο.
Εάν χρειάζεστε περισσότερο χώρο αποθήκευσης δεδομένων μπορείτε να δείτε το Box.net. Έχουν μια δωρεάν έκδοση, η οποία θα σας προσφέρει 1 GB δωρεάν διαδικτυακού αποθηκευτικού χώρου.
Εάν έχετε ένα άτομο πληροφορικής στην ομάδα σας και ορισμένα μέλη της ομάδας χρειάζονται τεχνική υποστήριξη για προβλήματα με το υλικό τους, μπορεί επίσης να γίνει ουσιαστικά με τη βοήθεια ελεύθερου λογισμικού. Μπορείτε να κατεβάσετε μια δωρεάν έκδοση του Team Viewer ή του CrossLoop. Αυτό θα επιτρέψει στο άτομο πληροφορικής να αναλάβει τον υπολογιστή ενός μέλους της ομάδας και να τον επισκευάσει. Αυτή η εφαρμογή κοινής χρήσης οθόνης μπορεί επίσης να επιτρέψει την ομαδική συνεργασία μοιράζοντας τις οθόνες της επιφάνειας εργασίας τους και να εργαστεί στο ίδιο έγγραφο ή έργο με την ομάδα και να μεταφέρει και να μοιραστεί αρχεία. Κάθε αίτηση έχει έναν απαιτούμενο αριθμό ατόμων που μπορούν να συμμετάσχουν στη συνεργασία ταυτόχρονα.
Μπορείτε επίσης να πραγματοποιήσετε διαδικτυακά συνέδρια με όσα μέλη της ομάδας χρειάζεστε χρησιμοποιώντας τη λειτουργία από το Yahoo Messenger. Απλώς πρέπει να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας, να δημιουργήσετε μια αίθουσα συνεδριάσεων και να προσκαλέσετε όλους τους συμμετέχοντες και να ξεκινήσετε τη συνάντησή σας, είτε μέσω φωνής είτε μέσω άμεσων μηνυμάτων.
Είναι πολύ εύκολο να δημιουργήσετε ένα διαδικτυακό ή δωρεάν εικονικό γραφείο. Το μόνο που χρειάζεστε είναι να αναζητήσετε τις κατάλληλες διαθέσιμες εφαρμογές δωρεάν και να τις κατεβάσετε και να τις εγκαταστήσετε.
