Πώς να προετοιμάσετε ένα εγχειρίδιο για τις διαδικασίες γραφείου;

Το να έχετε ένα εγχειρίδιο διαδικασιών γραφείου είναι απαραίτητο για κάθε χώρο εργασίας, ιδιαίτερα για μικρές επιχειρήσεις ή ιδιωτικές εταιρείες που ξεκινούν ακόμη εάν πρόκειται για ιατρική κλινική, δικηγορικό γραφείο ή διοικητικό γραφείο. Ο πρωταρχικός λόγος για την προετοιμασία ενός εγχειριδίου είναι ο καθορισμός των προτύπων εκτέλεσης ορισμένων εργασιών και η διατήρηση της ποιότητας του ανθρώπινου δυναμικού. Όταν αναπτύσσετε ποιοτικό ανθρώπινο δυναμικό, μπορείτε να δημιουργήσετε απολύτως ποιοτικά προϊόντα, προϊόντα ή υπηρεσίες για τους πελάτες.

Πριν από όλα τα άλλα, θα πρέπει πρώτα να έχετε έναν δικηγόρο ως νομικό σύμβουλο για το εγχειρίδιο γραφείου που πρόκειται να προετοιμάσετε. Μπορεί επίσης να σας δώσει κάποιες συμβουλές για το πώς θα οργανώσετε το εγχειρίδιο και θα είναι επίσης ο υπεύθυνος για τη νομιμότητα του. Το επόμενο πράγμα που πρέπει να ανησυχείτε είναι η διαδικασία σύνταξης και σύνταξης.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη διαδικασία γραφής:

1. Γράψτε σε μια εύκολα κατανοητή γλώσσα. Σημειώστε ότι οι αναγνώστες είναι οι εργαζόμενοι. Κρατήστε το σύντομο και απλό. Κάντε το σύντομο και κατευθυνθείτε στο σημείο. Η χρήση περίπλοκων και εξαιρετικά τεχνικών όρων θα τους προκαλέσει σύγχυση (ειδικά για το πρόσφατα προσληφθέν προσωπικό) εάν έρθει η ώρα να αναθεωρήσουν το εγχειρίδιο του γραφείου.
2. Δώστε έναν θετικό τόνο. Οι άνθρωποι πιθανότατα θα αναλάβουν μια δεδομένη ευθύνη όταν τους λένε με έναν ελαφρώς παρουσιασμένο τρόπο παρά σε έναν αρνητικό τόνο, καθώς απευθύνεται στα ανθρώπινα συναισθήματα.
3. Χρησιμοποιήστε τα 5 W και 1 H για να εξηγήσετε μια διαδικασία. (Ποιος, τι, πότε, πού, γιατί και πώς). Η παροχή μιας λεπτομερούς διαδικασίας δεν θα τους κάνει να χάσουν την εκτέλεση μικρών πτυχών της εργασίας τους, ειδικά για τις διαδικασίες απογραφής. Αυτό είναι ένα πολύ κρίσιμο μέρος επειδή μιλάμε εδώ για τους πόρους σας που διακυβεύονται.
4. Συμμετάσχετε στους υπαλλήλους σας και κάντε τους μέρος της ανταλλαγής ιδεών. Τις περισσότερες φορές, είναι αυτοί που γνωρίζουν τις ιδιαιτερότητες και τις λεπτομέρειες της εκτέλεσης των καθηκόντων τους ή των διαδικασιών προσωπικού. Αυτό μπορεί επίσης να είναι ο τόπος συζήτησης των δημοκρατικών δικαιωμάτων τους, όπως οι παροχές των υπαλλήλων τους, οι ιατρικές ασφάλειες και η άδεια απουσίας. Ορισμένες από τις πολιτικές του γραφείου σας μπορούν επίσης να τεθούν εδώ, όπως κανόνες σχετικά με τους ενδυματολογικούς κώδικες ή τις στολές.

Φυσικά, μετά τη διαδικασία γραφής, μια σειρά επεξεργασίας και τροποποίησης θα πρέπει να γίνει για συνέπεια, ελέγχους γραμματικής και ορισμένες άλλες τεχνικές του κειμένου.

Ενότητες δειγμάτων

Στη συνέχεια, μπορείτε τώρα να προχωρήσετε στη διαδικασία διαίρεσης. Καθορίστε ποιες διαδικασίες ή πολιτικές είναι για ποια ενότητα. Ορισμένες ενότητες είναι: Λογιστική, Διοίκηση, Εξυπηρέτηση Πελατών, Ανάκτηση Καταστροφών, Μηχανική, Περιβάλλον, Χρηματοοικονομικά & Πιστώσεις, Συστήματα Πληροφοριών, Κατασκευή, Προσωπικό, Πωλήσεις και Μάρκετινγκ, Ασφάλεια και Λειτουργίες, Ναυτιλία και Αγορά. Εναπόκειται σε εσάς για το πώς θα ονομάσετε κάθε μέρος.

Τέλος, οριστικοποιήστε το εγχειρίδιο παρέχοντας μια ρύθμιση για διαβουλεύσεις με το προσωπικό και τους υπαλλήλους. Εσείς, μαζί με τον πληρεξούσιό σας και τους εκπροσώπους κάθε τμήματος (ή οποιουδήποτε ισοδύναμου, εάν ισχύει) έχετε υπογράψει το τελικό σχέδιο για να υποδείξετε ότι όλοι ενέκριναν τις πολιτικές και τις διαδικασίες.

Εγγύηση ελάχιστης εποπτείας εργαζομένων

Μπορεί να είναι δύσκολο στην αρχή να προετοιμάσετε ένα εγχειρίδιο διαδικασιών γραφείου, γιατί θα χρειαστεί πολύς χρόνος, προσπάθεια και ενέργεια αλλά σίγουρα θα πληρώσει μακροπρόθεσμα. Θα εγγυηθεί την ελάχιστη εποπτεία των εργαζομένων, ενώ θα τους κάνει να λειτουργούν αποτελεσματικά και αποδοτικά.