Κάθε καλή εταιρεία χρειάζεται ένα λειτουργικό σύνολο τυπικών διαδικασιών γραφείου, εάν επιθυμούν να ενώσουν μια ομάδα με κίνητρα και αποτελεσματική εργασία.
Κάθε καλή εταιρεία χρειάζεται ένα λειτουργικό σύνολο τυπικών διαδικασιών γραφείου, εάν επιθυμούν να ενώσουν μια ομάδα με κίνητρα και αποτελεσματική εργασία. Είναι το μυστικό των επιτυχημένων επιχειρήσεων και πρέπει επομένως να αποτελεί πρωταρχικό μέλημα όλων εκείνων που ξεκινούν μια επιχείρηση.
Γενικές πολιτικές γραφείων
Δημιουργήστε τα βήματα με τέτοιο τρόπο ώστε να προβάλλονται στα αποτελέσματα που θέλετε να επιτύχετε.
Οι διαδικασίες γραφής είναι ευκολότερες όταν ο στόχος στον οποίο θέλετε να προχωρήσετε είναι ξεκάθαρος στο μυαλό σας. Δημιουργήστε τα βήματα με τέτοιο τρόπο ώστε να προβάλλονται στα αποτελέσματα που θέλετε να επιτύχετε. Η πιο βασική συμβουλή για τη δημιουργία ενός εξαιρετικού εγχειριδίου γραφείου είναι να έχετε ένα σαφές, εύκολο να ακολουθήσετε σύνολο κανόνων και οδηγιών που όλοι μπορούν να τηρούν. Οι γενικές πολιτικές γραφείου είναι σχολαστικά και επαγγελματικά σχεδιασμένες για να αποτρέψουν την εμφάνιση προβλημάτων από την πρώτη. Να τι πρέπει να κάνετε:
Καταιγισμός ιδεών. Οι άνθρωποι συχνά παραβλέπουν αυτό το στάδιο επειδή χρειάζεται πολύς χρόνος. Κάποιοι κινδυνεύουν να οδηγήσουν ένα ασταθές, πρόωρο εργατικό δυναμικό, επειδή το σχέδιο βγήκε από το πουθενά. Ένα ρεαλιστικό, καλά μελετημένο σχέδιο θα αποφέρει ταυτόχρονα πιο παραγωγικά αποτελέσματα. Πρώτα λοιπόν, συγκεντρώστε τους μεγάλους παίκτες της εταιρείας και πάρτε ιδέες. Είναι υπεύθυνο να κάνετε για να δείτε μια κατάσταση σε διάφορες διαφορετικές απόψεις. Με αυτόν τον τρόπο όλα τα αντιληπτά προβλήματα από όλες τις πιθανές πλευρές θα εξεταστούν διεξοδικά και θα δοθούν κατάλληλες λύσεις. Έχετε στο μυαλό σας το στόχο σας και συνεργαστείτε για αυτό.
Γράψτε το πρώτο προσχέδιο. Αυτό το πρόχειρο σχέδιο, αν και προκαταρκτικό, θα χρησιμεύσει ως βάση για την εκκίνηση των δοκιμών σας. Θέλετε οι μελλοντικές τροποποιήσεις να είναι ελάχιστες, διότι αυτή θα πρέπει να είναι σχεδόν τέλεια.
Πρώτη δοκιμή. Οι διαδικασίες προσωπικού και απογραφής πρέπει να δοκιμαστούν στο πεδίο. Αυτό σας επιτρέπει να μελετήσετε τον μηχανισμό σε δράση και να είστε σε θέση να εντοπίσετε τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες του σχεδίου εργασίας. Δώστε σε κάθε έναν από τους εργαζομένους σας ένα αντίγραφο του πρώτου σχεδίου και ζητήστε τους να εκφράσουν τις δικές τους σκέψεις επίσης. Ρωτήστε τους εάν αντιμετώπισαν δυσκολίες και αν υπάρχουν, πώς να τα αντιμετωπίσετε καλύτερα. Μια υγιής εργασιακή σχέση κρατά όλους ενθουσιασμένους γιατί πιστεύουν ότι παίζουν επίσης σημαντικό ρόλο στην επίτευξη των στόχων της εταιρείας.
Πατήστε εξωτερικούς πόρους. Προσλάβετε έναν ειδικό ή σύμβουλο ως σύμβουλό σας. Είναι καλή ιδέα να συμμετέχετε ένα μη μέλος της εταιρείας στη διαδικασία ανάπτυξης και δοκιμών. Η άποψη ενός τρίτου θα είναι χρήσιμη για την εμφάνιση νέων ιδεών και τρόπων με τους οποίους μπορείτε να επιλύσετε πιο δημιουργικά προβλήματα και να κάνετε τις αναθεωρήσεις σας.
Ενσωμάτωση. Τώρα είστε έτοιμοι να γράψετε το τελικό προσχέδιο. Ελέγξτε προσεκτικά τις δοθείσες προτάσεις με βάση τις δοκιμές που έχουν γίνει. Προσέξτε ότι οι προτάσεις με την μεγαλύτερη αξία ενσωματώνονται στο αναθεωρημένο σχέδιο. Οι ολοκληρωμένες διαδικασίες γραφείου μπορούν να απεικονιστούν με διάφορες μορφές ανάλογα με το επίπεδο πολυπλοκότητάς τους. Ένας τρόπος είναι να απαριθμήσετε τα απλοποιημένα βήματα. Ένα άλλο είναι με την τοποθέτηση βημάτων σε μια ιεραρχική διάταξη όπως με ένα κατακόρυφο διάγραμμα ροής ή σε γραφική μορφή. Κρατήστε το σύντομο και απλό, αλλά βεβαιωθείτε ότι η ιδέα είναι πεντακάθαρη.
Δημοσίευση και πρακτική. Καλέστε μια συνάντηση και συζητήστε τις καθιερωμένες τυπικές διαδικασίες γραφείου με όλους. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα σημεία εξηγούνται και κατανοούνται καλά. Διασκεδάστε τις ερωτήσεις. Αυτό θα αυξήσει τις πιθανότητες να τηρείται θρησκευτικά.
Τέλος, παρακολουθήστε. Ως διαχειριστής πρέπει να παρακολουθείτε την πρόοδο. Αυτό γίνεται για να διασφαλιστεί ότι τα πρότυπα εξακολουθούν να είναι αυστηρά σωστά. Αναζητήστε τυχόν αποκλίσεις από τους στόχους, ελέγξτε τυχόν εσφαλμένους υπολογισμούς.
Η εταιρεία πρέπει να κάνει την περικοπή διατηρώντας την ποιότητα και την ικανότητα εν μέσω των αυξανόμενων και μεταβαλλόμενων απαιτήσεων εργασίας. Καλή τύχη!
