Πώς να προγραμματίσετε τη μετεγκατάσταση γραφείου;

Οι χαρές και τα δεινά της μετεγκατάστασης είναι πολλαπλές! Η μετεγκατάσταση γραφείου είναι επίσης ένας μεγάλος εφιάλτης logistics. Υπάρχουν πολλοί περισσότεροι άνθρωποι που εμπλέκονται σε αυτήν την υπόθεση, και πάρα πολλοί άνθρωποι επηρεάζονται - πελάτες, εργαζόμενοι, πωλητές κ.λπ. Η εξασφάλιση μιας ομαλής μετεγκατάστασης είναι μια σημαντική εργασία. Ακόμα και με τον προγραμματισμό μπορεί να υπάρχουν πράγματα που πάνε στραβά την τελευταία στιγμή.

Κανονικά επίπεδα ποιότητας

Ωστόσο, δεδομένου ότι η μετεγκατάσταση επηρεάζει τόσους πολλούς ανθρώπους και επίσης άυλα όπως η φήμη μιας εταιρείας όταν οι υπηρεσίες διακόπτονται ή πέφτουν κάτω από τα κανονικά επίπεδα ποιότητας, απαιτεί πολύ προγραμματισμό και συντονισμό.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει ο προγραμματισμός;

• Ζητήστε από ένα άτομο στον οργανισμό σας να συγκεντρώσει ένα μέλος του προσωπικού από κάθε εταιρική ομάδα σε μια ομάδα που θα είναι υπεύθυνη για τη μετακίνηση.
• Αφήστε την ομάδα να πάρει τις απαραίτητες πληροφορίες και να επιστρέψει.
• Ετοιμάστε ένα γενικό σχέδιο για τη μετακίνηση. Αυτό θα δείξει απαιτήσεις, χρονοδιαγράμματα, ευθύνες και αξιολόγηση. Αυτό το σχέδιο θα είναι ένα ζωντανό έγγραφο, θα συνεχίζει να ενημερώνεται και θα είναι διαθέσιμο σε όλα τα μέλη της ομάδας μετεγκατάστασης.
• Τώρα η ομάδα πρέπει να έχει τακτική συνάντηση σχετικά με τις απαιτήσεις, τα καθορισμένα χρονοδιαγράμματα, τη μέτρηση των επιτευγμάτων έναντι αυτών και την τελική ετοιμότητα.
• Αποφασίστε για τις απαιτήσεις χώρου, ανάλογα με την τρέχουσα δύναμη της ομάδας, τον εξοπλισμό γραφείου και την προβλεπόμενη ανάπτυξη.
• Προσθέστε στις απαιτήσεις κοινόχρηστους χώρους, όπως αίθουσες συνεδριάσεων, χώρο υποδοχής, χώρο αποθήκευσης αποσκευών ή μεσημεριανού γεύματος, βοηθητικά προγράμματα κ.λπ.
• Καταγράψτε όλες τις απαιτήσεις εξοπλισμού γραφείου του οργανισμού, παίρνοντας κάθε ομάδα στον προϋπολογισμό και στη συνέχεια ενοποιώντας τις αναφορές. Αυτή η λίστα θα πρέπει να περιλαμβάνει απαιτήσεις για υπολογιστές, φορητούς υπολογιστές, καλωδιώσεις, τηλεφωνικές γραμμές, ηλεκτρικές πρίζες, καλωδιώσεις στο Διαδίκτυο, εγκαταστάσεις συνεδρίων, ανάγκες φωτισμού, κάθε ειδικό εξοπλισμό κ.λπ.
• Προετοιμάστε έναν προϋπολογισμό για μετεγκατάσταση και εκχωρήστε κονδύλια προϋπολογισμού σε κάθε ομάδα.
• Προσδιορίστε μια τοποθεσία. διαπραγματευτείτε το κόστος εντός του προϋπολογισμού.
• Λάβετε ένα αντίγραφο του σχεδιαγράμματος της νέας τοποθεσίας που δείχνει όλα τα σημεία του σταθμού εργασίας, τις εισόδους και τις εξόδους, τα μόνιμα διαμερίσματα κ.λπ.
• Εάν τα εξαρτήματα δεν είναι ήδη στη θέση τους, ζητήστε από έναν αρχιτέκτονα ή σχεδιαστή να σχεδιάσει το γραφείο.
• Μόλις καταρτιστεί το σχέδιο, συζητηθεί και οριστικοποιηθεί, καθίστε και αντιστοιχίστε χώρους σε διαφορετικές ομάδες και πληροίτε άλλες απαιτήσεις.
• Καταγράψτε τον εξοπλισμό και τα έπιπλα που υπάρχουν στο τρέχον γραφείο και δείτε ποια από αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν ή να ανακυκλωθούν / ανακαινιστούν και να χρησιμοποιηθούν. Για τους άλλους, έχετε ένα σχέδιο - είτε να πουλήσετε σε εμπόρους μεταχειρισμένων αντικειμένων είτε ως θραύσματα.
• Ο αρχιτέκτονας και η ομάδα μπορούν να αρχίσουν να εργάζονται για την προσαρμογή του νέου χώρου ώστε να ανταποκρίνονται στις ανάγκες όπως προσδιορίζονται και επικοινωνούνται.
• Οι ομάδες στο γραφείο μπορούν να αρχίσουν να διατηρούν τα αντικείμενά τους σε ετοιμότητα για την κίνηση.
• Μόλις ετοιμαστεί ο χώρος γραφείου, πάρτε τους διευθυντές της ομάδας για να δείτε το μέρος.
• Σχεδιάστε ένα σχέδιο που περιγράφει λεπτομερώς την κίνηση του προσωπικού, τη μεταφορά εξοπλισμού, το χρονοδιάγραμμα κ.λπ. και κάντε μια στεγνή εκτέλεση με σκελετικό εξοπλισμό και μια σκελετική ομάδα.
• Βεβαιωθείτε ότι προσλαμβάνονται επαγγελματίες για τη μετακίνηση του εξοπλισμού και άλλων αντικειμένων και ότι πληρούνται όλα τα πρότυπα ασφαλείας κατά τη διάρκεια της μετακίνησης.
• Οποιαδήποτε ζητήματα που έχουν αντιμετωπιστεί κατά τη διάρκεια της ξηρής διαδικασίας πρέπει να συζητηθούν και να διορθωθούν. Εάν απαιτείται άλλη δοκιμή, η οποία μπορεί να αφορά κάποιο ειδικό εξοπλισμό ή κρίσιμη δραστηριότητα, κάντε το.
• Εάν όλα είναι θετικά μετά το ψεύτικο τρυπάνι, τότε σχεδιάστε την τελική και πλήρη κίνηση με ολόκληρο το γραφείο.
• Ενημερώστε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη που επηρεάζονται από την κίνηση εκ των προτέρων - πελάτες, πωλητές, συνεργάτες, ιδιοκτήτες, ταχυδρομικές αρχές, ρυθμιστικές αρχές, πάροχοι υπηρεσιών κοινής ωφέλειας κ.λπ.
• Βεβαιωθείτε ότι οι νέες λεπτομέρειες ενσωματώνονται στα χαρτικά, στον ιστότοπο και σε οποιοδήποτε άλλο είδος ή μέρος όπου εμφανίζονται τα στοιχεία επικοινωνίας και η διεύθυνση.
• Αποφασίστε μια ημέρα για τη μετακίνηση - προσπαθήστε να ολοκληρώσετε μια ημέρα που προκαλεί τη λιγότερη διακοπή στις υπηρεσίες. Διατηρήστε μια σκελετική μονάδα για τον χειρισμό κρίσιμων καθημερινών θεμάτων.

Με όλη αυτή την προετοιμασία, η μετεγκατάσταση γραφείου σας θα πρέπει να είναι μια ευχάριστη και ικανοποιητική εμπειρία.