Πώς να εγγράψετε ένα επαγγελματικό τηλεφωνικό μήνυμα;
Ηρόδοτος Φωτόπουλος
• 3 λεπτά ανάγνωση
Ελέγξτε την απαίτηση μορφής αρχείου για το τηλέφωνο της επιχείρησής σας και εξαγάγετε το εγγεγραμμένο μήνυμα σε αυτήν τη μορφή για μεταφόρτωση στο τηλέφωνο της επιχείρησής σας.
Εάν διευθύνετε μια εγχώρια επιχείρηση είστε πρακτικοί στη διαχείριση της επιχείρησης. Είστε απασχολημένος τις περισσότερες φορές. Τις περισσότερες φορές δεν είστε στο γραφείο σας, αλλά κάπου κάνοντας προσοχή στους πελάτες και χειρίζοντας τις διάφορες πτυχές της επιχείρησης. Μπορεί ή όχι να έχετε την πολυτέλεια να έχετε ρεσεψιονίστ ή βοηθό για τη διαχείριση του τηλεφώνου και να απαντάτε στις κλήσεις.
Επαγγελματική ηχογράφηση χαιρετισμού
Ακολουθούν τα βήματα για το πώς να κάνετε το ηχογραφημένο τηλεφωνικό σας μήνυμα πιο επαγγελματικό ήχο.
Οι πρώτες εμφανίσεις μετράνε πολύ όταν ένας πελάτης σας καλεί. Εάν δεν μπορείτε να λάβετε την κλήση ταυτόχρονα, ο καλών θα πρέπει να ακούει ένα μήνυμα για να τους ενημερώσει ότι δεν είστε διαθέσιμοι αυτήν τη στιγμή. Το να έχετε έναν επαγγελματικό ηχογραφημένο χαιρετισμό που να περιέχει το μήνυμα που οι πελάτες σας θα ήταν ικανοποιημένοι να ακούσουν είναι επομένως πολύ σημαντικό για την επιχείρησή σας και για τη διατήρηση των πελατών. Ακολουθούν τα βήματα για το πώς να κάνετε το ηχογραφημένο τηλεφωνικό σας μήνυμα πιο επαγγελματικό ήχο.
Αγοράστε ένα επαγγελματικό τηλέφωνο με δυνατότητα αυτόματης συνοδού.
Γράψτε το σενάριό σας. Θα πρέπει να είναι σύντομο και στο σημείο, δίνοντας αρκετές λεπτομέρειες για να ικανοποιήσει τον πελάτη ως προς τον λόγο για τον οποίο δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε την κλήση του. Θα πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα της εταιρείας σας, μια σύντομη δήλωση σχετικά με την εκτίμηση της κλήσης και τη δήλωση που ενημερώνει τον καλούντα ότι δεν είναι δυνατή η παρακολούθηση της κλήσης του αυτήν τη στιγμή. Το σενάριο πρέπει να περιλαμβάνει μια πρόσκληση για τον καλούντα να αφήσει ένα μήνυμα και τις οδηγίες για τον τρόπο εγγραφής του μηνύματός του. Θα πρέπει επίσης να τους δώσετε ένα χρονικό πλαίσιο για το πότε θα μπορείτε να επιστρέψετε την κλήση τους. Χρονολογήστε το σενάριό σας. Δεν πρέπει να υπερβαίνει τα είκοσι πέντε δευτερόλεπτα. Veer μακρυά από την σχεδόν τυπική ενημέρωση για την αρχική πρόταση τον καλούντα ότι η κλήση του είναι σημαντική για εσάς. Αυτή η φράση έχει χρησιμοποιηθεί ξανά και ξανά και είναι ακόμη μέρος μερικών προ-ηχογραφημένων τηλεφωνικών μηνυμάτων.
Επεξεργαστείτε το σενάριο μηνυμάτων σας όπως ταιριάζει μέχρι να είστε ικανοποιημένοι με αυτό. Εξασκηθείτε να το διαβάσετε δυνατά πολλές φορές και ελέγξτε αν το σενάριο ακούγεται σωστό. Ζητήστε από έναν φίλο να το διαβάσει ή να το ακούσει, ώστε να μπορείτε να λάβετε κάποιες πληροφορίες. Σίγουρα ο φίλος σας έχει ακούσει επίσης αρκετούς ηχογραφημένους χαιρετισμούς.
Εάν έχετε εγκαταστήσει μια εφαρμογή λογισμικού εγγραφής ήχου στον υπολογιστή σας, χρησιμοποιήστε τη για να δημιουργήσετε ένα δείγμα του χαιρετισμού. Στη συνέχεια, μπορείτε να ακούσετε πώς θα ακούγεται πραγματικά και θα μάθετε εάν η φωνή σας, η προφορά και η φωνή σας ακούγονται επαγγελματικά και σαν επαγγελματικά αλλά φιλόξενα.
Η εγγραφή πρέπει να είναι ευκρινή και καθαρή. Κάνετε την εγγραφή σας τη νύχτα όταν όλοι είχαν πάει σπίτι και το γραφείο είναι σιωπηλό. Οι εξωτερικοί θόρυβοι μπορούν να καταστρέψουν την ηχογράφηση.
Ελέγξτε την εγγραφή σας. Θα πρέπει να είναι στο σωστό ρυθμό και να μην ακούγεται βιαστικά. Εάν η φωνή σας δεν ακούγεται επαγγελματική και επαγγελματική, ζητήστε από το προσωπικό σας να το κάνει ή μπορείτε να ζητήσετε από έναν φίλο που έχει καλή φωνή να το ηχογραφήσει για εσάς.
Ελέγξτε την απαίτηση μορφής αρχείου για το τηλέφωνο της επιχείρησής σας και εξαγάγετε το εγγεγραμμένο μήνυμα σε αυτήν τη μορφή για μεταφόρτωση στο τηλέφωνο της επιχείρησής σας. Προγραμματίστε το τηλέφωνό σας για αναπαραγωγή του επαγγελματικού εγγεγραμμένου μηνύματος κάθε φορά που δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε την κλήση ταυτόχρονα.
