Πώς να διατηρήσετε αρχεία για μια μικρή επιχείρηση;
Μαγδαληνή Φωτιάδου
• 4 λεπτά ανάγνωση
Εάν έχετε ένα πλήρες συνδετικό υλικό, χρησιμοποιήστε ένα άλλο για να δεσμεύσετε τα ενημερωμένα έγγραφα και αποθηκεύστε το πλήρες συνδετικό στην αίθουσα εγγραφών.
Η διαχείριση μιας μικρής επιχείρησης πρέπει να είναι συστηματική. Ως ιδιοκτήτης, θα πρέπει να είστε πάντα στην κορυφή των πραγμάτων από την αγορά των προϊόντων σας, την πρόσληψη και την πληρωμή των υπαλλήλων σας, την πληρωμή κρατικών τελών και την ικανοποίηση των πελατών. Για κάθε στοιχείο που πραγματοποιείτε συναλλαγές στην επιχείρησή σας, η τήρηση αρχείου είναι απαραίτητη. Η αποθήκευση τεράστιων συνδέσμων και κουτιών δίσκων μπορεί να είναι συντριπτική, οπότε πρέπει να γνωρίζετε πώς να τα αποθηκεύσετε σωστά. Αυτά τα αρχεία θα περιέχουν την ίδια τη γραμμή ζωής της επιχείρησής σας. Δείτε πώς μπορείτε να διατηρήσετε τα αρχεία της επιχείρησής σας:
Επιλέξτε καλά ανθεκτικά συνδετικά. Αποκτήστε ανθεκτικά συνδετικά που μπορούν να χειριστούν τουλάχιστον 8 εκατοστά χαρτιού. Βεβαιωθείτε ότι οι δακτύλιοι είναι κατασκευασμένοι από ανοξείδωτο ατσάλι, ώστε να μην σκουριάζουν ακόμη και μετά από πολύ καιρό αποθήκευσης. Τυλίξτε τα συνδετικά με πλαστικό ώστε να προστατεύονται από υγρασία ή νερό.
Διαλέξτε ένα καλό ξηρό μέρος για να αποθηκεύσετε τα αρχεία. Επιλέξτε ένα δωμάτιο στις εγκαταστάσεις του καταστήματός σας και επισημάνετε το ως "αίθουσα δίσκων". Μπορεί να είναι ένα δωμάτιο ή μπορεί να είναι ένα μικρό μέρος με κλειδαριά. Η αίθουσα δίσκων πρέπει να είναι μακριά από υδραυλικές ραβδώσεις ή το ντουλάπι όπου υπάρχει κίνδυνος μόλυνσης των δίσκων με νερό ή υγρασία.
Ταξινομήστε τα αρχεία σας. Οι ερωτήσεις που πρέπει να αναρωτηθείτε κατά την προτεραιότητα τήρησης αρχείων είναι:
Πόσο χρήσιμα είναι αυτά τα αρχεία για την επιχείρησή μου;
Πόσο σοβαρές θα ήταν οι συνέπειες αν δεν τις κρατήσω;
Πόσο συχνά το κράτος καλεί την επιχείρηση να παράγει αυτά τα συγκεκριμένα αρχεία;
Χρειάζεται η επιχείρηση αυτά τα αρχεία για την υποβολή αναφορών που απαιτούνται από το κράτος;
Μπορούν αυτά τα αρχεία να με βοηθήσουν εάν υπάρχουν διαφορές με επιχειρηματικούς εταίρους ή υπαλλήλους;
Η αποθήκευση τεράστιων συνδέσμων και κουτιών δίσκων μπορεί να είναι συντριπτική, οπότε πρέπει να γνωρίζετε πώς να τα αποθηκεύσετε σωστά.
Μόλις απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, θα πρέπει να γνωρίζετε ποια αρχεία πρέπει να διατηρούνται μόνιμα ή για ένα χρονικό διάστημα. Αυτά τα αρχεία που πρέπει να διατηρούνται μόνιμα είναι τα ακόλουθα:
Αναφορές για ελέγχους
Ακυρώθηκαν επιταγές από επιχειρηματικούς συνεργάτες
Βιβλία μετρητών
Αρχεία ομολόγων κεφαλαίου και αρχεία αποθεμάτων
Αντίγραφα ή ηλεκτρονικά αντίγραφα των εγγραφών (αποθηκευμένα σε δίσκους)
Επισημάνετε τα συνδετικά και τα κουτιά σας. Είναι σημαντικό να επισημάνετε τα συνδετικά σας, ώστε να μην χαθείτε προσπαθώντας να βρείτε την εγγραφή που χρειάζεστε στο σωρό. Εκτυπώστε μικρές ετικέτες και κολλήστε τις σωστά κάτω από το πλαστικό κάθε συνδετικού. Εάν χρησιμοποιείτε κουτιά εγγράφων, επισημάνετε και αυτά. Τοποθετήστε κάθε συνδετικό ή κουτί αλφαβητικά στα μεταλλικά ράφια ή τα ράφια που θα οργανωθούν.
Διατηρήστε τα αρχεία σας ενημερωμένα. Βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία σας έχουν ενημερωθεί. Εάν έχετε ένα πλήρες συνδετικό υλικό, χρησιμοποιήστε ένα άλλο για να δεσμεύσετε τα ενημερωμένα έγγραφα και αποθηκεύστε το πλήρες συνδετικό στην αίθουσα εγγραφών. Το κλειδί για την ενημέρωση αρχείων εγγραφής είναι να αρχειοθετήσετε τα έγγραφα στο τέλος κάθε χρόνου κλεισίματος, ώστε να μην τα ξεχάσετε.
Διατηρήστε τα ηλεκτρονικά αρχεία ως διπλά αρχεία. Είναι μια σοφή ιδέα να αποθηκεύετε ένα ηλεκτρονικό αρχείο των εγγράφων της επιχείρησής σας καθώς και έντυπα αντίγραφα. Με αυτόν τον τρόπο θα διασφαλιστεί ότι έχετε καταγράψει τα έγγραφα ακόμη και αν τα αντίγραφα σας χαθούν κατά λάθος ή καταστραφούν.
Οργανωμένο σύστημα εγγραφής εγγράφων
Η διατήρηση ενός οργανωμένου συστήματος εγγραφής εγγράφων για τη μικρή σας επιχείρηση θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε την παρακολούθηση σας ανά πάσα στιγμή. Πριν καθαρίσετε παλιά αρχεία, φροντίστε να επικοινωνήσετε με τον δικηγόρο και τον λογιστή σας σχετικά με αυτά.
