Κάθε καλή επιχείρηση πραγματοποιεί έναν εσωτερικό έλεγχο για να προσδιορίσει εάν τα λογιστικά βιβλία ταιριάζουν με την πραγματική οικονομική κατάσταση της εταιρείας.
Κάθε καλή επιχείρηση πραγματοποιεί έναν εσωτερικό έλεγχο για να προσδιορίσει εάν τα λογιστικά βιβλία ταιριάζουν με την πραγματική οικονομική κατάσταση της εταιρείας. Αν και μπορεί να είναι τρομακτικό και εντελώς ενοχλητικό, αυτή η σύγκριση είναι απαραίτητη εάν η εταιρεία επιθυμεί να διατηρήσει μια ρεαλιστική άποψη για τον εαυτό της προκειμένου να επιβιώσει τον επιχειρηματικό κόσμο.
Ένας εσωτερικός έλεγχος με καλή εκτέλεση θα προβλέπει τυχόν ερωτήσεις που θα θέσει ένας φορολογικός έλεγχος, εάν έρθει η ώρα.
Ακολουθούν τα βήματα για τη διενέργεια του εσωτερικού σας ελέγχου:
Συγκεντρώστε τα λογιστικά βιβλία σας και άλλα έγγραφα. Ο εσωτερικός έλεγχος πρέπει να περιλαμβάνει τα τελευταία πέντε χρόνια της εταιρείας σας ή από τον τελευταίο εσωτερικό έλεγχο, όποιο από τα δύο είναι πιο εφαρμόσιμο. Όλα τα βιβλία πρέπει να είναι διαθέσιμα για αναθεώρηση και αναφορά. Μια ψηφιακή έκδοση είναι πλεονεκτική για ευκολότερη αναφορά, αν και πρέπει να αντικατοπτρίζει με ακρίβεια τα φυσικά βιβλία. Αποκτήστε το πιο πρόσφατο ολοκληρωμένο ιστορικό συναλλαγών από την τράπεζα της εταιρείας και άλλα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα. Ετοιμάστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας για να συγκρίνετε αρχεία με όλους τους πελάτες σας, τους ενδιαφερόμενους και άλλα ιδρύματα.
Μελετήστε τον προηγούμενο έλεγχο. Αυτό θα σας επιτρέψει να κατανοήσετε την έκταση του ελέγχου της εταιρείας και θα σας δώσει ιδέες σχετικά με τη διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσετε. Μπορείτε να ακολουθήσετε την υπάρχουσα μορφή όπως καθορίστηκε από προηγούμενους ελέγχους, να την τροποποιήσετε για να προσαρμόσετε νέες πληροφορίες και πραγματικότητες ή να την αντικαταστήσετε εντελώς εάν ο έλεγχος βρεθεί ανεπαρκής ή ελαττωματικός. Να είστε έτοιμοι να επικοινωνήσετε με τον προηγούμενο ελεγκτή σε περίπτωση που έχετε απορίες ή χρειάζεστε διευκρινίσεις. Τέλος, ίσως θελήσετε να ενημερώσετε τα ελεγκτικά εργαλεία και τις πρακτικές σας, έτσι ώστε οι καλύτερες τεχνικές να μπορούν να ενσωματωθούν στον έλεγχο σας.
Προγραμματίστε τη στρατηγική ελέγχου σας. Προγραμματίστε τον έλεγχο για τις επόμενες εβδομάδες και αφιερώστε ένα χρονικό πλαίσιο για κάθε δραστηριότητα. Ορίστε βασικό προσωπικό για κάθε εργασία. Παρέχετε απρόβλεπτα σε περίπτωση που ο έλεγχος σας συναντήσει απροσδόκητα εμπόδια ή ευρήματα.
Εκτελέστε απογραφή των αποθεμάτων σας. Η φυσική μέτρηση όλων των προϊόντων σας θα αποκαλύψει ανισορροπίες και αποκλίσεις. Αυτά πρέπει να περιλαμβάνουν εξοπλισμό και προμήθειες.
Διερευνήστε τις αιτίες ασυμφωνιών. Οι μεγάλες αποκλίσεις είναι ένα σίγουρο σημάδι ανικανότητας ή κακής χρήσης στην εταιρεία σας. Οι μικρότερες ανωμαλίες μπορεί απλά να είναι διορθωμένα λάθη, αλλά μπορεί επίσης να δείχνουν ένα μεγαλύτερο, συστημικό σφάλμα. Να είστε προετοιμασμένοι να αντιμετωπίσετε σοβαρή απάτη, υπεξαίρεση ή άλλες εγκληματικές δραστηριότητες λαμβάνοντας αποδεικτικά στοιχεία και συνεργασία με τις αρχές επιβολής του νόμου ή το πληρεξούσιο
Αξιολογήστε και απαντήστε στα ευρήματά σας. Σημειώστε θετικά ευρήματα και διαδικασίες για μελλοντικούς ελέγχους. Παρέχετε συστάσεις για τη διόρθωση των υφιστάμενων αποκλίσεων και την αποτροπή επανεμφάνισης. Σαφή ετικέτα και αποθήκευση εγγράφων, παροχή έντυπων και μαλακών αντιγράφων και, στη συνέχεια, ενημερώστε το λογιστικό προσωπικό για τη θέση αυτών των αρχείων ελέγχου. Προγραμματίστε τον επόμενο έλεγχο και αφήστε σημειώσεις, οδηγίες και υπενθυμίσεις.
Σκεφτείτε να προσλάβετε έναν εξωτερικό επαγγελματία. Ένας αμερόληπτος επαγγελματίας βλέπει αυστηρά τα βιβλία σας αντικειμενικά και δεν θα διστάσει να καλέσει ελαττωματικές ή ακατάλληλες πρακτικές ή ανωμαλίες. Ο ελεγκτής πρέπει να έχει πλήρη πρόσβαση και συνεργασία σε όλα τα επίπεδα, προκειμένου να εκτελέσει το έργο του με ικανοποίηση. Εάν η εταιρεία σας αντιμετωπίζεται ήδη με καχυποψία, προσλάβετε έναν αξιόλογο επαγγελματία για να αφαιρέσετε κάθε αμφιβολία.
Λάβετε μορφωμένες αποφάσεις
Ένας εσωτερικός έλεγχος με καλή εκτέλεση θα προβλέπει τυχόν ερωτήσεις που θα θέσει ένας φορολογικός έλεγχος, εάν έρθει η ώρα. Θα αποκαλύψει επίσης ενημερωμένες πληροφορίες που θα σας επιτρέψουν να λάβετε μορφωμένες αποφάσεις για το μέλλον της εταιρείας.
