Πώς να διενεργήσετε εσωτερικό έλεγχο;

Το κοινό δεν θα γνώριζε ποτέ τις εσωτερικές διαδικασίες μιας επιχείρησης, αν όχι για τα διάσημα οικονομικά σκάνδαλα που αφορούν την WorldCom και την Enron. Αυτό το σκάνδαλο άνοιξε το δρόμο για μια απαίτηση για καλύτερη οικονομική αναφορά Αυτή ήταν η εποχή που εκδόθηκε ο νόμος Sarbanes-Oxley του 2002. Με αυτόν τον νόμο, ο εσωτερικός έλεγχος των εταιρειών έχει γίνει αυστηρός στο να απαιτεί από τις εταιρείες να συμμορφώνονται με ορισμένα πρότυπα.

Διαδικασία εσωτερικού ελέγχου

Όμως, η διαδικασία εσωτερικού ελέγχου ακολουθεί ως επί το πλείστον χειροκίνητες και παραδοσιακές διαδικασίες, μόνο που αυτές εφαρμόζονται αυστηρά. Αυτό περιλαμβάνει τέσσερα γενικά στάδια: σχεδιασμό, επιτόπια εργασία, εκθέσεις ελέγχου και παρακολούθηση. Κάθε ένα από αυτά τα στάδια χωρίζεται από τα αντίστοιχα στάδια.

Σχεδίαση

1. Αποστολή επιστολής. Ο ελεγκτής θα ενημερώσει τον πελάτη ή την εμπλεκόμενη ένωση σχετικά με τον έλεγχο και τους στόχους του μέσω επιστολής.
2. Η αρχική συνάντηση για την προετοιμασία εσωτερικού ελέγχου. Οι πελάτες, ο ελεγκτής και άλλα ενδιαφερόμενα άτομα θα έχουν μια εναρκτήρια συνάντηση. Εδώ, ο πελάτης θα περιγράψει τους τομείς που χρειάζονται έλεγχο. Θα δηλώσουν επίσης τους διαθέσιμους πόρους, τις διαδικασίες του οργανισμού και άλλες σημαντικές πληροφορίες.
3. Προκαταρκτική έρευνα. Σε αυτό το στάδιο, ο ελεγκτής θα συγκεντρώσει όλα τα απαραίτητα δεδομένα, ώστε να έχει μια καλή επισκόπηση του ελέγχου.
4. Επανεξέταση της δομής του εσωτερικού ελέγχου. Αυτό το στάδιο μπορεί να είναι χρονοβόρο, αλλά μπορεί να γίνει καλά με τη βοήθεια εργαλείων και ειδικών τεχνικών. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, ο ελεγκτής θα καθορίσει τους τομείς προτεραιότητας.
5. Προετοιμασία προγράμματος ελέγχου. Αυτό θα χρησιμεύσει ως εγχειρίδιο διαδικασίας. Τα προγράμματα ελέγχου θα περιγράψουν την απαραίτητη επιτόπια εργασία, όπως ο φορολογικός έλεγχος.

Ερευνα πεδίου

1. Δοκιμή για τα κύρια εσωτερικά στοιχεία ελέγχου. Αυτή η διαδικασία και ο φορολογικός έλεγχος μπορούν να περιληφθούν στο πρόγραμμα του ελεγκτή. Αυτή η διαδικασία ελέγχει εάν οι τυχαία επιλεγμένες συναλλαγές είναι ακριβείς.
2. Τακτικές ενημερώσεις σχετικά με τη διαδικασία ελέγχου για τον πελάτη. Κατά καιρούς, ο ελεγκτής θα πραγματοποιεί οικονομικές αναφορές, κυρίως σε προφορική επικοινωνία, με τον πελάτη. Ο πελάτης, από την άλλη πλευρά, μπορεί να βοηθήσει στην επίλυση ορισμένων από τα προβλήματα που τέθηκαν.
3. Εργασία για τη σύνοψη ελέγχου. Όταν ολοκληρωθεί όλη η επιτόπια εργασία, ο ελεγκτής θα πρέπει να συνοψίσει τα ευρήματά του. Μαζί με αυτό, θα δηλώσει τα συμπεράσματά του και μερικές συστάσεις για την επίλυση προβλημάτων.
4. Επεξεργασία των εργασιών. Αυτό είναι ένα από τα σημαντικά εργαλεία ελέγχου που θα υποστηρίξει τη γνώμη του ελεγκτή και θα πει για τα οικονομικά και λογιστικά αρχεία του πελάτη.

Εκθεση ελέγχου

1. Σύνταξη έκθεσης ελέγχου. Η έκθεση θα εξεταστεί διεξοδικά από την ομάδα ελέγχου πριν την παρουσιάσει στον πελάτη. Μερικές φορές, το προσχέδιο παρουσιάζεται στον πελάτη για έλεγχο.
2. Δημιουργία του επίσημου σχεδίου ελέγχου. Σχόλια και προτάσεις από το πρώτο προσχέδιο εφαρμόζονται στο επίσημο προσχέδιο.
3. Διανομή των ελεγκτικών τελικών εκθέσεων σε εμπλεκόμενα άτομα.

Παρακολούθηση ελέγχου

1. Επανεξέταση της παρακολούθησης του ελέγχου. Η απάντηση από τον πελάτη θα επανεξεταστεί. Τα ευρήματα μπορούν να δοκιμαστούν και να επιλυθούν.
2. Αναφορά σχετικά με την παρακολούθηση του ελέγχου. Τα αποτελέσματα των επιλυθέντων ευρημάτων θα ολοκληρωθούν. Εν τω μεταξύ, τα ανεπίλυτα ευρήματα θα συμπεριληφθούν επίσης στην παρακολούθηση των αναφορών.

Πρότυπα Oxley Act

Είναι σημαντικό για έναν εσωτερικό έλεγχο να ακολουθεί αυτές τις διαδικασίες. Αλλά αυτό που είναι πιο σημαντικό είναι ότι ένας εσωτερικός έλεγχος ακολουθεί τα πρότυπα Sarbanes-Oxley Act, ώστε να μην προκύψει διαφορά μεταξύ του ελεγκτικού μέρους και των επενδυτών.