Θα αποδειχθεί ωραία, αν προετοιμαστείτε για αυτό, και αν οργανώσετε μια καλή συνάντηση έναρξης έργου.
Εάν έχετε πρόσφατα διοριστεί ως Project Manager, μπορεί να γίνει πολύ αγχωτικό εάν ενημερωθείτε για να εργαστείτε σε ένα νέο έργο από το μηδέν. Μην ανησυχείς. Θα αποδειχθεί ωραία, αν προετοιμαστείτε για αυτό, και εάν οργανώσετε μια καλή συνάντηση έναρξης έργου. Αυτό θέτει τον τόνο για τη συνολική επιτυχία του έργου. Η προετοιμασία αυτής της εσωτερικής και εξωτερικής συνάντησης θα σας βοηθήσει να επιτύχετε τον στόχο σας, ενημερώνοντας την ομάδα σας και οργανώνοντας τις γενικές πτυχές του έργου. Θα σας δώσει επίσης την ευκαιρία να θέσετε στόχους και προσδοκίες, καθώς και να καθορίσετε τους βασικούς κανόνες για το έργο σας. Είναι σημαντικό να εφαρμόσετε με επιτυχία μια συνάντηση έναρξης έργου, καθώς αυτό θα κάνει ή θα σπάσει τον ενθουσιασμό της ομάδας σας όταν εργάζεστε στο έργο. Ακολουθούν συμβουλές για το πώς να προετοιμάσετε μια επιτυχημένη συνάντηση έναρξης έργου.
Ρυθμίστε την ατζέντα σας. Πριν από οτιδήποτε, πρέπει να δημιουργήσετε στόχους και στόχους για το έργο σας. Θα πρέπει επίσης να καταλάβετε όλα τα στοιχεία που πρέπει να συζητηθούν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Αυτά συνήθως περιλαμβάνουν το χρονοδιάγραμμα για το έργο, τον προϋπολογισμό σας, τους κινδύνους που ενδέχεται να αντιμετωπίσετε και τις λύσεις για αυτά, τα κύρια άτομα που πρέπει να επικοινωνήσετε και τους βασικούς κανόνες για το έργο. Πρέπει να τα καταγράψετε, ώστε να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε τίποτα.
Προγραμματίστε τη συνάντηση. Για να δείξετε στην ομάδα σας ότι σέβεστε την ώρα τους, προγραμματίστε τη συνάντηση με την ομάδα σας μερικές ημέρες πριν από την ημερομηνία-στόχο σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τον χώρο για αυτό και ότι η ομάδα σας θα ταιριάζει άνετα στο χώρο του συνεδρίου. Η πρόσκληση τους μερικές μέρες νωρίτερα θα τους δώσει επίσης την ευκαιρία να προετοιμαστούν για τη συνάντηση.
Ακολουθούν συμβουλές για το πώς να προετοιμάσετε μια επιτυχημένη συνάντηση έναρξης έργου.
Ενημερώστε την ομάδα με σαφήνεια. Μόλις ξεκινήσει η συνάντηση, θα πρέπει να δώσετε στην ομάδα σας μια ιδέα για το τι ελπίζετε να πετύχετε με τη συνάντησή σας. Δηλώστε την ατζέντα σας και αναφέρετέ τα σε έναν λευκό πίνακα ή μέσω μιας παρουσίασης, ώστε να μπορούν να αναφερθούν σε αυτό πώς προχωρά η συνάντηση. Ρωτήστε την ομάδα σας για τυχόν προτάσεις ή ιδέες στην ημερήσια διάταξη που έχετε παρουσιάσει. Μόλις τελειώσετε, πρέπει να είστε σε θέση να τους ενημερώσετε συνοπτικά για το έργο. Βεβαιωθείτε ότι κατανοούν τον σκοπό του έργου, ώστε να είστε σίγουροι ότι βρίσκεστε στην ίδια σελίδα.
Διανείμετε τα απαραίτητα έγγραφα. Είναι καλύτερο να παρέχετε στην ομάδα σας έγγραφα στα οποία μπορεί να αναφέρεται καθ 'όλη τη διάρκεια της συνάντησης. Δώστε τους ένα αντίγραφο της ημερήσιας διάταξης, καθώς και τη σύντομη περιγραφή του έργου. Μπορείτε να ετοιμάσετε επιπλέον στυλό και φύλλα χαρτιού για να τα γράψουν κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
Το μυστικό για μια καλή συνάντηση είναι να κάνει την ομάδα σας να νιώσει ότι έχει σημασία η γνώμη τους. Είναι καλύτερο να τους ενημερώσετε ότι η συμβολή τους είναι εξαιρετικά χρήσιμη. Προχωρήστε σε μια καλή συζήτηση, ώστε να προκύψουν περισσότερες ιδέες, δημιουργώντας ένα σχέδιο συνεργασίας. Αν και μια πλούσια συζήτηση είναι σημαντική, πρέπει επίσης να μπορείτε να αναγνωρίζετε πότε θα είστε εκτός δρόμου. Βεβαιωθείτε ότι κατευθύνετε τα θέματα προς τις εργασίες που θέλετε, ώστε να μην χάσετε χρόνο.
