Πώς να βελτιώσετε τις δεξιότητες επικοινωνίας στο γραφείο;

Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα σε πολλούς τομείς εργασίας είναι η αναποτελεσματική επικοινωνία. Συνήθως, δεν ενημερώνεστε για το τι πρέπει να μάθετε, ή είστε ενημερωμένοι αλλά απλά δεν το καταλαβαίνετε. Μερικές φορές, οι συνάδελφοί σας μιλούν αγενείς και κακοί μεταξύ τους, ή απλά απλοί. Να θυμάστε ότι η υγιής επικοινωνία είναι σημαντική για έναν αποτελεσματικό, παραγωγικό και άνετο χώρο εργασίας από τους υπαλλήλους έως τη διεύθυνση ή το αντίστροφο. Μάθετε πώς μπορείτε να βελτιώσετε τις δεξιότητες επικοινωνίας στο χώρο εργασίας σας.

• Γίνετε ενεργός ακροατής. (α) Εστιάστε την προσοχή σας. Αντισταθείτε στην ονειροπόληση και αγνοήστε τον εξωτερικό θόρυβο που μπορεί να σας αποσπάσει την προσοχή. Μην σκέφτεστε για την εμφάνιση του ομιλητή ή τις ενοχλητικές συνήθειες, αλλά επικεντρωθείτε στο μήνυμά του. (β) Προσδιορίστε το μήνυμα. Αναρωτηθείτε τι θέλει ο ομιλητής να γνωρίζετε ή να κάνετε. (γ) Συγκεντρώστε τις βασικές γνώσεις σας. Σκεφτείτε τι γνωρίζετε ήδη για το θέμα. Αυτή η βασική γνώση σάς βοηθά να κατανοήσετε νέες πληροφορίες που λαμβάνετε από τον ομιλητή. (δ) Πιάστε τις κύριες ιδέες. Ακούστε τα βασικά σημεία του μηνύματος. Για να το κάνετε αυτό, ακούστε υποδείξεις από τον ομιλητή όπως "Το σημείο μου..." ή "Αυτό που με ενόχλησε..." Να θυμάστε ότι ένας ομιλητής επαναλαμβάνει συνήθως ή επαναλαμβάνει σημαντικές ιδέες και πείτε τα πιο δυνατά ή δραματικά, ή σταματήστε πριν και μετά τα δηλώσετε. (ε) Οπτικοποιήστε το μήνυμα. Προσπαθήστε να σχηματίσετε εικόνες στο μυαλό σας για το μήνυμα του ομιλητή. Αυτό θα σας κάνει να θυμάστε τις ιδέες πιο εύκολα αν τις συνδέσετε με μια σειρά από ψυχικές εικόνες. (στ) Ελέγξτε την κατανόησή σας. Κάντε ερωτήσεις όταν δεν καταλαβαίνετε ένα βασικό σημείο. Όταν είναι δυνατόν, συνοψίστε τις κύριες ιδέες με τα δικά σας λόγια. (ζ) Κρατήστε σημειώσεις. Σημειώστε τα κύρια σημεία για να σας βοηθήσουμε να τα κατανοήσετε και να τα θυμηθείτε.
• Γίνετε αποτελεσματικός ομιλητής. (α) Επιλέξτε το θέμα σας. Προσδιορίστε τι θέλετε να μιλήσετε και τι θέλετε να γνωρίζει ή να κάνει ο ακροατής. (β) Αναλύστε τον ακροατή ή το κοινό σας. Καθορίστε τι γνωρίζει ήδη ο ακροατής για το θέμα. Σκεφτείτε την προηγούμενη εμπειρία του ακροατή και τις προηγούμενες συνομιλίες που μπορεί να είχατε και οι δύο. Αυτό θα σας κάνει να προσαρμόσετε την επιλογή των λέξεων και την εξήγηση των λεπτομερειών σας ώστε να ταιριάζει με τις γνώσεις του ακροατή για το θέμα σας. (γ) Σχεδιάστε το μήνυμα. Αποφασίστε ποια κύρια σημεία πρέπει να κάνετε. Βρείτε μια σαφή σειρά για να τα παρουσιάσετε. (δ) Στείλτε το μήνυμα. Μιλήστε με άνετο ρυθμό. Διατηρώ οπτική επαφή έτσι ώστε ο ακροατής να γνωρίζει ότι ανησυχείτε ότι λαμβάνει το μήνυμα. Δώστε έμφαση στα βασικά σημεία: επαναλάβετε ή επαναλάβετε τα, κάντε μια παύση ή χρησιμοποιήστε εκφράσεις σήματος όπως "Πρώτη" ή "Επιπλέον". Ελέγξτε την κατανόηση του ακροατή σας παρατηρώντας το πρόσωπο και τις χειρονομίες του ακροατή σας και αποδεχτείτε τις ερωτήσεις του. (ε) Ενθαρρύνετε την απάντηση του ακροατή. Προσκαλέστε τον ακροατή να κάνει ερωτήσεις ή να σχολιάσει το μήνυμα.

  

• Εμφάνιση αποτελεσματικής μη λεκτικής έκφρασης. Στην ιδανική περίπτωση, η μη λεκτική συμπεριφορά σας στην εργασία πρέπει να εκφράζει εμπιστοσύνη, ενδιαφέρον και επιθυμία. Για να δείξετε αυτές τις καλές συμπεριφορές, φροντίστε να κάνετε επαφή με τα μάτια, να υποθέσετε μια ευχάριστη έκφραση του προσώπου και να καθίσετε ευθεία και να κλίνει ελαφρώς προς τα εμπρός. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα εκφρασμένα μη λεκτικά σήματα ή η συμπεριφορά σας είναι θετικά αλλά κατάλληλα.