Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από την προσπάθεια εργασίας σε ένα γραφείο που δεν είναι οργανωμένο. Μπορεί να είναι μια συντριπτική αίσθηση που προσπαθεί να εργαστεί σε ένα μη οργανωμένο γραφείο. Ωστόσο, υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να διατηρήσετε το γραφείο σας οργανωμένο. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς να οργανώσετε το γραφείο σας.
- Πρώτα απ 'όλα, θέλετε να ταξινομήσετε όλα τα χαρτιά που κάθονται στο γραφείο σας. Εάν δεν έχετε χρησιμοποιήσει αυτό το κομμάτι χαρτί ή έγγραφο τον τελευταίο χρόνο, είναι πιθανό να μην το χρειάζεστε. Αγοράστε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης ή κάποιο είδος συστήματος αποθήκευσης, επισημάνετε με σαφήνεια τα αρχεία σας και θα είστε έτοιμοι να οργανώσετε το γραφείο σας.
- Το επόμενο βήμα για την οργάνωση του γραφείου σας, μόλις πετάξετε ή απορρίψετε παλιά έγγραφα, είναι να διαβάσετε τα έγγραφα που έχετε αποφασίσει να κρατήσετε. Οργανώστε τα χαρτιά σας από τα λιγότερο σημαντικά έως τα πιο σημαντικά. Μόλις τελειώσετε με ένα έγγραφο, αρχειοθετήστε το αμέσως. Μπορείτε να επισκεφθείτε ένα κατάστημα ειδών γραφείου και να αγοράσετε πολλούς τύπους συστημάτων αρχειοθέτησης και είδη γραφείου που έχουν δημιουργηθεί ειδικά για να σας βοηθήσουν να παραμείνετε οργανωμένοι. Αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό βήμα για να διατηρήσετε το γραφείο σας οργανωμένο.
- Μια άλλη συμβουλή για να διατηρήσετε το γραφείο σας οργανωμένο είναι να αναδιατάξετε το γραφείο σας. Μπορεί να είναι πολύ συντριπτικό να δοκιμάσετε και να επεξεργαστείτε έγγραφα όταν το γραφείο σας είναι γεμάτο. Αγοράστε στυλό και μολύβια, και ακόμη και τοποθετήστε σε ράφια ή μια βιβλιοθήκη, εάν είναι απαραίτητο, για να κρατάτε βιβλία και αρχεία που δεν χρειάζεται να βρίσκονται πάντα στο γραφείο σας. Ενοποιήστε τα αρχεία και τα βιβλία σας. Εάν έχετε περισσότερα από ένα από τα ίδια αρχεία ή βιβλία, πετάξτε το.
- Εκτός από τα παραπάνω βήματα, θα θελήσετε να ακολουθήσετε κάποιο είδος ημερολογίου για να διατηρήσετε τον εαυτό σας οργανωμένο και ενημερωμένο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ημερολόγιο γραφείου ή ακόμα και να το χρησιμοποιήσετε μόνο στον υπολογιστή σας. Πραγματοποιήστε αναζήτηση στο Διαδίκτυο ή χρησιμοποιήστε ένα από τα ηλεκτρονικά ημερολόγια που συνήθως συνοδεύουν το λογισμικό email σας. Δημιουργήστε μια λίστα με τις καθημερινές σας δραστηριότητες και εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν. Καθώς ολοκληρώνετε μια εργασία, ελέγξτε την από τη λίστα σας.
- Το να διατηρείτε το γραφείο σας οργανωμένο συχνά συνεπάγεται να μην το κάνετε τόσο σπιτικό που να μην μπορείτε να εργαστείτε παραγωγικά. Εάν έχετε τόσα πολλά οικογενειακά αντικείμενα εκεί για να αποσπάσετε τον εαυτό σας, καθαρίστε τα σε λίγα μόνο και κρατήστε τα αντικείμενα εκτός γραφείου ή στο ελάχιστο. Αυτό θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε το γραφείο σας οργανωμένο.
Από καιρό σε καιρό, επιστρέψτε και αναλύστε το γραφείο σας. Φαίνεται τακτοποιημένο και καθαρό και ακατάστατο; Έχετε εργαστεί παραγωγικά; Εάν όχι, επεξεργαστείτε ξανά τα παραπάνω βήματα και σε σύντομο χρονικό διάστημα, θα μάθετε για άλλη μια φορά πώς να διατηρήσετε το γραφείο σας οργανωμένο.
