Πώς να εξασκηθείτε στην εθιμοτυπία email;

Ισιδώρα Γεωγιάδου

31 Δεκ 2020 • 4 λεπτά ανάγνωση

1. Ξεκινήστε να τελειώσετε.
   
   • Ξεκινήστε πάντα κάθε μήνυμα με εγκάρδιο χαιρετισμό, όπως αγαπητό ή γεια, ή τουλάχιστον το όνομα του ατόμου .
   • Ποτέ μην παίζεις συνεχώς. Να είστε όσο πιο σύντομοι, συγκεκριμένοι και σύντομοι.
   • Θυμηθείτε να υπογράψετε τα μηνύματά σας με το όνομα και το επώνυμό σας και να διαμορφώσετε μια αυτόματη "υπογραφή" στο σύστημά σας, το οποίο θα περιέχει όλα τα σημαντικά στοιχεία επικοινωνίας (συμπεριλαμβανομένου του πλήρους ονόματος, της διεύθυνσης, του τηλεφώνου και των αριθμών φαξ και επανάληψη της διεύθυνσης email σας)).
2. Αποδεικτικά μηνύματα.
   
   • Πάντα να διαβάζετε ξανά μηνύματα πριν από την αποστολή. Διαβάστε για να αποκαλύψετε ακατάλληλη γραμματική, εσφαλμένη χρήση λέξεων και διαβάστε για τον ήχο και τον τόνο των λέξεων σας.
   • Ποτέ μην μεταδίδετε μηνύματα τη στιγμή που τα γράφετε. Κρατήστε μηνύματα σε "εξερχόμενα" για τελικό έλεγχο και ορθογραφικό έλεγχο πριν πατήσετε το τελικό κουμπί "αποστολή".
   • Θυμηθείτε να ρυθμίσετε το σύστημά σας ώστε να ενεργοποιεί αυτόματα τον ορθογραφικό έλεγχο ως την τελική σας ενέργεια πριν από τη μετάδοση όλων των μηνυμάτων.
3. Γραμμή θέματος.
   
   • Πάντα να λέτε κάτι στη γραμμή θέματος. Τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας το χρησιμοποιούν συχνά ως ένδειξη για τη διαγραφή ενός μηνύματος προτού εισέλθουν σε ένα σύστημα.
   • Ποτέ μην το αφήνετε κενό.
   • Θυμηθείτε ότι οι γραμμές θέματος πρέπει να προσελκύουν γρήγορα λέξεις που τραβούν ό, τι θέλετε να μεταφέρετε στην περιοχή μηνυμάτων.
4. Απαντώντας και απαντώντας.
   
   • Να γίνεται πάντα αναφορά στο θέμα της συζήτησης στο μήνυμά σας. Δεν υπάρχει τίποτα πιο ενοχλητικό από το να λαμβάνεις μια κρυφή απάντηση, χωρίς άνοιγμα χαιρετισμού, χωρίς όνομα στο τέλος και χωρίς επισύναψη προηγούμενου μηνύματος. Το μόνο που δείχνει είναι εντάξει... συμφωνώ... πάμε για αυτό!... Και τα παρόμοια. Αφιερώστε χρόνο για να προσθέσετε μία ή δύο λέξεις που θα βοηθήσουν τον αναγνώστη να μηδενιστεί στο συγκεκριμένο θέμα συζήτησης.
   • Ποτέ μην χρησιμοποιείτε προηγούμενο μήνυμα και διεύθυνση για να ανοίξετε μια νέα συζήτηση, χωρίς πρώτα να διαγράψετε όλα τα προηγούμενα μηνύματα, ειδικά την παλιά γραμμή θέματος και να εισαγάγετε ένα νέο θέμα.
   • Θυμηθείτε να καταβάλλετε κάθε προσπάθεια για να απαντήσετε σε όλα τα μηνύματα εντός 24 έως 48 ωρών, δεν διαφέρει από τις τηλεφωνικές κλήσεις.

   

5. Προώθηση μηνυμάτων.
   
   • Χρησιμοποιείτε πάντα τις λειτουργίες αντιγραφής και επικόλλησης κατά την προώθηση μηνυμάτων σε μια νέα ομάδα ατόμων που δεν γνωρίζουν όλοι ο ένας τον άλλον.
   • Ποτέ μην αφήνετε προηγούμενες διευθύνσεις και πληροφορίες συνημμένες στο νέο σας μήνυμα. Διαγράψτε τα πριν από την προώθηση.
   • Να θυμάστε ότι δεν είναι σωστό να προωθείτε διευθύνσεις και πληροφορίες σε άτομα που μπορεί να μην θέλουν να μοιράζονται τις διευθύνσεις τους χωρίς τη γνώση και την άδειά τους.
6. Μαζικά μηνύματα.
   
   • Να είστε πάντα ευαίσθητοι στο πώς επιλέγετε να στείλετε τα μαζικά σας μηνύματα. Η χρήση της δυνατότητας "σε" δεν πρέπει να είναι η πρώτη και μοναδική μέθοδος που χρησιμοποιείται. Η πρώτη σκέψη σας θα πρέπει να είναι να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "bcc", εκτός εάν είστε βέβαιοι ότι όλοι στη λίστα αλληλογραφίας σας γνωρίζουν ο ένας τον άλλον και θα πρέπει να βλέπουν όλα τα ονόματα στα οποία εστάλη.
   • Ποτέ μην εμφανίζετε τη διεύθυνση email όλων, εκτός εάν όλοι στη λίστα γνωρίζουν ο ένας τον άλλον, χωρίς εξαίρεση.
   • Θυμηθείτε όταν απαντάτε σε μαζικά μηνύματα για να απαντήσετε μόνο σε εκείνα τα άτομα που πρέπει πραγματικά να δουν την απάντησή σας.
7. Μορφές και γραμματοσειρές.
   
   • Να είστε πάντα προσεκτικοί για τυχόν ειδικές γραμματοσειρές και μορφές που χρησιμοποιούνται σε οποιοδήποτε μήνυμα. Αυτό συχνά αναγκάζει τον παραλήπτη να βλέπει γραμμές ανεπιθύμητων κωδικών και άλλων τρελών.
   • Ποτέ μην χρησιμοποιείτε όλα τα κεφαλαία, όπως φαίνεται σαν φωνάζετε, ούτε χρησιμοποιείτε όλα τα πεζά γράμματα. Αυτό δείχνει την έλλειψη φροντίδας και το ενδιαφέρον σας να πληκτρολογήσετε σωστά.
   • Θυμηθείτε να γνωρίζετε τα e-pals σας. Όσο έχει προχωρήσει η τεχνολογία, οι υπολογιστές Mac και PC εξακολουθούν να μην επικοινωνούν 100% του χρόνου.
8. Ήχος email.
   
   • Χρησιμοποιείτε πάντα σωστή και ευγενική γλώσσα και γραμματική, συνολικά, πλήρεις προτάσεις. Αποφύγετε τη χρήση συντομογραφιών, αργού και ορολογίας.
   • Ποτέ μην χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να μεταφέρετε προσωπικά στοιχεία που μπορείτε να μοιραστείτε προσωπικά ή τηλεφωνικά.
   • Να θυμάστε ότι το e-mail είναι ένας καταπληκτικός, γρήγορος και εύκολος τρόπος επικοινωνίας. Ωστόσο, δεν πρέπει ποτέ να ξεχνάμε να χρησιμοποιούμε την ίδια φροντίδα και ευγένεια στα γραπτά μας όπως θα κάναμε όταν μιλούσαμε σε κάποιον αυτοπροσώπως.

Διαβάστε επίσης: Πώς να εργαστείτε από χειροτεχνίες πώλησης στο σπίτι;

Σχετικά Άρθρα

1. 
   Πώς να προετοιμαστείτε για μια κριτική απόδοσης;Νερατζιά Αναγνώστου
2. 
   Πώς να προετοιμαστείτε για μια δέσμευση δημόσιας ομιλίας;Θεοδόσιος Παπάζογλου
3. 
   Πώς να σταματήσετε να ορκίζεστε;Νερατζιά Αναγνώστου
4. 
   Πώς να διαμαρτυρηθείτε για μια άδικη κριτική απόδοσης;Πολυχρονία Σελινά
5. 
   Πώς να ξεκινήσετε μια ομιλία;Πλούταρχος Σιδέρης
6. 
   Πώς να μελετήσετε τη δεοντολογία;Αλκινόη Νικολοπούλου