Εξάσκηση τηλεφωνικής εθιμοτυπίας και τρόπων: Εθιμοτυπία κινητού τηλεφώνου

Στον σημερινό γρήγορο επιχειρηματικό κόσμο, η τηλεφωνική επικοινωνία είναι πιο σημαντική από ποτέ. Με τον πολλαπλασιασμό των κινητών τηλεφώνων, η επιχείρηση διεξάγεται 20,57 και το τηλέφωνο έχει γίνει η γραμμή ζωής μας. Είναι πιο σημαντικό από ποτέ να γνωρίζετε την εθιμοτυπία και τους τρόπους του κινητού τηλεφώνου. Όταν μαθαίνετε πώς να επικοινωνείτε μέσω τηλεφώνου, τόσο στην προσωπική σας ζωή όσο και στην επιχείρηση, θα διαπιστώσετε ότι οι άνθρωποι σας αντιμετωπίζουν με μεγαλύτερο σεβασμό.

Συμβουλές εθιμοτυπίας τηλεφώνου:

1. Προγραμματίστε την κλήση. Καταγράφετε πάντα βασικούς στόχους πριν πραγματοποιήσετε μια κλήση. Τι προσπαθείτε να πετύχετε; Τι αποτέλεσμα περιμένετε; Πώς θα αντιμετωπίσετε τις αντιρρήσεις; Ορίζοντας μια ημερήσια διάταξη, δείχνετε σεβασμό στο άτομο που καλείτε και αναγνωρίζετε το πολυάσχολο πρόγραμμά του.
2. Μάθετε ποιος καλείτε. Όταν πραγματοποιείτε μια κλήση, η σωστή ονομασία του άλλου ατόμου είναι κρίσιμη. Κατανοήστε τη θέση αυτού του ατόμου στον οργανισμό και αναγνωρίστε το στον χαιρετισμό σας.
3. Να είσαι ευγενικός. Αυτό πρέπει να είναι προφανές, αλλά το να είσαι ευγενικός δεν σημαίνει απλώς να αντιμετωπίζεις με σεβασμό το άτομο που καλείς. Αυτό πρέπει να επεκτείνεται στο άτομο που απαντά στο τηλέφωνο ή στο μήνυμα που αφήνετε στο φωνητικό ταχυδρομείο. Πολλοί επιχειρηματίες βασίζονται στο φωνητικό ταχυδρομείο στις κλήσεις οθόνης και η προσέγγισή σας μπορεί να κάνει τη διαφορά ως προς το εάν θα επιστρέψουν ή όχι την κλήση σας. Προσέξτε να διατηρήσετε τον τόνο της φωνής σας διαμορφωμένο και μην υποδείξετε ποτέ ανυπομονησία για να αφήσετε ένα μήνυμα. Εάν η τεχνολογία το επιτρέπει, ελέγξτε το μήνυμά σας πριν πατήσετε "αποστολή". Πολλά συστήματα σας επιτρέπουν να διαγράψετε και να καταγράψετε ξανά το μήνυμά σας. Εάν συμβαίνει αυτό, κάντε το!
4. Συστήσου. Βεβαιωθείτε ότι το κόμμα σας γνωρίζει ποιος είστε, ποια εταιρεία εκπροσωπείτε και τη φύση της κλήσης σας. Αυτό ισχύει είτε φτάνετε στο φωνητικό ταχυδρομείο του ατόμου είτε συνδέεστε αυτοπροσώπως. Μιλήστε καθαρά και αργά.

   

5. Φτανω στο σημειο. Μόλις πετύχετε στο πάρτι σας και εισαγάγετε τον εαυτό σας, φτάστε στο σημείο. Μία από τις κύριες συμβουλές για την εθιμοτυπία του τηλεφώνου δεν είναι να σπαταλάτε χρόνο. Το Idle chit-chat δείχνει μόνο ότι δεν σέβεστε την ώρα του πάρτι σας. Ενημερώστε το άτομο γιατί καλείτε και χρησιμοποιήστε τις σημειώσεις σας για να διατηρήσετε την ατζέντα σας ξεκάθαρη.
6. Ακούω. Επιτρέψτε στο άτομο που καλείτε να κάνει ερωτήσεις και να εκφράσει την άποψή του. Μην διακόψετε και απαντήστε σε ερωτήσεις ειλικρινά και άμεσα. Ακόμα κι αν αντιμετωπίζετε αντιρρήσεις, αφήστε το άτομο να τελειώσει πριν πηδήξει με την υπεράσπισή σας. Να είστε ευγενικοί και να ελέγχετε συχνά τη στάση σας. Υποδείξτε ότι ακούτε λέγοντας «Βλέπω», «καταλαβαίνω» ή απλά «Ναι», αλλά αποφύγετε άλλο σχόλιο μέχρι να τελειώσει το άτομο.
7. Κάντε ερωτήσεις ανοιχτού τύπου. Ενθαρρύνετε μια ελεύθερη ροή διαλόγου κάνοντας ερωτήσεις που απαιτούν από το άτομο να ανταποκριθεί πλήρως. Μπορείτε να μάθετε πολλά από αυτόν τον τύπο ανταλλαγής και αυτό συχνά οδηγεί σε περαιτέρω συζήτηση.
8. Κάνε υπομονή. Οποιοσδήποτε οδηγός εθιμοτυπίας θα σας λέει πάντα να μην προσπαθείτε ποτέ να σπεύσετε μια κλήση και να επιτρέψετε στο άτομο να εκφράσει πλήρως τις απόψεις, τις αντιδράσεις του κ.λπ.
9. Μάθετε πότε να τερματίσετε την κλήση. Υπάρχει γενικά ένα σημείο στο οποίο γίνεται σαφές ότι η κλήση πρέπει να ολοκληρωθεί και η προσπάθεια επέκτασης της κλήσης για την επίτευξη πρόσθετων στόχων μπορεί να είναι αντιπαραγωγική. Μερικές φορές το άτομο που καλέσατε μπορεί να φαίνεται να θέλει να επεκτείνει τη συνομιλία και θα πρέπει να ολοκληρώσετε ευγενικά τη συνομιλία χωρίς να προσβάλλετε το άτομο. Χρησιμοποιήστε θετικές δηλώσεις όπως "Ξέρω ότι είστε απασχολημένοι και θέλετε να σας ευχαριστήσω για το χρόνο σας" για να δείξετε ευγενικά το τέλος της συνομιλίας.

Θυμηθείτε να αντιμετωπίζετε πάντα τους ανθρώπους με τον ίδιο τρόπο που θα θέλατε να αντιμετωπίζετε τον εαυτό σας και δεν μπορείτε να κάνετε λάθος!