Το να είσαι καλός ρεσεψιονίστ δεν καταλήγει να επισημάνει σε έναν πελάτη ή επισκέπτη πού να καθίσει και πού να περιμένει. Τα καθήκοντα ενός ρεσεψιονίστ μπορεί μερικές φορές να περιορίζονται σε τέτοιες ενέργειες, αλλά αν θέλετε να είστε καλός ρεσεψιονίστ θα πρέπει να ξέρετε πώς να δείξετε σε έναν επισκέπτη πού να προχωρήσει με τον πιο ευγενικό και σεβασμό τρόπο. Λάβετε υπόψη ότι ένας ρεσεψιονίστ είναι το πρώτο άτομο που συναντά ένας αξιωματικός ή ένας επισκέπτης κατά την είσοδό του στο γραφείο σας. Αυτό το άτομο είναι αυτό που θα θέσει τον τόνο για το γραφείο. Θα απομακρύνετε δυνητικούς πελάτες ή θα προσελκύσετε περισσότερους πελάτες. Υπάρχουν ορισμένα βήματα που μπορείτε να λάβετε υπόψη εάν θέλετε να είστε καλός ρεσεψιονίστ.
- Μην κουτσομπολεύεις. Μόλις εισέλθετε στα καθήκοντά σας και στο χώρο εργασίας σας, η εργασία σας ξεκινά αμέσως. Εάν κάποιος σας δει να κουτσομπολεύει, αυτό μπορεί να είναι μια μεγάλη απενεργοποίηση για έναν πιθανό πελάτη που μπαίνει στο γραφείο σας. Αυτό θα τους κάνει να σκεφτούν ότι συζητούνται επίσης πίσω από την πλάτη τους και θα ντρέπονται να επιστρέψουν στο γραφείο. Ως εκ τούτου, ο δυνητικός πελάτης που θα φέρει καλή επιχείρηση στην εταιρεία χάνεται.
- Απαντήστε στο τηλέφωνο με ζεστασιά. Ορισμένα γραφεία χάνουν τους πελάτες τους εξαιτίας του ηχογραφημένου τηλεφωνητή που πλέον γίνεται τάση στην επιχείρηση. Ένας παραδοσιακός πελάτης θα θέλει κάποιον να τον προσέχει με την κατάλληλη ευγένεια και σεβασμό. Απαντήστε στο τηλέφωνο με ένα χαμόγελο. Πρέπει να είστε σε θέση να δείξετε αυτό το χαμόγελο ακόμα κι αν μιλάτε απλώς στο τηλέφωνο. Ο τόνος της φωνής και οι εκτροπές σας είναι συνήθως η ένδειξη του τι νιώθετε.
- Γίνετε προστατευτική ζώνη για τους συναδέλφους σας. Αυτό ουσιαστικά σημαίνει ότι ενεργείτε ως κάποιος που παρακολουθεί εάν κάποιο από τα άλλα άτομα είναι απασχολημένο με ένα συγκεκριμένο άτομο ή εργασία. Αυτό γίνεται για να αποφευχθούν τυχόν τελευταίες στιγμές για αυτούς που θα καθυστερήσουν την εργασία τους και πιθανώς θα καθυστερήσουν την πρόοδο ολόκληρου του γραφείου. Μάθετε πότε να ενεργήσετε ως buffer, εξηγήστε ευγενικά σε έναν πελάτη ότι το εν λόγω προσωπικό δεν μπορεί να ενοχληθεί ή βρίσκεται σε συνάντηση με άλλο πελάτη. Να είστε ειλικρινείς αν είναι δυνατόν, αν όχι να δώσετε ένα λευκό ψέμα που θα σας ωφελήσει όλους.
- Φέρτε πελάτες. Εσείς ως το πρώτο άτομο που συναντά ο πελάτης πρέπει να είστε σε θέση να πουλήσετε κάτι σε αυτόν. Εάν ζητηθεί από τον πελάτη να περιμένει, πωλήστε όσα προϊόντα ή υπηρεσίες. Διατηρήστε το τραπέζι σας γεμάτο με φυλλάδια για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες της εταιρείας. Τυχόν πρόσθετα καρυκεύματα όπως καφές και καραμέλες πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμα, ώστε να μπορείτε να τα προσφέρετε ενώ περιμένετε άνετα.
Η θέση ενός ρεσεψιονίστ είναι συχνά η λιγότερο εκπαιδευμένη λειτουργία σε ένα γραφείο. Αυτή η θέση συχνά αγνοήθηκε από το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ως ελάχιστος τομέας εξέτασης κατά την πρόσληψη επαγγελματιών. Ωστόσο, η θέση απαιτεί κάτι περισσότερο από ένα όμορφο πρόσωπο στις μέρες μας.
