Με αυτόν τον τρόπο, εάν συμβεί κάτι στον σκληρό σας δίσκο, θα εξακολουθείτε να έχετε τα μηνύματά σας αρχειοθετημένα στο δίσκο για όταν τα χρειάζεστε.
Αποθηκεύστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε CD μέσω αρχειοθέτησης email
Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook Express, το Eudora ή ένα από τα άλλα κύρια προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που κατεβάζουν το email σας απευθείας στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας, ίσως να είστε περίεργοι για το πώς μπορείτε να αρχειοθετήσετε τα μηνύματα email σας. Ή, μπορεί να αναρωτιέστε, "Πώς μπορώ να αντιγράψω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα CD ή DVD;" Λοιπόν, πρόκειται να καλύψουμε αυτό και περισσότερο καθώς συζητάμε για τη διαχείριση αποθήκευσης email.
Για όσους από εσάς δεν είστε εξοικειωμένοι με την αρχειοθέτηση email, όταν αρχειοθετείτε το email σας, αποθηκεύετε αντίγραφα των μηνυμάτων που θέλετε να διατηρήσετε τοποθετώντας τα σε ένα ασφαλές μέρος που δεν βρίσκεται στο email σας. Τα μηνύματα μετακινούνται από τη γενική περιοχή εισερχομένων ή φακέλων του προγράμματος αλληλογραφίας σας. Τοποθετούνται σε συμπαγή δίσκο, δισκέτα ή σε άλλη περιοχή του σκληρού δίσκου. Όπου αρχειοθετείτε τα email σας εξαρτάται αποκλειστικά από εσάς. Ωστόσο, εξετάστε το ενδεχόμενο να ρυθμίσετε το πρόγραμμα διαχείρισης email πριν ξεκινήσετε την αποθήκευση μηνυμάτων με άτακτο τρόπο.
Τοποθετούνται σε συμπαγή δίσκο, δισκέτα ή σε άλλη περιοχή του σκληρού δίσκου.
Για καλύτερα αποτελέσματα, θα πρέπει να αποθηκεύσετε τα email σας σε έναν συμπαγή δίσκο καθώς και στον σκληρό σας δίσκο. Με αυτόν τον τρόπο, εάν συμβεί κάτι στον σκληρό σας δίσκο, θα εξακολουθείτε να έχετε τα μηνύματά σας αρχειοθετημένα στο δίσκο για όταν τα χρειάζεστε. Τα ακόλουθα βήματα θα διασφαλίσουν ότι γνωρίζετε πώς να αρχειοθετήσετε σωστά τα email σας όπου κι αν αποφασίσετε να τα αποθηκεύσετε.
Ξεκινήστε επιλέγοντας τα email που θέλετε να αρχειοθετήσετε. Πηγαίνετε στο email σας και καθορίστε ποια email θέλετε να διατηρήσετε και ποια δεν χρειάζεστε. Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να καταργήσετε τυχόν περιττά μηνύματα και να προετοιμάσετε τα μηνύματά σας για αρχειοθέτηση.
Μόλις είστε έτοιμοι να αρχειοθετήσετε, μεταβείτε στην επιφάνεια εργασίας σας και κάντε δεξί κλικ στο φόντο. Ορίστε την επιλογή «νέα» και μετά κάντε κλικ στο «φάκελο» για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο. Θα χρησιμοποιήσετε αυτόν τον φάκελο για να γράψετε τα μηνύματα σε ένα CD όπου θα αρχειοθετηθούν για μελλοντική χρήση.
Σε αυτό το σημείο εάν το πρόγραμμα email σας δεν είναι ανοιχτό, θα πρέπει να το ανοίξετε. Κάντε το πρόγραμμα περιήγησής σας μικρότερο μέγεθος, έτσι ώστε να μπορείτε να διατηρείτε ανοιχτό το ταχυδρομείο και να μπορείτε να δείτε τον νέο φάκελο που έχετε δημιουργήσει (στην επιφάνεια εργασίας σας). Μεταβείτε στα μηνύματα που έχετε αποφασίσει ότι θέλετε να αρχειοθετήσετε και επιλέξτε τα (συνήθως μπορείτε να το κάνετε αυτό τοποθετώντας ένα σημάδι επιλογής σε ένα πλαίσιο δίπλα στο email).
Μόλις έχετε επιλέξει όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να αρχειοθετήσετε, μεταβείτε στο "εργαλεία", το οποίο βρίσκεται στο πάνω μέρος του παραθύρου του προγράμματος περιήγησής σας και επιλέξτε το "σήμα για εκτός σύνδεσης" ή αντίστοιχη επιλογή.
Μόλις το κάνετε αυτό, θα σας ζητηθεί είτε να τα κατεβάσετε τώρα είτε να τα κατεβάσετε αργότερα. Εάν δεν είστε έτοιμοι να τις κατεβάσετε τώρα, μπορείτε να επιλέξετε να τις κατεβάσετε αργότερα, αλλά δεν θα μπορείτε να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα εάν δεν το έχετε κάνει.
Όταν είστε έτοιμοι να κατεβάσετε τα email, πατήστε το κουμπί "αποστολή / λήψη" για να επιτρέψετε τη λήψη των επιλεγμένων μηνυμάτων. Πρέπει να κάνετε λήψη αυτών των μηνυμάτων πριν προχωρήσετε στο βήμα # 5.
Τώρα πρόκειται να σύρετε τα επιλεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε κατεβάσει από το φάκελο εισερχομένων και να τα αφήσετε στο νέο φάκελο που έχετε δημιουργήσει. Αυτό δημιουργεί αντίγραφα όλων των email σας στον σκληρό σας δίσκο. Στα περισσότερα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όταν μετακινείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενά σας έτσι, θα επισημαίνονται αυτόματα για διαγραφή. Φυσικά, αυτό δεν θα έχει σημασία γιατί θα έχετε πολλά αντίγραφα.
Τώρα που τα μηνύματα αντιγράφονται στον φάκελο της επιφάνειας εργασίας που δημιουργήσατε, μπορείτε να εγγράψετε το φάκελο σε ένα CD. Αυτό θα πρέπει να είναι τόσο εύκολο όσο μεταβαίνοντας στην κορυφή του φακέλου και κάνοντας κλικ στην επιλογή "εγγραφή σε CD" μόλις φορτώσετε έναν κενό δίσκο στη μονάδα CD.
Εάν αφήσετε το φάκελο στο σύστημά σας, θα έχετε δύο αντίγραφα. Το ένα αντίγραφο θα βρίσκεται στον δίσκο που μόλις κάνατε και το άλλο θα βρίσκεται στον σκληρό σας δίσκο στο φάκελο όπου τοποθετήσατε τα μηνύματα.
Τώρα που γνωρίζετε πώς λειτουργεί η αρχειοθέτηση email, μην φοβάστε να δείτε μερικές άλλες λύσεις αρχειοθέτησης email.
Γρήγορες συμβουλές:
Εάν ελπίζετε να αποθηκεύσετε τυχόν σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα θέλετε να αρχειοθετείτε αυτά τα μηνύματα περιοδικά. Αυτό σας προστατεύει από τυχόν σφάλματα του σκληρού δίσκου που θα μπορούσαν να εξαλείψουν τα αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε αποθηκεύσει.
