Πώς να επιλέξετε τις καλύτερες λύσεις αρχειοθέτησης email;

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία αντικαθιστούν εδώ και πολύ καιρό το παραδοσιακό ταχυδρομείο σαλιγκαριών όσον αφορά την επικοινωνία. Τα πλεονεκτήματα του email είναι πολλά. ένας λόγος για τον οποίο χρησιμοποιείται τόσο για προσωπικούς όσο και για επαγγελματικούς λόγους. Δεδομένου ότι η φύση αυτών των δεδομένων είναι ηλεκτρονική, είναι πράγματι δύσκολο να αποθηκευτεί, ειδικά εάν έχει συσσωρευτεί μεγάλος όγκος με τα χρόνια. Η λύση στην οποία βασίζονται πολλοί επιχειρηματικοί οργανισμοί είναι η αρχειοθέτηση email.

Βασικά, η αρχειοθέτηση email είναι μια λύση που αποθηκεύει όλα τα ληφθέντα και αποσταλμένα email στην εταιρεία. Αυτό είναι απαραίτητο για την τήρηση της πολιτικής συμμόρφωσης μέσω email όσον αφορά τις επικοινωνίες και τον αποθηκευτικό χώρο.

Σύστημα δεξαμενών εικονικής αποθήκευσης

Δεδομένου ότι αυτή η αρχειοθέτηση χρησιμοποιεί ένα σύστημα εικονικής δεξαμενής αποθήκευσης, αυτή η προσέγγιση θεωρείται χρήσιμη όσον αφορά:

• Απεριόριστος χώρος αποθήκευσης. Η απεριόριστη χωρητικότητα αποθήκευσης γραμματοκιβωτίου που παρέχεται από λύσεις αρχειοθέτησης email βοηθά τις επιχειρήσεις που λαμβάνουν τεράστιο όγκο email. Δεν χρειάζεται να διαγράψετε παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά εξακολουθείτε να έχετε περιθώρια για περισσότερα, συμβάλλοντας έτσι στην τήρηση της πολιτικής διατήρησης email.
• Εύκολη πρόσβαση μέσω email. Το πρωτόκολλο αρχειοθέτησης εγγράφων που ακολουθείται από αυτό το πρόγραμμα επιτρέπει στους οργανισμούς να βρουν παλιά email όταν χρειαστεί. Επιτυγχάνεται μια πολιτική ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τήρησης αρχείων εγγράφων για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
• Αυξημένη απόδοση διακομιστή. Το γεγονός ότι η αρχειοθέτηση εγγράφων χρησιμοποιεί εικονικό εργαλείο και όχι ο ίδιος ο διακομιστής email της εταιρείας κάνει τη διαφορά. Χωρίς να πλημμυρίσει τον χώρο αποθήκευσης του διακομιστή email, η απόδοση και η απόδοση του συστήματος διατηρείται στα καλύτερά της.

Ποιες είναι οι καλύτερες λύσεις αρχειοθέτησης email;

Υπάρχουν στην πραγματικότητα δύο είδη λύσεων αρχειοθέτησης εγγράφων, και οι δύο έχουν τα ίδια τελικά αποτελέσματα, φυσικά. Ωστόσο, η καλύτερη λύση εξαρτάται από το τι απαιτείται από μια εταιρεία. Ακολουθεί μια σύντομη περιγραφή των δύο:

• Αρχειοθέτηση περιοδικών email. Οι εργασίες στην αρχειοθέτηση email πραγματοποιούνται συνήθως από το τμήμα πληροφορικής της εταιρείας. Χρησιμοποιούν κυρίως ένα λογισμικό από έναν πάροχο αρχείων email για να βοηθήσουν στην αποθήκευση των email.
• Φιλοξενία αρχειοθέτησης email. Σε αυτό το σύστημα, οι εργασίες για την αποστολή email ή την ανταλλαγή αρχείων μεταβιβάζονται σε μια εταιρεία αρχειοθέτησης email και όχι στο τμήμα πληροφορικής τους. Ένα καλό πράγμα για αυτό το σύστημα είναι ότι το τμήμα πληροφορικής μπορεί να έχει περισσότερο χρόνο για να εκτελέσει άλλες εργασίες στην εταιρεία.

Λύση αρχειοθέτησης μέσω email

Το ερώτημα τώρα είναι, πώς μπορείτε να γνωρίζετε ποια είναι η καλύτερη λύση αρχειοθέτησης email για την εταιρεία σας. Οι πρωταρχικοί καθοριστικοί παράγοντες αυτής της απόφασης είναι το τμήμα πληροφορικής, ο προϋπολογισμός και ο αριθμός των email που κυκλοφορούν στην εταιρεία.

Εάν έχετε ένα μικρό τμήμα πληροφορικής με μεγάλο αριθμό email που εισέρχονται για να αποθηκευτούν σε ένα αρχείο ανταλλαγής, είναι καλύτερο να επενδύσετε στην αρχειοθέτηση email που φιλοξενείται. Από την άλλη πλευρά, εάν έχετε ένα μεγάλο τμήμα πληροφορικής, χωρίς προϋπολογισμό για εξωτερική αρχειοθέτηση, τότε η αρχειοθέτηση περιοδικών email δεν είναι κακή επιλογή.

Στο τέλος, ανεξάρτητα από το είδος που επιλέγετε για την εταιρεία σας, το πιο σημαντικό πράγμα είναι ότι επιτυγχάνετε όλους τους στόχους κατά τη διαχείριση όλων αυτών των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είτε πρόκειται για την πολιτική συμμόρφωσης μέσω email είτε για σκοπούς εγγραφής, και οι δύο μπορούν να επιτευχθούν με τη λύση αρχειοθέτησης email που επιλέγετε τελικά.