Το γράψιμο μιας επιστολής σημαίνει ότι λαμβάνεται υπόψη ο προοριζόμενος παραλήπτης καθώς και το συνολικό μήνυμα. Υπάρχουν δύο βασικοί τύποι επιστολών - επαγγελματικές και προσωπικές επιστολές. Μια επαγγελματική επιστολή μπορεί να είναι μια επιστολή πώλησης ή μια επιστολή που ενημερώνει τους πελάτες, τους υπαλλήλους ή τους μετόχους για γεγονότα που συμβαίνουν εντός της επιχείρησης. Ένα προσωπικό γράμμα είναι ακριβώς αυτό - προσωπικό. Μπορεί να αποτελείται από πολλά διαφορετικά προσωπικά αντικείμενα που προορίζονται για φίλους, μέλη της οικογένειας ή γνωστούς.
- Επαγγελματικές επιστολές: Ένα επιχειρηματικό γράμμα πρέπει να μορφοποιηθεί με αριστερή αιτιολογημένη γραμμή δεδομένων δύο ίντσες από την κορυφή για να υποδείξει την ημερομηνία ολοκλήρωσης της επιστολής. Ακολουθεί η πλήρης διεύθυνση του αποστολέα ακριβώς κάτω από τη γραμμή δεδομένων, χωρίς όνομα ή τίτλο. Παρακάτω θα πρέπει να είναι η διεύθυνση του παραλήπτη, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος ή του τίτλου. Στη συνέχεια, η επιστολή πρέπει να έχει έναν χαιρετισμό που να αναφέρει το όνομα του παραλήπτη. Αφού αφήσετε ένα κενό, το κύριο σώμα του γράμματος πρέπει να παραμείνει δικαιολογημένο και ένα κενό αριστερά μεταξύ κάθε παραγράφου.
Το σώμα πρέπει να είναι μια συνοπτική και συγκεκριμένη επιστολή που ξεκινά με μια επισκόπηση παραγράφου του σημείου της επιστολής. Οι επόμενες παράγραφοι θα πρέπει να υποστηρίζουν το σημείο με κάποιο είδος αποδεικτικών στοιχείων και η τελευταία παράγραφος πρέπει να είναι ένα συμπέρασμα που ολοκληρώνει το σημείο και απαιτεί κάποια μορφή δράσης εκ μέρους του παραλήπτη. Το κλείσιμο πρέπει να είναι ακριβώς κάτω από το τέλος της τελευταίας παραγράφου και η πρώτη λέξη πρέπει να είναι κεφαλαία. Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν το "Ειλικρινά" ως τυπικό κλείσιμο, αλλά "Ευχαριστώ" ή οποιοδήποτε άλλο επαγγελματικό κλείσιμο θα λειτουργήσει. Το όνομα του αποστολέα πρέπει να έρθει τρεις έως τέσσερις γραμμές μετά το κλείσιμο για να δοθεί χώρος για γραπτή υπογραφή.
- Προσωπικά γράμματα: Τα προσωπικά γράμματα περιορίζονται λιγότερο από τη μορφή ή το περιεχόμενο, αλλά συνήθως θα έχουν πέντε μέρη. Η επικεφαλίδα είναι συνήθως μια γραμμή δεδομένων στο πάνω μέρος της σελίδας. Μετά από μια παράλειψη γραμμής, γράψτε έναν χαιρετισμό, ο οποίος θα ποικίλει ως προς τον βαθμό τυπικότητάς του. Θα μπορούσε να διαβάσει " Αγαπητή θεία Matilda " ή "Χαιρετισμούς" ή απλά "Γεια!"
Το σώμα μιας προσωπικής επιστολής αποτελείται από παραγράφους με εσοχή ή αριστερά και δεν έχει περιορισμένη μορφή. Οποιαδήποτε πληροφορία θέλετε να μεταφέρετε είναι μια χαρά. Απλώς παρακολουθήστε λάθη γραμματικής και ορθογραφίας. Το κλείσιμο είναι επίσης λιγότερο επίσημο από ό, τι σε μια επαγγελματική επιστολή. Μερικά παραδείγματα από αυτά είναι "Αληθινά", "Αγάπη" και "Ο φίλος σου". Μετά το κλείσιμο, το όνομά σας θα πρέπει να είναι περίπου τρεις γραμμές κάτω από αυτό για να δημιουργηθεί χώρος για γραπτή υπογραφή. Εάν το γράμμα είναι χειρόγραφο, η επιπλέον απόσταση δεν είναι απαραίτητη.
