Η υποχρέωση κάθε εταιρείας να προστατεύει τις εταιρικές της πληροφορίες πρέπει να είναι η διασφάλιση ελεγχόμενης και ελεγχόμενης χρήσης δεδομένων και πληροφοριών κατά τη διάρκεια της περιόδου εργασίας εσωτερικά και κατά τη χρήση αυτών των πληροφοριών με τρίτους.
Οι εταιρικές πληροφορίες σε οποιαδήποτε εταιρεία μπορούν να συγκριθούν με τη ζωή του ανθρώπου. Διασχίζει παντού, συλλέγοντας ή εναποθέτοντας υλικό, προκαλώντας αλλοίωση ή βλάβη της απόδοσης. Είναι επομένως ζωτικής σημασίας να παρέχουμε ομαλή ροήδιασφαλίζοντας ταυτόχρονα ελέγχους ασφαλείας στη διάδοση τέτοιων πληροφοριών.
Οι εταιρικές πληροφορίες σε οποιαδήποτε εταιρεία μπορούν να συγκριθούν με τη ζωή του ανθρώπου.
Οι εταιρικές πληροφορίες μπορεί να κυμαίνονται από κανονικά καθημερινά δεδομένα έως εξαιρετικά εμπιστευτικές και ιδιόκτητες πληροφορίες. Μερικές φορές, διαφορετικές μορφές δεδομένων δεν μπορούν να διαφοροποιηθούν και να ελεγχθούν. Ας διερευνήσουμε μερικούς από τους τρόπους με τους οποίους μπορούμε να προστατεύσουμε τις εταιρικές πληροφορίες.
Ευθύνη, πίστη και συνείδηση. Μία από τις πιο παραδοσιακές μεθόδους προστασίας εταιρικών πληροφοριών είναι να ενσταλάξει ένα αίσθημα ευθύνης, πίστης και συνείδησης, ενώ το προσωπικό της εταιρείας απασχολείται επωφελώς με την εταιρεία. Ενώ τα αυτοματοποιημένα συστήματα βελτιώνουν την αποδοτικότητα της παραγωγής, αποξενώνει επίσης το ανθρώπινο στοιχείο και ως εκ τούτου οι εργαζόμενοι αναπτύσσουν μια αίσθηση απογοήτευσης, μη εκτίμησης της εργασίας τους και ούτε αισθάνονται δεσμευμένοι ούτε υπεύθυνοι για το έργο που πρέπει να επιτευχθεί. Η ευθύνη, η πίστη και η συνείδηση μπορούν να επιτευχθούν προβλέποντας μια άμεση αλληλεπίδραση μεταξύ ατόμων με ηλικιωμένους και κατώτερους εντός της εταιρείας.
Πολιτικές για τη χρήση εταιρικών δεδομένων και πληροφοριών. Όταν οι εργαζόμενοι εντάσσονται ή εγκαταλείπουν μια εταιρεία, θα πρέπει να ενημερώνονται για τη χρήση δεδομένων και πληροφοριών εντός της εταιρείας. Οι πολιτικές θα πρέπει να περιγράφουν λεπτομερώς τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να γίνεται τέτοια χρήση, τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούνται και πού βρίσκεται η ιδιοκτησία αυτών των πληροφοριών. Αυτό θα επιτρέψει την ομαλή και πιο σημαντικό ρυθμιζόμενη ροή των εταιρικών πληροφοριών και δεδομένων.
Φυσικός έλεγχος. Τα δεδομένα αποθηκεύονταν παραδοσιακά σε έντυπα αντίγραφα όπως χαρτί και ταινίες. Στη συνέχεια, χρησιμοποιούνται φορητά μέσα αποθήκευσης δεδομένων, όπως δισκέτες, μικροί δίσκοι και αντίχειρες. Αυτή η φορητότητα επιτρέπει εύκολη διαρροή και κλοπή πληροφοριών. Εκτός από τους φυσικούς ελέγχους, πολλές εταιρείες διαθέτουν έναν κεντρικό διακομιστή όπου διατηρούνται τα ηλεκτρονικά δεδομένα και ελέγχεται η χρήση του. Μεμονωμένα μηχανήματα, εάν υπάρχουν, με ηλεκτρονικά μέσα ανάγνωσης, όπως συσκευές ανάγνωσης CD ή DVD, είναι φυσικά απενεργοποιημένα ή απεγκαθίστανται. Αυτά τα συστήματα βοηθούν στην προστασία εταιρικών πληροφοριών σε μεγάλο βαθμό.
Συμβάσεις. Οι συμφωνίες μεταξύ εργοδότη και εργαζομένου και μεταξύ της εταιρείας και εξωτερικών μερών ή οργανισμών προστατεύουν αποτελεσματικά τις εταιρικές πληροφορίες. Οι συμβάσεις προβλέπουν αποτελεσματικό έλεγχο κατά τη διάρκεια και μετά την περίοδο της ίδιας της σύμβασης. Οι συμβάσεις μπορεί να είναι ανεξάρτητες ή μέρος συμβάσεων εργασίας ή τρίτων.
Λήξη. Μία από τις πολλές παραμελημένες αλλά εξαιρετικά συναφείς μορφές προστασίας των εταιρικών πληροφοριών είναι ο επίσημος τερματισμός των συμβάσεων. Εκτός από τις ειρηνικές παραιτήσεις υπαλλήλων, όταν μια εταιρεία αντιμετωπίζει δυσαρεστημένους υπαλλήλους ή έχει απολύσει υπαλλήλους λόγω αποτυχίας εκτέλεσης, κακής συμπεριφοράς ή άλλων αρνητικών λόγων, η πιθανότητα διαρροής ή ζημίας εταιρικών πληροφοριών είναι πολύ υψηλή. Επομένως, η εταιρεία πρέπει να προσέχει κατά τη λήξη της σύμβασης με υπαλλήλους και τρίτους.
Η διαχείριση και η προστασία των εταιρικών πληροφοριών απαιτεί τη δυνατότητα διατήρησης της αποτελεσματικότητας της εταιρείας χωρίς συμβιβασμούς στο ανθρώπινο στοιχείο. Η υποχρέωση κάθε εταιρείας να προστατεύει τις εταιρικές της πληροφορίες πρέπει να είναι η διασφάλιση ελεγχόμενης και ελεγχόμενης χρήσης δεδομένων και πληροφοριών κατά τη διάρκεια της περιόδου εργασίας εσωτερικά και κατά τη χρήση αυτών των πληροφοριών με τρίτους.
