Πώς να προετοιμάσετε το ημερολόγιο ραντεβού σας;

Είναι απογοητευτικό και ενοχλητικό να χάσετε ένα ραντεβού, να καθυστερήσετε ή ακόμα και να ξεχάσετε μια συνάντηση ή να μην υποβάλετε μια κρίσιμη έκθεση. Ίσως να είχατε πει στον εαυτό σας ότι θα οργανωθείτε αμέτρητες φορές. Αλλά πως?

Υπάρχουν 3 πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε:

1. Κατανόηση των οργανωτικών ζητημάτων και των στόχων σας.
2. Χρήση οργανωτικών εργαλείων.
3. Διαχείριση καθημερινών εργασιών.

Οι ευθύνες προτεραιότητας γρηγορότερα

Είτε χρησιμοποιείτε τον προσωπικό σας διοργανωτή, έναν προγραμματιστή υπολογιστή, χαρτί και στυλό, αυτοκόλλητες σημειώσεις ή έναν φορητό υπολογιστή, αφιερώστε λίγο χρόνο στο σχεδιασμό της ημέρας σας κάθε πρωί. Έχετε μια ξεκάθαρη ιδέα για το πού περνάτε το μεγαλύτερο μέρος της εργάσιμης ημέρας σας και πού θέλετε να περάσετε το χρόνο σας. Καταγράψτε όλες τις κύριες ευθύνες εργασίας σας, πόσο χρόνο ξοδεύετε κάνοντας αυτές, πόσο χρόνο πρέπει να αφιερώσετε για να κάνετε πραγματικά τις κύριες ευθύνες σας και εντοπίστε τι εμποδίζει την ταχύτερη εκτέλεση αυτών των προτεραιοτήτων. Στη συνέχεια, ξεκινήστε να εργάζεστε στο ημερήσιο ημερολόγιο ραντεβού σας.

Προτεραιότητα στις κανονικές καθημερινές λειτουργίες σας. Πάντα να κάνετε τα πιο σημαντικά πράγματα πρώτα. Σκεφτείτε να κωδικοποιήσετε έγχρωμες τις καθημερινές σας εργασίες στο γραφείο κατά σειρά προτεραιότητας.

Είτε χαρτί είτε ηλεκτρονικό, για να χρησιμοποιήσετε το χρόνο σας με σύνεση, πρέπει να το δείτε. Ένα ημερολόγιο με προβολή πλήρους μήνα είναι το καλύτερο. Μπορείτε επίσης να έχετε ένα ημερήσιο ημερολόγιο ραντεβού που χωρίζεται σε χρονικά διαστήματα 30 λεπτών.

1. Εισαγάγετε όλα τα γνωστά ραντεβού, συσκέψεις, προθεσμίες, υποβολές και άλλες σχετικές πληροφορίες στο μηνιαίο ημερολόγιό σας. Διατηρήστε αυτό ορατό και προσβάσιμο.
2. Χρησιμοποιήστε το ημερήσιο ημερολόγιό σας για να σημειώσετε λεπτομέρειες όπως ακριβείς ώρες συνάντησης και ραντεβού. Μια καλή πρακτική είναι να αναφέρετε τον αριθμό τηλεφώνου του ατόμου που θα συναντήσετε. Αυτό είναι για την καθημερινή σας αναφορά.
3. Κατά τον προγραμματισμό ραντεβού, αφήστε τον κατάλληλο χρόνο για την προετοιμασία εγγράφων, τον χρόνο ταξιδιού και λίγο χρόνο για να συνθέσετε τον εαυτό σας.
4. Μην υπερφορτώνετε το καθημερινό σας πρόγραμμα. Διαδώστε ραντεβού ομοιόμορφα σε όλη την εβδομάδα εργασίας σας.
5. Σκεφτείτε να κάνετε ένα διάλειμμα κατά τη διάρκεια κάθε εργάσιμης ημέρας - για χαλάρωση, διαλογισμό, άσκηση ή ακόμα και έναν σύντομο υπνάκο για να διατηρήσετε την ισορροπία σας και να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά. Παράγοντας, αυτό είναι και το καθημερινό σας ημερολόγιο.
6. Δώστε στον εαυτό σας προειδοποίηση. Εάν σημειώσατε ότι μια αναφορά οφείλεται σε μια συγκεκριμένη ημέρα, θα πρέπει να έχετε μια προηγούμενη καταχώριση που να σας ενημερώνει πότε πρέπει να συντάξετε αυτήν την αναφορά.

Στοιχεία επικοινωνίας επιχείρησης

Για τους πιο έμπειρους στην τεχνολογία, οι διαχειριστές προσωπικών πληροφοριών είναι εκδόσεις χωρίς χαρτί που παρέχουν ακόμη καλύτερες επιλογές από τα ημερολόγια στυλό και χαρτί. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στη βάση δεδομένων σας με τα προσωπικά και επιχειρηματικά στοιχεία επικοινωνίας από ένα μέρος και να συγχρονίσετε, έτσι ώστε να χρειάζεται να εισαγάγετε δεδομένα μόνο μία φορά και κάνει το έργο της αναδιάταξης του προγράμματος και της αλλαγής δεδομένων για εσάς. Αυτές οι συσκευές έχουν ακόμη υπενθυμίσεις ραντεβού, είτε έναν τόνο είτε ένα αναδυόμενο μήνυμα. Και υπάρχει ένα μοντέλο που ταιριάζει στις προσωπικές προτιμήσεις και τον προϋπολογισμό σας. Παραδείγματα είναι Entourage, GroupWise, LotusNotes, Outlook, Palm και Daylight. Μπορείτε ακόμη να χρησιμοποιήσετε ένα από τα δωρεάν GoogleApps - Ημερολόγιο Google - για ενδοεταιρική χρήση.

Όποια επιλογή κι αν επιλέξετε, η έντυπη έκδοση ή η έκδοση χωρίς χαρτί, ακολουθώντας αυτά τα απλά βήματα, θα σας βοηθήσουν να οργανωθείτε και να παρακολουθείτε τα καθημερινά ραντεβού σας, να θυμάστε τις συναντήσεις και τις υποβολές σας και να σας παρέχουμε μια γενική και συγκεκριμένη προβολή του προγράμματος εργασίας σας - ανά ημέρα, ανά εβδομάδα ή ανά μήνα.