Το πρώτο βήμα στην επιλογή του βιβλίου απόδειξης θα εξαρτηθεί από πολλά πράγματα. Ο τύπος της επιχείρησης και η δομή των επιχειρήσεων θα είναι σημαντικοί. Εξαρτάται επίσης από το σύστημα τήρησης βιβλίων που χρησιμοποιείτε.
Για μια απλή επιχείρηση πωλήσεων μπορεί να αρκεί ένα φυλλάδιο μικρού μεγέθους με ένα μόνο αντίγραφο άνθρακα. Ο πελάτης λαμβάνει ένα αντίγραφο και αφήνετε το άλλο στο βιβλίο ως μόνιμο αρχείο.
Βιοτεχνικές παραστάσεις
Αυτός ο τύπος βιβλίου θα ήταν επίσης επαρκής για παραστάσεις χειροτεχνίας και παζαριών, όταν ο πελάτης απαιτεί απόδειξη της αγοράς του. Χρησιμοποιούνται κάθε φορά που πραγματοποιείται πώληση σε πελάτη και εσείς ή ο πελάτης πρέπει να έχετε γραπτό αρχείο.
Για μεγαλύτερες επιχειρήσεις, ενδέχεται να απαιτείται μεγαλύτερο βιβλίο τιμολογίων. Ίσως χρειαστεί ένα βιβλίο με πολλά αντίγραφα άνθρακα. Για παράδειγμα, ένα αντίγραφο για το τμήμα σας, ένα άλλο αντίγραφο για το τμήμα αποστολής και ένα αντίγραφο για τον πελάτη. Το λογιστικό τμήμα μπορεί επίσης να απαιτήσει αντίγραφο.
Τιμολόγια και αποδείξεις πρέπει επίσης να τηρούνται για την αναφορά φόρου επί των πωλήσεων.
Οι περισσότερες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν πλέον λογισμικό υπολογιστή για να εκτυπώσουν όλες τις απαιτούμενες αποδείξεις. Ωστόσο, μπορεί να μην είναι πρακτικό να περιμένετε να χρησιμοποιείτε υπολογιστή ή φορητό υπολογιστή σε κάθε συναλλαγή.
Έτσι, το νούμερο ένα βήμα είναι να αποφασίσετε πόσα αντίγραφα του τιμολογίου θα χρειαστείτε.
Επιχειρηματικές πληροφορίες
Το επόμενο βήμα θα ήταν να αποφασίσετε εάν θέλετε να παραγγείλετε ένα βιβλίο απόδειξης που είναι εκτυπωμένο εκ των προτέρων με τις πληροφορίες της επιχείρησής σας ή εάν θα χρησιμοποιήσετε μια σφραγίδα. Ο προσδιορισμός αυτού μπορεί να εξαρτάται από το αν θέλετε ή όχι να προχωρήσετε στην εκτύπωση, καθώς μπορεί να είναι αρκετά δαπανηρή.
Σε κάθε περίπτωση όπου δίνετε στον πελάτη μια απόδειξη τιμολογίου, θέλετε να έχετε τα στοιχεία της επιχείρησής σας στην απόδειξη, ώστε ο πελάτης να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας για μελλοντικές παραγγελίες ή σε περίπτωση που υπάρχει λάθος ή λάθος αποστολή.
Μπορείτε να αγοράσετε ένα βιβλίο τιμολογίων σε διάφορα μεγέθη. Αποφασίστε εάν θα χρειαστείτε ένα βιβλίο που χωράει στο χαρτοφύλακά σας ή στο πορτοφόλι σας, ή εάν ένα βιβλίο μεγαλύτερου μεγέθους, που είναι αποθηκευμένο στο γραφείο ή τον πάγκο σας θα είναι αρκετό.
Έντονη αναζήτηση
Οι αποδείξεις πρέπει πάντα να αριθμούνται διαδοχικά. Αυτός ο αριθμός είναι συνήθως προεκτυπωμένος. Όταν αγοράζετε το βιβλίο απόδειξης, ρίξτε μια γρήγορη ματιά στους αριθμούς και βεβαιωθείτε ότι δεν παραλείφθηκε κανένας αριθμός, όπως και όταν λαμβάνετε νέες επιταγές για τον τραπεζικό λογαριασμό σας. Δεν θέλετε να ψάχνετε μανιωδώς για μια συγκεκριμένη απόδειξη, όταν δεν ήταν εκεί για να ξεκινήσετε.
Μην χάνετε ποτέ την ευκαιρία να παρουσιάσετε τις πληροφορίες, το μήνυμα ή το λογότυπό σας στην επιχείρησή σας σε δυνητικούς πελάτες. Εκτυπώστε το στις αποδείξεις πωλήσεων, στους φακέλους σας και στα χαρτικά σας.
