Πώς να δημιουργήσετε έναν κατάλογο σύνοψης πληροφοριών εταιρείας;

Οι μεγάλες εταιρείες και οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν συνήθως τον κατάλογο πληροφοριών της εταιρείας για να ενισχύσουν τις σχέσεις μεταξύ εργαζομένων και εργαζομένων. Βασικά, ο κατάλογος θα αποτελείται από τα ονόματα κάθε υπαλλήλου, καθώς και άλλες σχετικές πληροφορίες που σχετίζονται με την εργασία τους στην εταιρεία. Κανονικά, αυτός ο κατάλογος μπορεί να βρεθεί σε πίνακες ανακοινώσεων της εταιρείας και κατόπιν αιτήματος με το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί εάν κάποιος στην εταιρεία πρέπει να εντοπίσει έναν συγκεκριμένο υπάλληλο ή τμήμα στην ίδια εταιρεία. Δεδομένου ότι αυτό είναι αρκετά χρήσιμο για τη συνολική αποτελεσματικότητα οποιασδήποτε επιχείρησης ή εταιρείας, η δημιουργία ενός είναι το κλειδί έτσι, πρέπει να γίνει σωστά. Εδώ είναι μερικά βασικά βήματα σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας ενός καταλόγου περίληψης πληροφοριών εταιρείας χρησιμοποιώντας το Microsoft Excel.

• Ξεκινήστε το microsoft excel. Ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων που χρειάζεστε είναι απλώς χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή υπολογιστικού φύλλου όπως το Microsoft Excel και σχεδιάστε τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Φυσικά, θα πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε και να ολοκληρώσετε ένα πρότυπο για αυτό.
• Δημιουργήστε το πρότυπο. Μόλις τεθεί σε λειτουργία το Microsoft Excel, ανοίξτε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο και ξεκινήστε την επισήμανση κάθε στήλης. Αυτό που θέλετε να κάνετε εδώ είναι να επισημάνετε την πρώτη στήλη με το όνομα του υπαλλήλου. Μεταβείτε στην επόμενη στήλη και επισημάνετε την "τίτλος εργασίας" ή τη θέση. Μεταβείτε στο επόμενο και επισημάνετε το "τμήμα". Η στήλη δίπλα σε αυτό θα πρέπει να χρησιμοποιείται για αριθμούς επαφής που ακολουθούνται από διεύθυνση και άμεσο ανώτερο. Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες πληροφορίες όπως θέλετε, αλλά θυμηθείτε να επισημάνετε στήλες στο υπολογιστικό φύλλο για να τις οργανώσετε.
• Εισαγάγετε τις πληροφορίες. Μόλις όλες οι στήλες έχουν επισημανθεί και οριστεί το πρότυπο, λίγο πολύ, αρχίστε να εισάγετε τις πληροφορίες στο υπολογιστικό φύλλο. Ξεκινήστε με το όνομα, τη θέση, το τμήμα, τους αριθμούς επικοινωνίας, τη διεύθυνση και οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες χρειάζεστε για να συμπληρώσετε με βάση το πρότυπο που δημιουργήσατε. Τώρα, μπορείτε να το κάνετε χειροκίνητα, αλλά αν προσπαθείτε να συντάξετε μια λίστα υπαλλήλων κατά χιλιάδες, τότε η πληκτρολόγηση κάθε με μη αυτόματο τρόπο μπορεί να είναι πολύ κουραστική και κουραστική. Λοιπόν, εάν έχετε ήδη αποθηκεύσει μια λίστα υπαλλήλων ως ψηφιακό αρχείο, ίσως σε μορφή MS Word ή PDF, τότε μπορείτε να επιλέξετε να εισαγάγετε τα δεδομένα για να εξοικονομήσετε χρόνο και προσπάθεια από την πληκτρολόγηση.

  

• Ταξινόμηση της λίστας. Η ταξινόμηση των δεδομένων μόλις ολοκληρώσετε το υπολογιστικό φύλλο μπορεί να γίνει με πολλούς τρόπους, αλλά συνήθως θα πρέπει απλώς να τα ταξινομήσετε στις στήλες. Έτσι, εάν θέλετε να οργανώσετε και να ταξινομήσετε τη λίστα με αλφαβητική σειρά, τότε μπορείτε να την κάνετε στη στήλη Α που είχε οριστεί για τα ονόματα των εργαζομένων. Μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε τα δεδομένα ανά τμήμα, θέση και ακόμη και διεύθυνση.
• Αποθηκεύστε το αρχείο και εκτυπώστε. Μόλις ολοκληρώσετε τον κατάλογο, εκτυπώστε τον και διανείμετέ το σε όλους τους υπαλλήλους και δημοσιεύστε μερικά αντίγραφα στους πίνακες ανακοινώσεων της εταιρείας. Εάν το γραφείο σας είναι χωρίς χαρτί, τότε το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να στείλετε το αρχείο Excel σε όλους τους υπαλλήλους μέσω email της εταιρείας τους και τελειώσατε.

Δεδομένου ότι οι νέοι υπάλληλοι θα εισέρχονται στον αγώνα σε μηνιαία βάση, τότε θα ήταν συνετό να ενημερώσετε τον κατάλογο σε μηνιαία βάση, έτσι ώστε να μπορείτε να αντικατοπτρίσετε τις αλλαγές. Βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε ποτέ αυτόν τον κατάλογο, καθώς αυτή θα είναι η κύρια βάση δεδομένων που θα χρειαστεί να ενημερώνετε τακτικά.