Πώς να γράψετε ένα σημείωμα στρατηγικής επικοινωνίας;
δνις. Ερατώ Ανυφαντή
• 3 λεπτά ανάγνωση
Το σημείωμα στρατηγικής επικοινωνίας γράφεται βασικά από τον διευθυντή της εταιρείας ή άλλους εποπτικούς φορείς με υψηλότερα επίπεδα.
Το σημείωμα στρατηγικής επικοινωνίας γράφεται βασικά από τον διευθυντή της εταιρείας ή άλλους εποπτικούς φορείς με υψηλότερα επίπεδα. Ο κύριος στόχος είναι να διαδώσει μια νέα στρατηγική επικοινωνίας ή να ενδυναμώσει μια στρατηγική που υπάρχει ήδη αλλά δεν έχει εφαρμοστεί.
Γράφτηκε συνοπτικά
Τα σημειώματα που γράφονται συνοπτικά διευκολύνουν τον παραλήπτη να παραλάβει το μήνυμα και τα περιεχόμενά του μόλις το λάβει και το διαβάσει. Αντιθέτως, τα μακρύτερα υπομνήματα επικοινωνίας συνήθως διατηρούνται από τη στιγμή που ο αναγνώστης δεν είναι απασχολημένος.
Ένας άλλος λόγος για τη σύνταξη ενός σημειώματος στρατηγικής επικοινωνίας είναι όταν συμβαίνει ένα περιστατικό.
Αυτές είναι οι οδηγίες που πρέπει να ακολουθήσετε γράφοντας μια αποτελεσματική μέθοδο στρατηγικής επικοινωνίας.
Κατά την κατασκευή των πρώτων προτάσεων ή της πρώτης παραγράφου του σημειώματος στρατηγικής επικοινωνίας σας, θα πρέπει να εξηγήσετε τον λόγο ή τον σκοπό της σύνταξής του. Το υπόμνημα θα ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να είναι πιο ευαίσθητοι εάν κατανοούν τους ειλικρινείς λόγους για τη διάδοσή του. Ο κύριος λόγος για τη σύνταξη αυτών των επιστολών όπως αναφέρεται παραπάνω είναι όταν οι εργαζόμενοι παραμελούν την υφιστάμενη πολιτική της εταιρείας και επηρεάζει κάπως την ποιότητα της εργασίας και τις επιδόσεις των εργαζομένων. Ένας άλλος λόγος για τη σύνταξη ενός σημειώματος στρατηγικής επικοινωνίας είναι όταν συμβαίνει ένα περιστατικό. Εάν αυτή είναι η αιτία, εξηγήστε εν συντομία τι συνέβη και ποιες είναι οι ενέργειες που έχουν ληφθεί για την επίλυση του προβλήματος.
Το επόμενο μέρος του σημειώματος στρατηγικής επικοινωνίας σας είναι να αναθεωρήσετε τις συνέπειες του προβλήματος. Εξηγήστε τις πιθανές επιπλοκές της αποτυχίας των υπαλλήλων να συμμορφωθούν με τις πολιτικές της εταιρείας και τις συνέπειες του συμβάντος. Γράψτε τα με λογικό τρόπο και κατανοητούς όρους που μπορούν εύκολα να συλληφθούν. Αυτό το μέρος του υπομνήματος θα χρησιμεύσει ως εξορθολογισμός και εξήγηση για περισσότερες ενέργειες και αλλαγές στη στρατηγική επικοινωνίας.
Στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα στρατηγικό σχέδιο. Γράψτε τις συγκεκριμένες ενέργειες που θέλετε να κάνουν οι υπάλληλοί σας. Γράψτε τους σε βήμα προς βήμα, ώστε να είναι εύκολα κατανοητό και θα είναι εύκολο για τους υπαλλήλους να το ακολουθήσουν. Παρουσιάστε τα ως ένα σύνολο νέων κατευθυντήριων γραμμών της εταιρείας με το οποίο όλοι πρέπει να συμμορφωθούν εάν χρειαστεί. Είναι απαραίτητο να χρησιμοποιηθούν κατανοητές λέξεις και όροι του λαού για τη σύνταξη ενός σημειώματος στρατηγικής επικοινωνίας, έτσι ώστε το μήνυμα να αναφέρεται σαφώς και να μην απαιτούνται ερωτήσεις.
Είναι επίσης σημαντικό να γράψετε μερικά επιπλέον εφέ που μπορούν να συμβούν. Αφού γράψατε τα πρώτα τρία βήματα, οι αναγνώστες πρέπει να έχουν καταλάβει με σαφήνεια το μήνυμα του σημειώματος σας. Το επόμενο μέρος είναι να παρέχουμε μερικές συζητήσεις για άλλες πιθανές επιπτώσεις της κατάστασης. Προσθέστε μερικές βασικές πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζουν οι εργαζόμενοι και για να τονίσετε τη σημασία της τήρησης της νέας στρατηγικής επικοινωνίας.
Πρέπει να γράψετε διάφορες εκδόσεις του σημειώματος στρατηγικής επικοινωνίας για τα διάφορα τμήματα της εταιρείας σας. Πρέπει να απευθυνθείτε σε κάθε σημείωμα για το συγκεκριμένο τμήμα με το οποίο επικοινωνείτε. Αυτό μπορεί να συμβάλει στην αύξηση των δυνατοτήτων της θετικής συμμόρφωσης των εργαζομένων στο υπόμνημα.
Ο σκοπός της σύνταξης αυτών των σημειώσεων είναι η διάδοση των πληροφοριών στους υπαλλήλους της εταιρείας. Συνήθως γράφεται μετά από αλλαγή της πολιτικής της εταιρείας ή μετά από ένα συμβάν. Επομένως, κατά γενικό κανόνα, μείνετε ενήμεροι, να είστε συνοπτικοί και να γνωρίζετε το γεγονός ότι ένα σημείωμα είναι ένα μόνιμο αρχείο των σκέψεών σας.
