Είναι δική σας δουλειά να διασφαλίσετε ότι αυτό συμβαίνει βάζοντας τα θέματα συζήτησης με την καλύτερη δυνατή σειρά.
Η ατζέντα μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και άγχος. Σας επιτρέπει να σχεδιάσετε τις λεπτομέρειες μιας συνάντησης εκ των προτέρων, ώστε όλα τα σημαντικά να συμπεριληφθούν στις συζητήσεις. Και όλοι οι εμπλεκόμενοι θα σας ευχαριστήσουν για την οργάνωση που μια ατζέντα φέρνει σε μια συνάντηση, βοηθώντας την να κινείται ομαλά και γρήγορα. Απολαύστε τα οφέλη μιας ατζέντας ακολουθώντας αυτόν τον οδηγό για τον τρόπο σύνταξης μιας ατζέντας.
Βήμα 1
Προετοιμαστείτε εκ των προτέρων. Η όλη ιδέα της ύπαρξης ημερήσιας διάταξης είναι έτσι ώστε να είστε προετοιμασμένοι για τη συνάντηση εκ των προτέρων. Αφιερώστε λοιπόν χρόνο για να σημειώσετε στοιχεία που θα συμπεριληφθούν στη συνάντηση. Είναι επίσης καλή ιδέα να στείλετε ένα email σε όλους όσους περιλαμβάνονται στη συνάντηση για να συγκεντρώσετε τυχόν θέματα που θα ήθελαν να συζητηθούν. Κάντε το τουλάχιστον 2 ημέρες πριν από τη συνάντηση.
Βήμα 2
Η όλη ιδέα της ύπαρξης ημερήσιας διάταξης είναι έτσι ώστε να είστε προετοιμασμένοι για τη συνάντηση εκ των προτέρων.
Βάλτε τα θέματα με την καλύτερη σειρά. Η ημερήσια διάταξη πρέπει να βοηθά την ομαλή ροή μιας συνάντησης. Είναι δική σας δουλειά να διασφαλίσετε ότι αυτό συμβαίνει βάζοντας τα θέματα συζήτησης με την καλύτερη δυνατή σειρά. Εάν μερικά στοιχεία μπορούν να συνδυαστούν, κάντε το. Στη συνέχεια, οργανώστε τα πράγματα που θέλετε να συζητήσετε με σειρά σπουδαιότητας και χρόνου. Μπορείτε να αποφασίσετε να αποφύγετε γρήγορα θέματα, τοποθετώντας τα στην αρχή της ημερήσιας διάταξης. Στη συνέχεια, συμπεριλάβετε βασικά στοιχεία που είναι σημαντικά για συζήτηση και πιθανότατα θα διαρκέσουν περισσότερο χρόνο. Ή αντιστρόφως. Είναι η προτίμησή σας να βάλετε τα μεγαλύτερα θέματα συζήτησης πρώτα (έτσι ώστε να είστε σίγουροι ότι αντιμετωπίζονται) ή κοντά στο τέλος της ημερήσιας διάταξης (έτσι ώστε να είστε σίγουροι ότι τίποτα δεν αποκλείεται από τη συνάντηση). Θα βρείτε γρήγορα ποια μέθοδος λειτουργεί καλύτερα για την εταιρεία σας.
Βήμα 3
Πληκτρολογήστε την ημερήσια διάταξη. Δημιουργήστε μια επαγγελματική ατζέντα πληκτρολογώντας γρήγορα τον επεξεργαστή κειμένου σας. Συμπεριλάβετε τα ονόματα όλων εκείνων που παρευρίσκονται, την ημερομηνία και, στη συνέχεια, αριθμήστε κάθε θέμα που θα συζητηθεί στη σύσκεψη. Μπορεί επίσης να θέλετε να αφιερώσετε ένα προβλεπόμενο χρονικό διάστημα σε κάθε θέμα συζήτησης, έτσι ώστε να μπορείτε να διατυπώσετε μια εικασία για το πόσο διαρκεί (ή θα έπρεπε) η συνάντηση. Ελέγξτε την ημερήσια διάταξη για σφάλματα και, στη συνέχεια, προωθήστε την σε όλους όσους θα παρευρεθούν στη συνάντηση. (Ίσως χρειαστεί να κάνετε μερικές αλλαγές στην ημερήσια διάταξη που έχετε γράψει μόλις λάβετε σχόλια σχετικά με αυτό από τους συναδέλφους σας. Βεβαιωθείτε ότι κάθε άτομο διαθέτει την πιο ενημερωμένη ηλεκτρονική έκδοση της γραπτής ημερήσιας διάταξης πριν από την έναρξη της συνάντησης.)
Βήμα 4
Αντιγράψτε την ημερήσια διάταξη. Αρκετά λεπτά πριν από την έναρξη της συνάντησης, φωτοτυπήστε την ημερήσια διάταξη για όλους εκείνους που παρευρίσκονται. (Δεν θέλετε να το κάνετε πολύ νωρίτερα από την ώρα της συνάντησης γιατί αναμφίβολα θα γίνουν αλλαγές σε αυτό. Αποθηκεύστε ένα δέντρο!) Διανείμετε την ημερήσια διάταξη στους συναδέλφους σας καθώς μπαίνουν στη συνάντηση. Και δώστε μια ατζέντα σε οποιονδήποτε καταγράφει τα πρακτικά της συνεδρίασης για εσάς Θα τη βοηθήσει να οργανώσει το έργο της.
