Πώς να καθαρίσετε το γραφείο σας και να το διατηρήσετε μόνιμα καθαρό;

Ως οικιακή επιχείρηση, τα προσωπικά και επαγγελματικά έγγραφα μπορούν γρήγορα να γίνουν συντριπτικά. Ωστόσο, όταν ακολουθείτε ένα απλό σύστημα και έχετε τη συνήθεια να κάνετε ταξινόμηση συχνά, θα αισθανθείτε λιγότερο αγχωμένοι, λιγότερο συγκλονισμένοι και πολύ πιο παραγωγικοί. Για να μην αναφέρουμε ότι πιθανώς θα εξοικονομήσετε λίγες ώρες κάθε εβδομάδα ΔΕΝ χρειάζεται να αναζητήσετε "χαμένα" χαρτιά! Κάθε φορά που χρειάζεστε ένα σημαντικό έγγραφο, είναι εκεί ακριβώς στα χέρια σας.

ΣΥΣΤΗΜΑ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗΣ

Αυτό το πολύ απλό σύστημα σας κάνει να συνηθίζετε να ομαδοποιείτε. Απλώς ομαδοποιήστε παρόμοια έγγραφα και επισημάνετε τα. Η επεξεργασία εγγράφων είναι πολύ πιο εύκολη εάν ασχολείστε μόνο με μια χούφτα παρόμοιων αντικειμένων κάθε φορά.

Χρησιμοποιώντας αυτό το σύστημα, έχετε τους τρέχοντες υπολογισμούς κερδών και ζημιών διαθέσιμους ανά πάσα στιγμή. Ως μεγάλο μπόνους, μπορείτε εύκολα να ολοκληρώσετε την τήρηση βιβλίων σας έως τις 31 Δεκεμβρίου κάθε έτους - και οι επιχειρηματικές εκπτώσεις σας είναι έτοιμες για τον λογιστή σας να προετοιμάσει τη φορολογική σας δήλωση νωρίς!

1. Inbox. Τοποθετήστε ένα ρηχό κουτί "IN" ή ένα κουτί παπουτσιών κοντά στο γραφείο σας.

2. Κάδοι απόρριψης. Βάλτε 3 καλάθια σε κοντινή απόσταση και επισημάνετε ως εξής: κάδο απορριμμάτων, κάδο ανακύκλωσης, κάδο τεμαχισμού.

3. Ταξινομητές αρχειοθέτησης. Βάλτε 2 πλαστικά / σύρματα stand-up ταξινομητές αρχείων γραφείου κοντά στο γραφείο σας. Επισημάνετε το ένα "Προσωπικό" και το άλλο "Επιχείρηση". Σε κάθε ταξινομητή, εισαγάγετε τους ακόλουθους φακέλους αρχείων. Οι πλαστικοί φάκελοι αρχείων "box bottom" είναι αρκετά μεγάλοι για να χωρούν πολλά χαρτιά (και τίποτα δεν πέφτει από τις πλευρές) και έχουν επίσης χρωματική κωδικοποίηση. Επισημάνετε κάθε φάκελο (με ετικέτα ή μαύρο δείκτη Sharpie) για γρήγορη αναφορά.

   Προσωπικά έγγραφα - χρειάζονται 7 φακέλους αρχείων

   • Εισερχόμενα / προς ταξινόμηση
   • Να κάνω
   • Οφειλόμενοι λογαριασμοί
   • Πληρωμές
   • Εισπραχθέντα έσοδα
   • Τραπεζικές καταστάσεις
   • Προς αρχείο / Διάφορα

   Επαγγελματικά έγγραφα - χρειάζονται 10 φακέλους αρχείων

   • Εισερχόμενα / προς ταξινόμηση
   • Να κάνω
   • Οφειλόμενοι λογαριασμοί
   • Πληρωμές
   • Εισπραχθέντα έσοδα
   • Τραπεζικές καταστάσεις
   • Προσεχείς εκδηλώσεις
   • Προγράμματα παρελθόντος
   • Επαφές - Νέο
   • Προς αρχείο / Διάφορα

4. Αρχικό είδος. Συγκεντρώστε όλα τα συσσωρευμένα έγγραφά σας σε κουτιά. Στη συνέχεια, σαρώστε γρήγορα κάθε έγγραφο και πετάξτε το στον σωστό φάκελο αρχείων όπως αναφέρεται παραπάνω. Παίρνει λιγότερο χρόνο από ό, τι νομίζετε - εάν το γραφείο σας είναι εξαιρετικά βρώμικο και συσσωρευμένο, τότε ίσως μία ή δύο ώρες. Θα εκπλαγείτε πόσο ελαφρύτερα αισθάνεστε και "στην κορυφή" των πραγμάτων. Μπορείτε να πετάξετε τα προσωρινά κουτιά, καθώς τώρα θα χρησιμοποιείτε το κουτί IN σε καθημερινή βάση.

5. Ειδικά έργα. Μπορεί να έχετε μεγάλα, σε εξέλιξη έργα που είναι πολύ μεγάλα για να πετάξετε στους φακέλους αρχείων. Εάν ναι, ένα έργο μπορεί να χρειαστεί το δικό του φάκελο αρχείων στον πίνακα αρχείων σας. Ή ίσως το δικό του κουτί, εάν το έργο είναι μεγάλο. Θυμηθείτε να το επισημάνετε ώστε να μπορείτε να το εντοπίσετε γρήγορα!

ΑΚΟΛΟΥΘΩ

Θα έχετε τη συνήθεια να ταξινομήσετε τους φακέλους αρχείων σας γρήγορα. Στη συνέχεια, χαράξτε λίγο χρόνο κάθε εβδομάδα και κάθε μήνα για να αδειάσετε τους φακέλους αρχείων και να εισαγάγετε τα δεδομένα στον υπολογιστή σας. Τώρα, απλώς πατήστε ένα κουμπί και εκτυπώστε τα φορολογικά σας στοιχεία στο τέλος του έτους!

1. Καθημερινή συντήρηση. Κάθε μέρα όταν λαμβάνετε το email σας, ταξινομήστε το αμέσως. Θυμηθείτε να αδειάσετε τις αποδείξεις και τα χαρτιά από τις τσέπες, το πορτοφόλι και το αυτοκίνητό σας στο κουτί IN. Τοποθετήστε το γενικό ανεπιθύμητο ταχυδρομείο (εφημερίδες και περιοδικά) στον κάδο RECYCLE και το εξατομικευμένο ανεπιθύμητο ταχυδρομείο (που περιέχει το όνομά σας ή άλλες πληροφορίες) στον κάδο SHRED. Είναι ευκολότερο εάν ταξινομήσετε την αλληλογραφία σας μόλις το λάβετε, αλλά εάν βιάζεστε, μπορείτε να πετάξετε τα πάντα στο κουτί IN και να τα ταξινομήσετε όλη την επόμενη μέρα.

2. Εβδομαδιαία ολοκλήρωση. Κάθε εβδομάδα, εισάγετε τα περιεχόμενα του φακέλου των αρχείων με τις αποδείξεις και τα περιεχόμενα του φακέλου των εισπραχθέντων εισοδημάτων στο σύστημα υπολογιστών τήρησης βιβλίων σας και, στη συνέχεια, καταχωρίστε τα στο φάκελο αρχειοθέτησης. Επίσης κάθε εβδομάδα, εισαγάγετε νέες επαφές (επαγγελματικές κάρτες) στη βάση δεδομένων επαφών σας, τοποθετήστε τις στο πρόγραμμα παρακολούθησης και, στη συνέχεια, πετάξτε τις κάρτες.

3. Μηνιαία ολοκλήρωση. Κάθε μήνα, τραβάτε τις τραπεζικές σας καταστάσεις (προσωπικές και επαγγελματικές) από τους φακέλους αρχείων και ισορροπήστε τις. Στη συνέχεια, αρχειοθετήστε τα στο ντουλάπι αρχειοθέτησης. Εκτελέστε τις μηνιαίες αναφορές σας, όπως Έσοδα / Έξοδα, Ταμειακές Ροές και Κέρδη & Ζημίες. Τώρα είστε έτοιμοι για οποιαδήποτε οικονομική κατάσταση και είστε έτοιμοι για τη φορολογική σας δήλωση!

4. Διάθεση εγγράφων. Τα έγγραφα στον κάδο SHRED πρέπει να τεμαχίζονται εντελώς ή να καίγονται στο τζάκι σας (φροντίστε να το επιβλέπετε). Τα έγγραφα του κάδου RECYCLE μπορούν να ανακυκλωθούν σε μια χάρτινη σακούλα με την παραλαβή απορριμμάτων σας (ελπίζουμε ότι η πόλη σας ανακυκλώνεται · αν όχι, μεταφέρετέ την σε σταθμό συλλογής ανακύκλωσης).

Εδώ είναι μια άλλη μεγάλη συνήθεια: κάθε μέρα όταν βγείτε από το αυτοκίνητό σας, παίρνετε μαζί σας τα χαρτιά σας στο γραφείο. Μην αφήνετε έγγραφα στο αυτοκίνητό σας όλη τη νύχτα (ειδικά εάν τα έγγραφα έχουν εμπιστευτικά ή ευαίσθητα δεδομένα, όπως πληροφορίες πελατών). Και για να μειώσετε περαιτέρω τον κίνδυνο των πελατών σας να πέσουν θύματα κλοπής ταυτότητας (λόγω της απροσεξίας σας), φροντίστε να διατηρείτε πάντα κλειδωμένη την πόρτα του γραφείου σας!

Η οργάνωση και η παραμονή οργανωμένη είναι εύκολη. Πρόκειται για τη δημιουργία μερικών απλών συνηθειών για τον εαυτό σας. Και μετά ακολουθήστε το σύστημά σας!