Μια αποτελεσματική ημερήσια διάταξη της συνάντησης μπορεί να καθορίσει όλα τα ζητήματα που θα συζητηθούν καθώς και το βασικό προσωπικό που εμπλέκεται, οδηγώντας σε μια σύντομη αλλά πλήρη συνάντηση που θα πραγματοποιηθεί.
Οι συναντήσεις είναι σημαντικές για τη διάδοση πληροφοριών και τη λήψη αποφάσεων, αλλά μπορούν να σπαταλήσουν πολύ χρόνο που διαφορετικά θα αφιερωθεί στην παραγωγικότητα. Ως υπεύθυνος για τη διοργάνωση συναντήσεων, μπορεί να πιστεύετε ότι η σύνταξη της ημερήσιας διάταξης είναι τόσο σπατάλη χρόνου όσο η ίδια η πραγματική συνάντηση, αλλά θα έχετε κάνει λάθος. Μια αποτελεσματική ημερήσια διάταξη της συνάντησης μπορεί να καθορίσει όλα τα ζητήματα που θα συζητηθούν καθώς και το βασικό προσωπικό που εμπλέκεται, οδηγώντας σε μια σύντομη αλλά πλήρη συνάντηση που θα πραγματοποιηθεί. Επομένως, μια καλά μελετημένη ατζέντα θα οδηγήσει σε μια συνάντηση χωρίς περιττές καθυστερήσεις και περισπασμούς, εξοικονομώντας χρόνο σε όλους.
Μια καλογραμμένη ημερήσια διάταξη μπορεί να βελτιώσει τη ροή της συνάντησης αφήνοντας τους συμμετέχοντες να προετοιμαστούν για αυτήν εκ των προτέρων.
Ακολουθούν πολλές συμβουλές για τη σύνταξη μιας ημερήσιας διάταξης.
Προετοιμάστε την ημερήσια διάταξη τουλάχιστον μία εβδομάδα νωρίτερα. Δώστε στα μέλη του προσωπικού χρόνο να προετοιμαστούν για τη συνάντηση ή να αναθεωρήσουν τα χρονοδιαγράμματά τους για να την φιλοξενήσουν. Ένας καλός τρόπος για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα του γραφείου είναι να ορίσετε μια ημερομηνία για τακτικές συναντήσεις και στη συνέχεια να ορίσετε κανονικές ημερομηνίες όταν αναμένεται να γράψετε την ημερήσια διάταξη για αυτές.
Προσδιορίστε τα ζητήματα στη συνάντηση. Με τον καθορισμό των θεμάτων, η διάρκεια της συνάντησης μπορεί να διαχειριστεί και οι συμμετέχοντες μπορούν να προετοιμαστούν εκ των προτέρων. Χρησιμοποιήστε κουκκίδες για να ενισχύσετε την ιδέα μιας σύντομης συνάντησης. Δηλώστε εάν η συνάντηση θα πραγματοποιηθεί κάτω από μία ώρα, λίγες ώρες, ολόκληρη την ημέρα ή σε διάστημα ημερών. Μια συμβουλή για τη δημιουργία μιας σύντομης συνάντησης είναι όλα τα ζητήματα να ταιριάζουν σε μία σελίδα. Αναβολή υπερβολικών θεμάτων για μεταγενέστερη ημερομηνία.
Καθορίστε την τοποθεσία, την ώρα και τα βασικά άτομα που συμμετέχουν σε κάθε συνάντηση. Αυτές οι βασικές πληροφορίες θα αποτρέψουν το μεγαλύτερο μέρος των διευκρινίσεων που διαφορετικά θα προκύψουν κατά την έκδοση ασαφούς ατζέντας. Θα κρατήσει επίσης τους ανθρώπους ενήμερους για το χρόνο και θα μειώσει τις περιττές συζητήσεις στη συνάντηση. Ορίστε τη σύσκεψη σε μια στιγμή που το μεγαλύτερο μέρος του προσωπικού είναι διαθέσιμο. Μια καθορισμένη ώρα θα επιτρέψει επίσης στους συμμετέχοντες να επαναπρογραμματίσουν τα άλλα σχέδιά τους για εκείνη την ημέρα. Τέλος, προσθέστε βασικές υπενθυμίσεις, όπως απενεργοποίηση κινητών τηλεφώνων, προθεσμίες υποβολής προτάσεων τροποποιήσεων και διεύθυνση email για το προσωπικό που πρέπει να υποβάλει επιστολή που να λέει ότι δεν μπορούν να παρευρεθούν στη συνάντηση.
Χρησιμοποιήστε το OARR ως οδηγό για μια αποτελεσματική συνάντηση. OARR σημαίνει "Στόχοι, Ατζέντα, Ρόλοι και Ευθύνες". Αυτός ο οδηγός θα καθορίσει τον στόχο κάθε συγκεκριμένης συνάντησης, τα θέματα που θα συζητηθούν και τις προσδοκίες από τους συμμετέχοντες.
Εξαλείψτε ζητήματα που μπορούν να συζητηθούν μέσω άλλων καναλιών. Οι συναντήσεις είναι πολύ αποτελεσματικές στη λήψη αποφάσεων της ομάδας, επιτρέποντας προσωπικές συναλλαγές και ταυτόχρονες συζητήσεις. Ωστόσο, μπορεί να είναι χρονοβόρα και να μειώνει την παραγωγικότητα, και μπορεί ακόμη και να μειώσει το ηθικό του γραφείου ενισχύοντας τα συναισθήματα αδράνειας. Περιορίστε τα ζητήματα σε αυτά τα σημαντικά και αρκετά επείγοντα ώστε να αξίζει τη συζήτηση σε συναντήσεις και, στη συνέχεια, βρείτε άλλους τρόπους διάδοσης και συζήτησης των υπολειπόμενων θεμάτων χρησιμοποιώντας ηλεκτρονικά μέσα, όπως email γραφείου και ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων ή αλληλεπίδραση ένας προς έναν.
Ζητήστε από έναν αξιόπιστο συνάδελφο να αναθεωρήσει την ημερήσια διάταξη. Οι πληροφορίες πρέπει να είναι σαφείς και απλές, χωρίς γραμματικά λάθη.
Εκτυπώστε την ημερήσια διάταξη. Δημοσιεύστε την ημερήσια διάταξη στον πίνακα ανακοινώσεων του γραφείου για να το δουν όλοι. Μπορείτε επίσης να ενισχύσετε αυτήν την ενέργεια στέλνοντας μέσω email την ίδια ατζέντα στους συμμετέχοντες.
Μια καλογραμμένη ημερήσια διάταξη μπορεί να βελτιώσει τη ροή της συνάντησης αφήνοντας τους συμμετέχοντες να προετοιμαστούν για αυτήν εκ των προτέρων. Εάν το γραφείο έχει τη δική του μορφή σύσκεψης, εφαρμόστε αυτόν τον τύπο έτσι ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να είναι ήδη εξοικειωμένοι με τη ροή της συζήτησης.
